Organiser une visite d’entreprise, étape par étape
Une visite d’entreprise réussie repose sur un parcours clair et un accueil bien préparé. Commencez par fixer la date et le programme, puis construisez le circuit des visiteurs avant d’envoyer les invitations. Les inscriptions servent ensuite à dimensionner le traiteur, les badges, les guides et les espaces. Gardez enfin du temps pour tester les présentations, la technique et les conditions de sécurité : ce sont les points souvent vérifiés trop tard.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et le programme
2 personnes
- 2
Définir le parcours des visiteurs et les espaces
2 personnes
- 3
Rédiger l’invitation
- 4
Envoyer les invitations
- 5
Traiter les inscriptions
- 6
Recueillir les besoins alimentaires
- 7
Désigner des guides
2 personnes
- 8
Confirmer les intervenants et les présentations
- 9
Commander le catering
- 10
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
- 11
Imprimer la liste des visiteurs
- 12
Vérifier les présentations
2 personnes
- 13
Préparer la signalétique
- 14
Réceptionner le traiteur et le matériel
2 personnes
- 15
Nettoyer les espaces
2 personnes
- 16
Installer les tables et les chaises
3 personnes
- 17
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
- 18
Aménager l’espace de présentation
2 personnes
- 19
Briefer les guides
3 personnes
- 20
Préparer les en-cas
3 personnes
- 21
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 22
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 23
Tester la technique
2 personnes
- 24
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Événement
- 25
Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
- 26
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
- 27
Servir le café et le thé
2 personnes
- 28
Assurer le mot de bienvenue
- 29
Faire la présentation de l'entreprise
2 personnes
- 30
Accompagner les visites guidées
4 personnes
- 31
Répondre aux questions des visiteurs
3 personnes
- 32
Monter le buffet apéritif
3 personnes
- 33
Servir les snacks et les boissons
3 personnes
- 34
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 35
Réapprovisionner le buffet et les tables
2 personnes
- 36
Faciliter les échanges de réseautage
2 personnes
- 37
Accompagner les départs
2 personnes
Suivi
- 38
Rassembler les déchets
2 personnes
- 39
Faire la vaisselle
2 personnes
- 40
Ranger les espaces
3 personnes
- 41
Éteindre l’équipement
- 42
Nettoyer les espaces
2 personnes
- 43
Vérifier le matériel
2 personnes
- 44
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
- 45
Envoyer un message de remerciement aux visiteurs
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables de bièreqté 8
- Chaisesqté 60
- Tables de buffetqté 4
- Porte-manteauxqté 2
Vaisselle
- Verresqté 80
- Tasses à caféqté 60
- Assiettesqté 80
- Fourchettesqté 80
- Couteauxqté 80
- Cuillères à caféqté 60
- Couverts de serviceqté 12
Équipement
- Ordinateur portable
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Microphone
- Haut-parleursqté 2
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Glacièresqté 3
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
Cuisine
- Planches à découperqté 3
- Couteaux de cuisineqté 3
- Plateaux de serviceqté 12
- Plats de service avec couvercleqté 6
- Carafesqté 6
- Thermosqté 4
- Cuillères à glaceqté 2
Décoration
- Badges nominatifsqté 60
- Nappesqté 12
- Compositions floralesqté 6
- Panneaux de signalisationqté 8
Éclairage
- Lampes LEDqté 6
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Supports de sacs poubelleqté 6
- Chiffons de nettoyageqté 12
- Seauxqté 2
- Balai et pelleqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Fixez le programme avant l’invitation : prévoyez les horaires d’accueil, de présentation, de visite et de clôture, avec au moins 15 minutes de marge entre deux étapes.
- Définissez le parcours avant de placer les tables et les chaises. Indiquez les zones d’attente, de présentation, de restauration et les accès réservés afin d’éviter les croisements de groupes.
- Fermez les inscriptions au moins 5 jours avant la visite. Vous pourrez ainsi confirmer les besoins alimentaires, imprimer la liste des visiteurs, préparer les badges nominatifs et ajuster le catering.
- Prévoyez un guide pour chaque groupe de 10 à 15 visiteurs. Donnez-leur le parcours, les horaires, les consignes de sécurité et les informations à présenter lors d’un briefing de 30 minutes.
- Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, le microphone et les haut-parleurs la veille, puis refaites un contrôle 60 minutes avant l’arrivée du premier visiteur. Vérifiez aussi les rallonges et les multiprises.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une visite d’entreprise ?
- Prévoyez 3 à 4 semaines pour une visite avec invitations, inscriptions, intervenants et traiteur. Réservez les 5 derniers jours aux confirmations, aux badges, à la signalétique et aux besoins alimentaires.
- Quand envoyer les invitations pour une visite d’entreprise ?
- Envoyez-les 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite de réponse environ 5 jours avant la visite pour finaliser les groupes, les guides et la restauration.
- Combien de visiteurs peut encadrer un guide ?
- Un guide peut généralement suivre un groupe de 10 à 15 personnes sans perdre le contrôle du parcours. Au-delà, prévoyez plusieurs groupes et des départs espacés de 10 à 15 minutes.
- Quand tester la technique d’une visite d’entreprise ?
- Faites un premier test la veille avec les présentations, le vidéoprojecteur, le microphone et les haut-parleurs. Effectuez un second contrôle 60 minutes avant l’accueil pour corriger rapidement un problème de branchement ou de son.
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