Zo organiseer je een beautybeurs zonder last-minute chaos

Begin met de datum, openingstijden en het aantal beschikbare stands. Benader daarna standhouders, publiceer het inschrijfformulier en plan demonstraties voordat je uitnodigingen verstuurt. Tijdens de voorbereiding houd je aanmeldingen, dieetwensen en productinformatie bij in één overzicht. Maak de standindeling pas definitief wanneer je weet welke deelnemers meedoen. Reserveer catering, stoelen en apparatuur op tijd en plan de opbouw zo dat registratie, route en stands vóór opening zijn gecontroleerd.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en openingstijden vastleggen
2
Standhouders benaderen
2 personen
3
Inschrijfformulier publiceren
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Socialmediaberichten publiceren
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Standindeling maken
2 personen
9
Demonstraties inplannen
2 personen
10
Catering reserveren
11
Extra stoelen reserveren
12
Promotieposters verspreiden
2 personen
13
Bezoekersregistratie voorbereiden
2 personen
14
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
15
Plattegrond en programma drukken
16
Standhoudersinformatie versturen
17
Productlabels controleren
2 personen
18
Prijslijsten controleren
2 personen
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Dranken koelen
2 personen
21
Registratietafel sorteren
2 personen
22
Materialen per stand klaarzetten
3 personen

Event

23
Standhouders ontvangen
3 personen
24
Toegang en route controleren
2 personen
25
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
26
Standwanden en doeken plaatsen
4 personen
27
Spiegels en displays plaatsen
3 personen
28
Decoratie ophangen
3 personen
29
Licht en stroom testen
2 personen
30
Demonstratietafels inrichten
3 personen
31
Productmonsters klaarzetten
3 personen
32
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
33
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
34
Registratiebalie inrichten
2 personen
35
Naamkaartjes en polsbandjes klaarleggen
2 personen
36
Programma en plattegronden klaarleggen
37
Entree en wachtrij klaarzetten
2 personen
38
Bezoekers registreren
3 personen
39
Bezoekers welkom heten
2 personen
40
Informatie uitdelen
2 personen
41
Standhouders ondersteunen
2 personen
42
Make-updemonstratie begeleiden
2 personen
43
Haarstylingdemonstratie begeleiden
2 personen
44
Huidverzorgingsdemonstratie begeleiden
2 personen
45
Producten en testers aanvullen
3 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Hapjes aanvullen
2 personen
48
Afvalbakken legen
2 personen
49
Toiletten controleren
50
Foto's van stands maken
51
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
52
Laatste bezoekers informeren
2 personen
53
Bezoekers rustig laten vertrekken
2 personen

Nazorg

54
Producten en voorraad verzamelen
3 personen
55
Standhouders uitchecken
2 personen
56
Decoratie verwijderen
3 personen
57
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
58
Standwanden demonteren
4 personen
59
Servies verzamelen
2 personen
60
Servies afwassen
2 personen
61
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
62
Afval verzamelen en afvoeren
3 personen
63
Vloer en oppervlakken schoonmaken
3 personen
64
Toiletten schoonmaken
2 personen
65
Geleende materialen retourneren
2 personen
66
Overgebleven materialen opslaan
2 personen
67
Bedankbericht versturen
68
Gevonden voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Beurstandsaantal 12
Tafelsaantal 18
Stoelenaantal 48
Barkrukkenaantal 8
Registratiebalie
Kleedtafelsaantal 6
Afvalbakkenaantal 8
Kledingrekkenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 18
Achtergronddoekenaantal 12
Slingersaantal 8
Ballonnenaantal 100
Ballonpompaantal 2
Bloemstukkenaantal 6
Decoratieve schalenaantal 12
Pijlbordenaantal 10
Informatiebordenaantal 12

Apparatuur

Spiegelsaantal 14
Ringlampenaantal 8
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 12
Laptopaantal 2
Printer
Betaalterminalaantal 4
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Draadloze microfoon
Luidsprekersaantal 2
Ladekastenaantal 6

Servies

Herbruikbare glazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Kannenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Scharenaantal 6
Flessenopenersaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Koelelementenaantal 16
Voorraadbakkenaantal 12
Serveerschalen met dekselaantal 8

Registratie

Naamkaartjesaantal 250
Polsbandjesaantal 250
Klembordenaantal 6
Pennenaantal 30
Bezoekersformulierenaantal 250
Programmaboekjesaantal 250
Plattegrondenaantal 250
Polsbandjesbakjesaantal 4

Verlichting

LED-spotsaantal 12
Lichtsnoerenaantal 6
Batterijenaantal 40

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilsetaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 4
Microvezeldoekenaantal 20
Handvegers en blikkenaantal 4
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan demonstraties minstens twee weken vooraf in en zet per demonstratie de stand, starttijd en benodigde ringlampen, spiegels of microfoon vast. Zo voorkom je overlap en opstoppingen bij populaire stands.
Stuur standhoudersinformatie uiterlijk 7 dagen voor de beurs met hun standnummer, aankomsttijd, route, tafelafmetingen en regels voor productlabels en prijslijsten. Laat ontbrekende gegevens niet tot de opbouwdag liggen.
Maak de plattegrond nadat de inschrijvingen zijn verwerkt en houd looppaden vrij bij de registratiebalie, catering en demonstraties. Gebruik pijlborden vanaf de ingang, omdat bezoekers daar hun route anders pas ter plaatse zoeken.
Zet de registratietafel de avond ervoor klaar met naamkaartjes, bezoekerslijst, programma en printer. Reken bij een verwachte opkomst van 100 bezoekers op een aparte plek voor vooraf aangemelde gasten en losse registratie.
Controleer op de opbouwdag per stand de stroomvoorziening en neem verlengkabels en stekkerdozen mee voordat tafels worden afgedekt. Koel dranken minimaal 2 uur vooraf en test laptop, betaalterminal, draadloze microfoon en luidsprekers vóór de eerste standhouder arriveert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een beautybeurs organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf. Benader standhouders in de eerste 2 weken, publiceer daarna het inschrijfformulier en verstuur de definitieve standhoudersinformatie uiterlijk 7 dagen voor de beurs.
Hoeveel standhouders passen op een beautybeurs?: Dat hangt af van de ruimte en de breedte van de looppaden. Maak de indeling pas definitief na de inschrijvingen en houd naast elke stand ruimte vrij voor bezoekers, demonstraties, stoelen en stroomkabels.
Wanneer plan je demonstraties op een beautybeurs?: Plan demonstraties uiterlijk 2 weken vooraf. Werk met vaste blokken van bijvoorbeeld 30 tot 45 minuten en zet per blok de stand, apparatuur en maximale capaciteit vast.
Wanneer moet je catering voor een beautybeurs reserveren?: Reserveer catering minimaal 3 tot 4 weken vooraf, zodra je een eerste bezoekersaantal hebt. Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en geef de definitieve aantallen ongeveer 7 dagen voor de beurs door.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.