Cómo organizar una feria de belleza sin perder detalles

Una feria de belleza necesita coordinación entre expositores, visitantes y demostraciones. Empieza fijando la fecha y el horario, confirma quién participa y abre las inscripciones con tiempo suficiente. Después organiza el plano de puestos, el programa y los recursos de cada expositor. Durante la última semana, comprueba precios, etiquetas, accesos, equipos y preferencias dietéticas; son detalles que suelen llegar tarde o quedar olvidados.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el horario
2
Contactar con los expositores
2 personas
3
Publicar el formulario de inscripción
4
Enviar invitaciones
2 personas
5
Publicar mensajes en redes sociales
6
Gestionar inscripciones
7
Recoger preferencias dietéticas
8
Hacer el plano de puestos
2 personas
9
Programar demostraciones
2 personas
10
Reservar el catering
11
Reservar sillas extra
12
Distribuir carteles promocionales
2 personas
13
Preparar el registro de visitantes
2 personas
14
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
15
Imprimir plano y programa
16
Enviar información a los expositores
17
Comprobar las etiquetas de los productos
2 personas
18
Comprobar las listas de precios
2 personas
19
Hacer la compra
2 personas
20
Enfriar bebidas
2 personas
21
Ordenar la mesa de registro
2 personas
22
Preparar los materiales por puesto
3 personas

Evento

23
Recibir a los expositores
3 personas
24
Comprobar el acceso y la ruta
2 personas
25
Colocar mesas y sillas
4 personas
26
Colocar paneles y lonas del stand
4 personas
27
Colocar espejos y pantallas
3 personas
28
Colgar la decoración
3 personas
29
Probar luces y corriente
2 personas
30
Montar las mesas de demostración
3 personas
31
Preparar muestras de productos
3 personas
32
Montar el bufé de catering
3 personas
33
Preparar café y té
2 personas
34
Montar el mostrador de registro
2 personas
35
Preparar las tarjetas de nombre y las pulseras
2 personas
36
Preparar el programa y los planos
37
Preparar la entrada y la cola
2 personas
38
Registrar a los visitantes
3 personas
39
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
40
Repartir información
2 personas
41
Apoyar a los expositores
2 personas
42
Coordinar demostración de maquillaje
2 personas
43
Guiar una demostración de peinado
2 personas
44
Guiar una demostración de cuidado de la piel
2 personas
45
Reponer productos y testers
3 personas
46
Rellenar las bebidas
2 personas
47
Reponer los aperitivos
2 personas
48
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
49
Comprobar los baños
50
Hacer fotos de los stands
51
Responder preguntas del público
2 personas
52
Informar a los últimos visitantes
2 personas
53
Hacer que los visitantes se vayan tranquilamente
2 personas

Seguimiento

54
Recopilar productos y stock
3 personas
55
Registrar la salida de los expositores
2 personas
56
Retirar la decoración
3 personas
57
Desmontar mesas y sillas
4 personas
58
Desmontar los paneles del stand
4 personas
59
Recoger la vajilla
2 personas
60
Lavar la vajilla
2 personas
61
Vaciar y limpiar las neveras portátiles
2 personas
62
Recoger y retirar la basura
3 personas
63
Limpiar el suelo y las superficies
3 personas
64
Limpiar los baños
2 personas
65
Devolver el material prestado
2 personas
66
Guardar los materiales sobrantes
2 personas
67
Enviar mensaje de agradecimiento
68
Registrar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Stand de feriacant. 12
Mesascant. 18
Sillascant. 48
Taburetes de barcant. 8
Mostrador de registro
Mesas de maquillajecant. 6
Papeleracant. 8
Percheroscant. 4

Decoración

Mantelescant. 18
Telones de fondocant. 12
Guirnaldascant. 8
Globoscant. 100
Bomba para globoscant. 2
Arreglos floralescant. 6
Bandejas decorativascant. 12
Carteles direccionalescant. 10
Paneles informativoscant. 12

Equipo

Espejoscant. 14
Lámparas de arocant. 8
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 12
Portátilcant. 2
Impresora
Terminal de pagocant. 4
Neveras portátilescant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Micrófono inalámbrico
Altavocescant. 2
Cómodas de cajonescant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 100
Tazas de cafécant. 60
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Jarrascant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Tijerascant. 6
Abrebotellascant. 4
Termoscant. 4
Acumuladores de fríocant. 16
Cajas de almacenamientocant. 12
Bandejas de servir con tapacant. 8

Registro

Tarjetas de nombrecant. 250
Pulserascant. 250
Portapapelescant. 6
Bolígrafoscant. 30
Formularios de visitantescant. 250
Programascant. 250
Planoscant. 250
Bandejas para pulserascant. 4

Iluminación

Focos LEDcant. 12
Guirnaldas de lucescant. 6
Bateríascant. 40

Limpieza

Aspiradora
Juego de fregonacant. 2
Cubos de limpiezacant. 4
Paños de microfibracant. 20
Escobillas y recogedorescant. 4
Escobillas de bañocant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la lista de expositores al menos 3 semanas antes. Así puedes hacer un plano de puestos coherente, preparar los materiales de cada mesa y enviar a cada participante la información de montaje.
Publica el formulario de inscripción entre 4 y 6 semanas antes y revisa las respuestas dos veces por semana. Recoge también las preferencias dietéticas para no resolver el catering a última hora.
Programa las demostraciones con horarios concretos y reserva un margen de 10 minutos entre ellas. Comprueba con antelación el micrófono inalámbrico, los altavoces, las lámparas de aro, los espejos y los cables alargadores.
Prepara el registro el día anterior: mostrador, tarjetas de nombre, plano, programa y material impreso. Coloca carteles direccionales desde el acceso y deja una copia del plano para visitantes y otra para el equipo.
Haz una comprobación final entre 60 y 90 minutos antes de abrir. Revisa el acceso y la ruta, coloca mesas y sillas, enfría las bebidas, ordena los puestos y verifica las etiquetas, listas de precios y terminales de pago.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de belleza?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva las demostraciones, el catering y el mobiliario en las primeras 2 semanas, y deja la última semana para confirmar expositores, imprimir materiales y revisar el montaje.
¿Cuándo debo abrir las inscripciones para una feria de belleza?: Publica el formulario entre 4 y 6 semanas antes del evento. Revisa las inscripciones al menos dos veces por semana y cierra los datos definitivos de visitantes aproximadamente 5 días antes.
¿Cuándo se prepara el plano de puestos?: Haz un primer plano cuando tengas confirmados los expositores, normalmente 3 semanas antes. Envíalo junto con el programa y las instrucciones de acceso entre 7 y 10 días antes, y lleva una versión impresa el día del evento.
¿Cuánto tiempo antes hay que preparar el registro de visitantes?: Deja el mostrador de registro y los materiales preparados el día anterior. El montaje definitivo, incluidos los carteles, las tarjetas de nombre y el plano, debería quedar terminado entre 60 y 90 minutos antes de abrir.

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