Organiser un salon de la beauté : la méthode complète
Un salon de la beauté se prépare d’abord comme un parcours visiteur, puis comme une succession de stands à faire fonctionner. Commencez par fixer la date et les horaires, avant de contacter les exposants et d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez ensuite le plan des stands, les démonstrations, l’accueil, le catering et le matériel technique. Les oublis les plus fréquents concernent les besoins alimentaires, les badges, les rallonges et les informations pratiques envoyées trop tard.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et les horaires d'ouverture
- 2
Contacter les exposants
2 personnes
- 3
Publier le formulaire d'inscription
- 4
Envoyer les invitations
2 personnes
- 5
Publier des publications sur les réseaux sociaux
- 6
Traiter les inscriptions
- 7
Recueillir les besoins alimentaires
- 8
Préparer le plan du stand
2 personnes
- 9
Planifier les démonstrations
2 personnes
- 10
Réserver le catering
- 11
Réserver des chaises supplémentaires
- 12
Distribuer les affiches promotionnelles
2 personnes
- 13
Préparer l’inscription des visiteurs
2 personnes
- 14
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
- 15
Imprimer le plan et le programme
- 16
Envoyer les informations aux exposants
- 17
Vérifier les étiquettes des produits
2 personnes
- 18
Vérifier les tarifs
2 personnes
- 19
Faire les courses
2 personnes
- 20
Refroidir les boissons
2 personnes
- 21
Organiser la table d'inscription
2 personnes
- 22
Préparer le matériel par stand
3 personnes
Événement
- 23
Accueillir les exposants
3 personnes
- 24
Vérifier l'accès et l'itinéraire
2 personnes
- 25
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 26
Installer les cloisons et les toiles du stand
4 personnes
- 27
Installer les miroirs et les présentoirs
3 personnes
- 28
Installer la décoration
3 personnes
- 29
Tester l'éclairage et l'alimentation
2 personnes
- 30
Aménager les tables de démonstration
3 personnes
- 31
Préparer les échantillons de produits
3 personnes
- 32
Monter le buffet traiteur
3 personnes
- 33
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 34
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
- 35
Préparer les badges et les bracelets
2 personnes
- 36
Préparer le programme et les plans
- 37
Préparer l’entrée et la file d’attente
2 personnes
- 38
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
- 39
Accueillir les visiteurs
2 personnes
- 40
Distribuer les informations
2 personnes
- 41
Soutenir les exposants
2 personnes
- 42
Encadrer la démonstration de maquillage
2 personnes
- 43
Encadrer la démonstration de coiffure
2 personnes
- 44
Animer la démonstration de soins de la peau
2 personnes
- 45
Ravitaillement en produits et en testeurs
3 personnes
- 46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 47
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
- 48
Vider les poubelles
2 personnes
- 49
Vérifier les toilettes
- 50
Prendre des photos des stands
- 51
Répondre aux questions du public
2 personnes
- 52
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
- 53
Laisser les visiteurs partir tranquillement
2 personnes
Suivi
- 54
Rassembler les produits et les stocks
3 personnes
- 55
Faire le check-out des exposants
2 personnes
- 56
Retirer la décoration
3 personnes
- 57
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
- 58
Démonter les cloisons du stand
4 personnes
- 59
Rassembler la vaisselle
2 personnes
- 60
Faire la vaisselle
2 personnes
- 61
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
- 62
Collecter et évacuer les déchets
3 personnes
- 63
Nettoyer le sol et les surfaces
3 personnes
- 64
Nettoyer les toilettes
2 personnes
- 65
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
- 66
Stocker le matériel restant
2 personnes
- 67
Envoyer un message de remerciement
- 68
Enregistrer les objets trouvés
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Stand d’expositionqté 12
- Tablesqté 18
- Chaisesqté 48
- Tabourets de barqté 8
- Comptoir d'inscription
- Tables de maquillageqté 6
- Poubellesqté 8
- Portants à vêtementsqté 4
Décoration
- Nappesqté 18
- Toiles de fondqté 12
- Guirlandesqté 8
- Ballonsqté 100
- Pompe à ballonsqté 2
- Compositions floralesqté 6
- Plateaux décoratifsqté 12
- Panneaux indicateursqté 10
- Panneaux d'informationqté 12
Équipement
- Miroirsqté 14
- Anneaux lumineuxqté 8
- Rallongesqté 12
- Multiprisesqté 12
- Ordinateur portableqté 2
- Imprimante
- Terminal de paiementqté 4
- Glacièresqté 4
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Micro sans fil
- Haut-parleursqté 2
- Caissons à tiroirsqté 6
Vaisselle
- Verres réutilisablesqté 100
- Tasses à caféqté 60
- Assiettesqté 100
- Couvertsqté 100
- Plateaux de serviceqté 12
- Pinces de serviceqté 8
- Carafesqté 6
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de cuisineqté 4
- Ciseauxqté 6
- Tire-bouchonsqté 4
- Thermosqté 4
- Pains de glaceqté 16
- Bacs de stockageqté 12
- Plats de service avec couvercleqté 8
Inscription
- Badges nominatifsqté 250
- Braceletsqté 250
- Presse-papiersqté 6
- Stylosqté 30
- Formulaires visiteursqté 250
- Brochures du programmeqté 250
- Plansqté 250
- Bacs à braceletsqté 4
Éclairage
- Projecteurs LEDqté 12
- Guirlandes lumineusesqté 6
- Pilesqté 40
Nettoyage
- Aspirateur
- Kit de lavageqté 2
- Seaux de nettoyageqté 4
- Chiffons microfibresqté 20
- Balais à main et pellesqté 4
- Brosses de toilettesqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Fixez les horaires avant de lancer les invitations : prévoyez aussi un créneau séparé pour l’installation et l’accueil des exposants. Sans cette marge, les stands, les tables et les chaises risquent d’être encore en montage à l’ouverture.
- Contactez les exposants avec une date limite d’inscription et demandez immédiatement leurs besoins : alimentation électrique, mobilier, démonstration et étiquettes de produits. Regroupez ces réponses avant de préparer le plan des stands.
- Construisez le plan autour des démonstrations et des zones de circulation, pas uniquement autour du nombre de stands. Réservez un espace dégagé pour le micro sans fil, les haut-parleurs et les visiteurs qui s’arrêtent devant une table de maquillage.
- Préparez l’accueil au moins la veille : badges nominatifs, liste des inscrits, imprimante, terminal de paiement, plan et programme doivent être réunis au même endroit. Gardez aussi une version imprimée si l’ordinateur ou l’imprimante ne fonctionne pas.
- Contrôlez le matériel technique pendant l’installation, notamment les miroirs, anneaux lumineux, rallonges et multiprises. Testez chaque branchement avant l’arrivée du public et placez les poubelles à proximité des stands qui utilisent des produits ou emballages.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un salon de la beauté ?
- Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour contacter les exposants, ouvrir les inscriptions, communiquer et réserver le catering. Gardez les 7 derniers jours pour confirmer les participants, imprimer les documents et vérifier le matériel.
- Quand faut-il contacter les exposants pour un salon de la beauté ?
- Contactez-les 8 à 10 semaines avant l’événement, puis fixez une date limite de réponse environ 4 semaines avant. Vous aurez ainsi le temps de finaliser le plan des stands et de commander le mobilier manquant.
- Quand préparer les badges et l’inscription des visiteurs ?
- Traitez les inscriptions au fil de l’eau et préparez une première liste 7 jours avant le salon. Imprimez les badges et le plan définitif 1 à 2 jours avant, après la dernière vérification des participants.
- Combien de temps prévoir pour installer les stands ?
- Réservez au minimum 3 heures avant l’ouverture au public pour installer les tables, chaises, stands, signalétique et branchements. Ajoutez 30 minutes pour tester les démonstrations, le micro, les haut-parleurs et la table d’inscription.
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