So organisierst du eine Beauty-Messe
Eine Beauty-Messe steht und fällt mit einem klaren Ablauf für Aussteller und Besucher. Lege zuerst Datum und Öffnungszeiten fest, gewinne danach Standbetreiber und öffne die Anmeldung. Sobald erste Anmeldungen eingehen, planst du Standflächen, Vorführungen, Catering und die Besucherregistrierung. Besonders häufig werden Stromanschlüsse, Beschilderung, Namensschilder und gekühlte Getränke erst kurz vor dem Einlass bedacht. Plane deshalb feste Fristen für Rückmeldungen, Drucksachen und den Aufbau ein.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Öffnungszeiten festlegen
- 2
Standbetreiber ansprechen
2 Personen
- 3
Anmeldeformular veröffentlichen
- 4
Einladungen verschicken
2 Personen
- 5
Social-Media-Beiträge veröffentlichen
- 6
Anmeldungen bearbeiten
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Standaufteilung erstellen
2 Personen
- 9
Vorführungen planen
2 Personen
- 10
Catering reservieren
- 11
Zusätzliche Stühle reservieren
- 12
Promotionsplakate verteilen
2 Personen
- 13
Besucherregistrierung vorbereiten
2 Personen
- 14
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 15
Lageplan und Programm drucken
- 16
Informationen für Aussteller senden
- 17
Produktetiketten prüfen
2 Personen
- 18
Preisliste prüfen
2 Personen
- 19
Einkaufen gehen
2 Personen
- 20
Getränke kühlen
2 Personen
- 21
Registrierungstisch sortieren
2 Personen
- 22
Materialien pro Stand bereitstellen
3 Personen
Event
- 23
Aussteller empfangen
3 Personen
- 24
Zugang und Weg prüfen
2 Personen
- 25
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 26
Standwände und Stoffe aufstellen
4 Personen
- 27
Spiegel und Displays aufstellen
3 Personen
- 28
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 29
Licht und Strom testen
2 Personen
- 30
Demotische aufbauen
3 Personen
- 31
Produktmuster bereitstellen
3 Personen
- 32
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
- 33
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 34
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
- 35
Namensschilder und Armbänder bereitlegen
2 Personen
- 36
Programm und Lagepläne bereitlegen
- 37
Eingang und Warteschlange vorbereiten
2 Personen
- 38
Besucher registrieren
3 Personen
- 39
Besucher begrüßen
2 Personen
- 40
Informationen verteilen
2 Personen
- 41
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
- 42
Make-up-Demonstration begleiten
2 Personen
- 43
Frisurenvorführung begleiten
2 Personen
- 44
Hautpflege-Demonstration betreuen
2 Personen
- 45
Produkte und Tester nachfüllen
3 Personen
- 46
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 47
Snacks auffüllen
2 Personen
- 48
Mülleimer leeren
2 Personen
- 49
Toiletten kontrollieren
- 50
Fotos von Ständen machen
- 51
Publikumsfragen beantworten
2 Personen
- 52
Letzte Besucher informieren
2 Personen
- 53
Besucher ruhig abreisen lassen
2 Personen
Nachbereitung
- 54
Produkte und Vorräte sammeln
3 Personen
- 55
Standbetreiber auschecken
2 Personen
- 56
Dekoration entfernen
3 Personen
- 57
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
- 58
Standwände abbauen
4 Personen
- 59
Geschirr sammeln
2 Personen
- 60
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 61
Kühlboxen leeren und reinigen
2 Personen
- 62
Abfall sammeln und entsorgen
3 Personen
- 63
Boden und Oberflächen reinigen
3 Personen
- 64
Toiletten reinigen
2 Personen
- 65
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 66
Übrig gebliebene Materialien lagern
2 Personen
- 67
Dankesnachricht versenden
- 68
Fundgegenstände registrieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- MessestandAnz. 12
- TischeAnz. 18
- StühleAnz. 48
- BarhockerAnz. 8
- Registrierungstheke
- UmkleidetischeAnz. 6
- AbfallbehälterAnz. 8
- KleiderständerAnz. 4
Dekoration
- TischdeckenAnz. 18
- HintergrundtücherAnz. 12
- GirlandenAnz. 8
- BallonsAnz. 100
- BallonpumpeAnz. 2
- BlumenarrangementsAnz. 6
- Dekorative SchalenAnz. 12
- WegweiserAnz. 10
- InfotafelnAnz. 12
Ausstattung
- SpiegelAnz. 14
- RingleuchtenAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 12
- VerlängerungskabelAnz. 12
- LaptopAnz. 2
- Drucker
- KartenterminalAnz. 4
- KühlboxenAnz. 4
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- Kabelloses Mikrofon
- LautsprecherAnz. 2
- SchubladenschränkeAnz. 6
Geschirr
- Wiederverwendbare GläserAnz. 100
- KaffeetassenAnz. 60
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- ServierschalenAnz. 12
- ServierzangenAnz. 8
- KannenAnz. 6
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 4
- ScherenAnz. 6
- FlaschenöffnerAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlelementeAnz. 16
- VorratsboxenAnz. 12
- Servierplatten mit DeckelAnz. 8
Registrierung
- NamensschilderAnz. 250
- ArmbänderAnz. 250
- KlemmbretterAnz. 6
- StifteAnz. 30
- BesucherformulareAnz. 250
- ProgrammhefteAnz. 250
- PläneAnz. 250
- ArmbändchenschalenAnz. 4
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 12
- LichterkettenAnz. 6
- BatterienAnz. 40
Reinigung
- Staubsauger
- WischsetAnz. 2
- PutzeimerAnz. 4
- MikrofasertücherAnz. 20
- Handfeger und KehrschaufelnAnz. 4
- ToilettenbürstenAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Sprich Standbetreiber mindestens 8 bis 10 Wochen vor der Messe an. Bitte direkt um Angaben zu benötigten Tischen, Strom, Vorführungen und Produktangeboten, damit der Standplan nicht später neu erstellt werden muss.
- Schließe die Ausstelleranmeldung spätestens 3 Wochen vor dem Termin. Danach kannst du die Standaufteilung, Namensschilder, Ausstellerinformationen sowie Lageplan und Programm zuverlässig drucken.
- Plane Vorführungen mit festen Uhrzeiten und einem kurzen Wechselpuffer von 10 bis 15 Minuten. Prüfe vorher Mikrofon, Lautsprecher, Ringleuchten, Spiegel und Verlängerungskabel am vorgesehenen Platz.
- Richte den Besuchereinlass mindestens 60 Minuten vor Öffnung ein. Am Registrierungstisch sollten Namensschilder, Drucker, Laptop, Wegweiser und ein klarer Lageplan bereitliegen; fehlende Beschilderung führt sonst sofort zu Rückfragen.
- Bestätige Catering und zusätzliche Sitzplätze spätestens 2 Wochen vorher. Erfasse Ernährungswünsche mit der Anmeldung und kühle Getränke erst am Veranstaltungstag, damit ausreichend Platz und eine funktionierende Kühlmöglichkeit vorhanden sind.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Beauty-Messe organisieren?
- Beginne idealerweise 10 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Öffnungszeiten und der Suche nach Standbetreibern. Zwei Wochen vor der Messe sollten Catering, Sitzplätze, Drucksachen und Technik bereits bestätigt sein.
- Wann muss die Anmeldung für Aussteller geschlossen werden?
- Schließe die Anmeldung etwa 3 Wochen vor dem Termin. So bleiben dir noch mindestens 10 bis 14 Tage für Standaufteilung, Rückfragen, Namensschilder und die Ausstellerinformationen.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Beauty-Messe?
- Plane für Möbel, Registrierungstheke, Beschilderung, Technik und Standmaterial mindestens 3 Stunden ein. Der Einlass sollte erst beginnen, wenn Zugang, Wege und alle Vorführungsplätze geprüft wurden.
- Was wird bei einer Beauty-Messe am häufigsten vergessen?
- Oft fehlen rechtzeitig geprüfte Produktetiketten und Preislisten, ausreichende Verlängerungskabel sowie ein gut sichtbarer Lageplan. Kontrolliere diese Punkte spätestens am Vortag und lege die Materialien pro Stand getrennt bereit.
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