Zo organiseer je een basisschool open dag

Begin met het doel van de open dag, de datum en het programma. Bepaal daarna welke lokalen bezoekers zien, welke activiteiten kinderen doen en hoeveel begeleiders je per onderdeel nodig hebt. Regel aanmeldingen, vrijwilligers, materialen en catering ruim vooraf; vooral dieetwensen, techniek en de route door de school worden vaak te laat opgepakt. Werk op de dag zelf met een ontvangsttafel, duidelijke plattegrond en vaste rondleidingroutes, zodat ouders en kinderen niet hoeven te zoeken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
3 personen
2
Lokalen en activiteiten bepalen
3 personen
3
Plattegrond voor bezoekers maken
2 personen
4
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldformulier openen
7
Buurt en peuters benaderen
2 personen
8
Vrijwilligers werven
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Programma online publiceren
12
Activiteitenmaterialen inventariseren
2 personen
13
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
14
Boodschappenlijst opstellen
2 personen
15
Reserveringen maken
16
Drukwerk bestellen
17
Rondleidingroutes voorbereiden
3 personen
18
Presentaties verzamelen
3 personen
19
Kinderactiviteiten voorbereiden
4 personen
20
Proeflessen voorbereiden
5 personen
21
Techniek testen
2 personen
22
Naamkaartjes maken
2 personen
23
Infomappen samenstellen
3 personen
24
Boodschappen doen
3 personen
25
Versproducten ophalen
2 personen
26
School en lokalen controleren
3 personen
27
Tafels en stoelen klaarzetten
5 personen
28
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
29
Cateringruimte inrichten
3 personen
30
Dranken koud zetten
2 personen
31
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
32
Hapjes voorbereiden
4 personen
33
Versiering ophangen
3 personen
34
Routebordjes ophangen
2 personen
35
Werkstukken tentoonstellen
4 personen
36
Proefleslokalen inrichten
5 personen
37
Presentaties klaarzetten
2 personen
38
Geluid en scherm aansluiten
2 personen
39
Infomappen klaarleggen
2 personen
40
Vrijwilligers instrueren
3 personen
41
Teamfoto maken

Event

42
Ontvangstbalie bemannen
2 personen
43
Bezoekers registreren
2 personen
44
Programma uitdelen
2 personen
45
Bezoekers verwelkomen
3 personen
46
Rondleidingen begeleiden
5 personen
47
Proeflessen geven
6 personen
48
Kinderactiviteiten begeleiden
5 personen
49
Directiepresentatie geven
2 personen
50
Leerkrachten beschikbaar houden
8 personen
51
Koffie en thee serveren
2 personen
52
Hapjes serveren
3 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Afvalbakken legen
2 personen
55
Toiletten controleren
56
Foto's maken
57
Vragen van ouders beantwoorden
3 personen
58
Laatste bezoekers begeleiden
3 personen
59
Avondprogramma begeleiden
4 personen
60
Catering tijdens avondprogramma
3 personen
61
Dranken bijvullen
2 personen
62
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

63
Decoratie verwijderen
3 personen
64
Apparatuur uitschakelen
2 personen
65
Catering opruimen
4 personen
66
Servies afwassen
3 personen
67
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
68
Afval verzamelen
3 personen
69
Lokalen schoonmaken
5 personen
70
Toiletten schoonmaken
2 personen
71
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
72
School afsluiten
2 personen
73
Materialen terugbrengen
2 personen
74
Geleende spullen retourneren
2 personen
75
Overgebleven catering opbergen
2 personen
76
Bezoekersbedankje versturen
77
Foto's veilig opslaan

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 80
Ontvangsttafel
Klaptafelsaantal 4
Krukkenaantal 12
Kapstokkenaantal 4
Kleedjesaantal 6

Servies

Herbruikbare koffiebekersaantal 100
Herbruikbare drinkglazenaantal 100
Bordenaantal 100
Kopjesaantal 80
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Koffiekannenaantal 4
Theepottenaantal 3
Melkkannenaantal 4
Suikerkommenaantal 4

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelkastenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Laptopsaantal 4
Projectorenaantal 2
Projectieschermenaantal 2
Speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Opladersaantal 8
Portofoonsaantal 8
Powerbanksaantal 6
Fotocamera

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmessenaantal 4
Mengkommenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Opscheplepelsaantal 6
Koelserviesaantal 6
Waterkannenaantal 8
Koelelementenaantal 20
Thermoskannenaantal 6
Drankdispensersaantal 4
IJscontainersaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 150
Ballonlintaantal 2
Slingersaantal 12
Tafelkledenaantal 12
Plantenaantal 10
Fotowand
Krijtbordenaantal 8
Vlaggetjesaantal 8
Pijlbordjesaantal 20
Kleefstripsaantal 4
Plakbandrollenaantal 6
Touwaantal 2
Scharenaantal 8
Informatiebannersaantal 6

Catering

Boodschappen

Papierwaren

Infomappenaantal 150
Programmafoldersaantal 200
Naamkaartjesaantal 100
Aanmeldformulierenaantal 100
Pennenaantal 40
Potlodenaantal 40
Klembordenaantal 10
Printerpapieraantal 2
Plaknotitiesaantal 12

Sportmateriaal

Knutseltafelsaantal 4
Knutselmattenaantal 20
Kleurpotlodenaantal 20
Viltstiftenaantal 20
Kleurpapieraantal 20
Scharen voor kinderenaantal 30
Lijmstiftenaantal 30
Bouwblokkenaantal 4
Puzzelsaantal 12
Voorleesboekenaantal 20
Ballonnenpompaantal 4

Schoonmaak

Bezemaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakkarrenaantal 2
Afvalbakkenaantal 12
Handschoenenaantal 20

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 6
Batterijenaantal 24

Veiligheid

Zaklampenaantal 4
Antislipmattenaantal 12
Kabelmattenaantal 8

Tips

Leg 6 tot 8 weken vooraf de datum, het programma en de lokalen vast. Plan daarna direct de rondleidingroutes, proeflessen en kinderactiviteiten; wijzigingen in lokalen werken anders door in uitnodigingen en de plattegrond.
Open het aanmeldformulier zodra het programma staat en verwerk aanmeldingen wekelijks. Vraag meteen naar het aantal kinderen en volwassenen én naar dieetwensen, zodat je de catering niet pas in de laatste week hoeft aan te passen.
Wijs per onderdeel een verantwoordelijke vrijwilliger aan en maak een rooster met blokken van 60 tot 90 minuten. Zorg bij ontvangst, rondleidingen, proeflessen en kinderactiviteiten steeds voor een achtervang.
Test laptops, projectoren, projectieschermen, speakers en microfoons uiterlijk 1 week vooraf in de lokalen waar ze worden gebruikt. Leg verlengkabels, stekkerdozen en opladers klaar; een presentatie die alleen op één laptop staat is een veelvoorkomend knelpunt.
Maak de bezoekersroute zichtbaar vanaf de ingang met een plattegrond, naamkaartjes en infomappen. Zet de ontvangsttafel, kapstokken en zitplaatsen vóór opening klaar en haal versproducten pas op het afgesproken moment op, zodat ze niet onnodig lang buiten de koeling staan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een basisschool open dag?: Start bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, programma, lokalen en vrijwilligers. Verstuur uitnodigingen zodra het programma en aanmeldformulier klaar zijn; reserveer de laatste week voor testen, drukwerk, boodschappen en routecontrole.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een basisschool open dag?: Reken minimaal één begeleider per rondleiding of activiteit en plan daarnaast mensen voor ontvangst, catering en praktische hulp. Bij meerdere groepen tegelijk heb je dus al snel 6 tot 10 vrijwilligers nodig; maak het rooster uiterlijk 2 weken vooraf.
Wanneer moet je catering voor een open dag regelen?: Bereken de hoeveelheden zodra je aanmeldingen binnenkomen en maak uiterlijk 2 weken vooraf de boodschappenlijst. Controleer dieetwensen 7 dagen vooraf opnieuw en haal verse producten op de dag zelf of maximaal 1 dag eerder op, afhankelijk van de houdbaarheid.
Hoe voorkom je chaos tijdens een basisschool open dag?: Werk met tijdsblokken van 30 tot 45 minuten, vaste rondleidingroutes en een ontvangsttafel met naamkaartjes en plattegronden. Zet per groep één aanspreekpunt in en controleer 30 minuten voor opening alle lokalen, techniek en bewegwijzering.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.