Organiser les portes ouvertes d’une école primaire

Une journée portes ouvertes réussie commence par un parcours simple pour les familles, puis se construit autour d’un programme précis. Fixez d’abord la date, les salles et les activités avant d’envoyer les invitations et d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez ensuite les bénévoles, les besoins alimentaires, le matériel et les essais techniques. Les derniers jours servent surtout à préparer les visites, les activités et l’accueil, sans oublier les produits frais et les badges nominatifs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
3 personnes
2
Définir les salles et les activités
3 personnes
3
Créer un plan pour les visiteurs
2 personnes
4
Concevoir les invitations
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Ouvrir le formulaire d’inscription
7
Contacter les voisins et les tout-petits
2 personnes
8
Recruter des bénévoles
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Publier le programme en ligne
12
Inventorier le matériel d'activités
2 personnes
13
Calculer les quantités de catering
2 personnes
14
Établir la liste de courses
2 personnes
15
Faire les réservations
16
Commander les imprimés
17
Préparer les circuits de visite
3 personnes
18
Rassembler les présentations
3 personnes
19
Préparer les activités pour enfants
4 personnes
20
Préparer les cours d’essai
5 personnes
21
Tester la technique
2 personnes
22
Créer des badges nominatifs
2 personnes
23
Composer les dossiers d’information
3 personnes
24
Faire les courses
3 personnes
25
Récupérer les produits frais
2 personnes
26
Vérifier l’école et les salles
3 personnes
27
Installer les tables et les chaises
5 personnes
28
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
29
Aménager l'espace traiteur
3 personnes
30
Mettre les boissons au frais
2 personnes
31
Préparer le café et le thé
2 personnes
32
Préparer les en-cas
4 personnes
33
Suspendre la décoration
3 personnes
34
Installer les panneaux d'orientation
2 personnes
35
Exposer les travaux
4 personnes
36
Aménager les salles de cours d'essai
5 personnes
37
Préparer les présentations
2 personnes
38
Brancher le son et l'écran
2 personnes
39
Préparer les dossiers d'information
2 personnes
40
Briefer les bénévoles
3 personnes
41
Prendre la photo de l’équipe

Événement

42
Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
43
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
44
Distribuer le programme
2 personnes
45
Accueillir les visiteurs
3 personnes
46
Accompagner les visites guidées
5 personnes
47
Donner des cours d'essai
6 personnes
48
Encadrer les activités pour enfants
5 personnes
49
Faire la présentation de la direction
2 personnes
50
Garder les enseignants disponibles
8 personnes
51
Servir le café et le thé
2 personnes
52
Servir des amuse-bouches
3 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Vider les poubelles
2 personnes
55
Vérifier les toilettes
56
Prendre des photos
57
Répondre aux questions des parents
3 personnes
58
Accompagner les derniers visiteurs
3 personnes
59
Encadrer le programme du soir
4 personnes
60
Traiteur pendant le programme du soir
3 personnes
61
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
62
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

63
Retirer la décoration
3 personnes
64
Éteindre l’équipement
2 personnes
65
Ranger le service traiteur
4 personnes
66
Faire la vaisselle
3 personnes
67
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
68
Rassembler les déchets
3 personnes
69
Nettoyer les locaux
5 personnes
70
Nettoyer les toilettes
2 personnes
71
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
72
Fermer l'école
2 personnes
73
Rapporter le matériel
2 personnes
74
Rendre les articles empruntés
2 personnes
75
Ranger le catering restant
2 personnes
76
Envoyer un message de remerciement aux visiteurs
77
Sauvegarder les photos en toute sécurité

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 80
Table d’accueil
Tables pliantesqté 4
Tabouretsqté 12
Porte-manteauxqté 4
Couverturesqté 6

Vaisselle

Gobelets à café réutilisablesqté 100
Verres réutilisablesqté 100
Assiettesqté 100
Tassesqté 80
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Pichets à caféqté 4
Théièresqté 3
Pichets à laitqté 4
Sucriersqté 4

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Réfrigérateursqté 2
Glacièresqté 4
Ordinateurs portablesqté 4
Projecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Chargeursqté 8
Talkies-walkiesqté 8
Batteries externesqté 6
Appareil photo

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Saladiersqté 4
Verres doseursqté 2
Louchesqté 6
Vaisselle isothermeqté 6
Carafes d’eauqté 8
Pains de glaceqté 20
Thermosqté 6
Distributeurs de boissonsqté 4
Conteneurs à glaceqté 4

Décoration

Ballonsqté 150
Ruban pour ballonsqté 2
Guirlandesqté 12
Nappesqté 12
Plantesqté 10
Mur photo
Panneaux en ardoiseqté 8
Guirlandes de fanionsqté 8
Panneaux de directionqté 20
Bandes adhésivesqté 4
Rouleaux de ruban adhésifqté 6
Cordeqté 2
Ciseauxqté 8
Bannières d’informationqté 6

Catering

Courses

Papeterie

Dossiers d'informationqté 150
Brochures du programmeqté 200
Badges nominatifsqté 100
Formulaires d'inscriptionqté 100
Stylosqté 40
Crayonsqté 40
Presse-papiersqté 10
Papier pour imprimanteqté 2
Notes adhésivesqté 12

Matériel de sport

Tables de loisirs créatifsqté 4
Tapis de bricolageqté 20
Crayons de couleurqté 20
Feutresqté 20
Papier de couleurqté 20
Ciseaux pour enfantsqté 30
Bâtons de colleqté 30
Blocs de constructionqté 4
Puzzlesqté 12
Livres de lectureqté 20
Pompe à ballonsqté 4

Nettoyage

Balaiqté 4
Balayette et pelleqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Chariots de ménageqté 2
Poubellesqté 12
Gantsqté 20

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Pilesqté 24

Sécurité

Lampes de pocheqté 4
Tapis antidérapantsqté 12
Passe-câblesqté 8

Conseils

Commencez par le parcours des visiteurs : indiquez l’entrée, la table d’accueil, les salles à visiter et la sortie. Un plan affiché à chaque changement de zone évite les groupes qui reviennent sur leurs pas.
Ouvrez les inscriptions dès que le programme est stabilisé et demandez les besoins alimentaires dans le même formulaire. Fixez une date limite au moins 7 jours avant l’événement pour calculer le catering et prévenir les équipes.
Répartissez les bénévoles par créneaux d’au moins 2 heures : accueil, accompagnement des groupes, activités pour enfants et soutien technique. Gardez une personne référente joignable pendant toute la journée.
Testez les ordinateurs, projecteurs, écrans, haut-parleurs et microphones dans les vraies salles au plus tard la veille. Prévoyez les rallonges, multiprises et chargeurs avant l’installation, car ils manquent souvent au dernier moment.
Préparez les dossiers d’information, badges et supports de présentation la veille, puis récupérez les produits frais le jour même. Comptez séparément les gobelets, verres, assiettes et couverts pour le café, les boissons et le catering afin d’éviter une pénurie au milieu de la visite.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser les portes ouvertes d’une école primaire ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Réservez les salles, fixez le programme et recrutez les bénévoles avant de diffuser les invitations, puis gardez la dernière semaine pour les inscriptions et les achats.
Combien de temps prévoir pour une journée portes ouvertes ?: Prévoyez généralement 2 à 3 heures pour l’accueil des familles et les visites, avec des créneaux clairement indiqués. Ajoutez au moins 1 heure avant l’ouverture pour installer les tables, la signalétique, le café et le matériel technique.
Quand fermer les inscriptions aux portes ouvertes ?: Fermez-les 5 à 7 jours avant l’événement afin de traiter les réponses, les allergies et les besoins alimentaires. Gardez ensuite une petite marge pour les familles qui confirment tardivement.
Comment organiser les groupes pendant les visites de l’école ?: Répartissez les visiteurs en groupes selon des créneaux de 30 à 45 minutes et donnez à chaque groupe un point de départ. Un bénévole accompagne chaque circuit, tandis qu’une personne reste à l’accueil pour gérer les arrivées et les retards.

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