Cómo organizar una jornada de puertas abiertas de primaria

Una jornada de puertas abiertas de una escuela primaria necesita más que aulas preparadas: las familias deben saber adónde ir, qué pueden probar y cuánto durará la visita. Empieza por fijar la fecha y el programa, y después organiza el recorrido, las inscripciones y los responsables de cada espacio. Reserva tiempo para probar la técnica y prepara la recepción antes de comprar comida o material. Así evitarás colas, aulas vacías y cambios de última hora.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
3 personas
2
Determinar aulas y actividades
3 personas
3
Crear un mapa para los visitantes
2 personas
4
Diseñar invitaciones
2 personas
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Abrir el formulario de inscripción
7
Contactar con el vecindario y los niños pequeños
2 personas
8
Reclutar voluntarios
2 personas
9
Gestionar inscripciones
2 personas
10
Recoger preferencias dietéticas
11
Publicar el programa en línea
12
Inventariar el material de actividades
2 personas
13
Calcular las cantidades de catering
2 personas
14
Elaborar la lista de la compra
2 personas
15
Hacer reservas
16
Encargar material impreso
17
Preparar las rutas de visita guiada
3 personas
18
Recopilar las presentaciones
3 personas
19
Preparar las actividades infantiles
4 personas
20
Preparar las clases de prueba
5 personas
21
Probar la técnica
2 personas
22
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
23
Preparar carpetas informativas
3 personas
24
Hacer la compra
3 personas
25
Recoger productos frescos
2 personas
26
Revisar la escuela y las aulas
3 personas
27
Montar mesas y sillas
5 personas
28
Montar el mostrador de recepción
2 personas
29
Montar el espacio de catering
3 personas
30
Enfriar las bebidas
2 personas
31
Preparar café y té
2 personas
32
Preparar aperitivos
4 personas
33
Colgar la decoración
3 personas
34
Colocar los carteles de ruta
2 personas
35
Exponer las obras
4 personas
36
Preparar las aulas de prueba
5 personas
37
Preparar las presentaciones
2 personas
38
Conectar el sonido y la pantalla
2 personas
39
Preparar las carpetas informativas
2 personas
40
Instruir a los voluntarios
3 personas
41
Tomar foto de equipo

Evento

42
Atender la recepción
2 personas
43
Registrar a los visitantes
2 personas
44
Repartir el programa
2 personas
45
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
46
Guiar visitas
5 personas
47
Dar clases de prueba
6 personas
48
Supervisar las actividades infantiles
5 personas
49
Hacer la presentación a la dirección
2 personas
50
Mantener a los profesores disponibles
8 personas
51
Servir café y té
2 personas
52
Servir aperitivos
3 personas
53
Rellenar las bebidas
2 personas
54
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
55
Comprobar los baños
56
Tomar fotos
57
Responder a las preguntas de los padres
3 personas
58
Acompañar a los últimos visitantes
3 personas
59
Coordinar el programa de la noche
4 personas
60
Catering durante el programa nocturno
3 personas
61
Rellenar las bebidas
2 personas
62
Despedir a los visitantes
3 personas

Seguimiento

63
Retirar la decoración
3 personas
64
Apagar el equipo
2 personas
65
Recoger el catering
4 personas
66
Lavar la vajilla
3 personas
67
Recoger mesas y sillas
5 personas
68
Recoger la basura
3 personas
69
Limpiar los locales
5 personas
70
Limpiar los baños
2 personas
71
Recoger objetos perdidos
2 personas
72
Cerrar la escuela
2 personas
73
Devolver los materiales
2 personas
74
Devolver los objetos prestados
2 personas
75
Guardar el catering sobrante
2 personas
76
Enviar agradecimiento a los visitantes
77
Guardar fotos de forma segura

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 12
Sillascant. 80
Mesa de recepción
Mesas plegablescant. 4
Taburetescant. 12
Percheroscant. 4
Mantelescant. 6

Vajilla

Tazas de café reutilizablescant. 100
Vasos reutilizablescant. 100
Platoscant. 100
Tazascant. 80
Cubiertoscant. 100
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Jarras de cafécant. 4
Teterascant. 3
Jarras de lechecant. 4
Azucareroscant. 4

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Neverascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Portátilescant. 4
Proyectorescant. 2
Pantallas de proyeccióncant. 2
Altavocescant. 2
Micrófonoscant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Cargadorescant. 8
Walkie-talkiescant. 8
Baterías externascant. 6
Cámara de fotos

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Cuencos para mezclarcant. 4
Jarras medidorascant. 2
Cucharonescant. 6
Vajilla refrigeradacant. 6
Jarras de aguacant. 8
Acumuladores de fríocant. 20
Termoscant. 6
Dispensadores de bebidascant. 4
Contenedores para hielocant. 4

Decoración

Globoscant. 150
Cinta para globoscant. 2
Guirnaldascant. 12
Mantelescant. 12
Plantascant. 10
Photowall
Pizarrascant. 8
Banderinescant. 8
Carteles de flechascant. 20
Tiras adhesivascant. 4
Rollos de cinta adhesivacant. 6
Cuerdacant. 2
Tijerascant. 8
Banners informativoscant. 6

Catering

Compras

Artículos de papel

Carpetas informativascant. 150
Folletos del programacant. 200
Tarjetas de nombrecant. 100
Formularios de inscripcióncant. 100
Bolígrafoscant. 40
Lápicescant. 40
Portapapelescant. 10
Papel para impresoracant. 2
Notas adhesivascant. 12

Material deportivo

Mesas de manualidadescant. 4
Tapetes de manualidadescant. 20
Lápices de colorescant. 20
Rotuladorescant. 20
Papel de colorescant. 20
Tijeras para niñoscant. 30
Barras de pegamentocant. 30
Bloques de construccióncant. 4
Puzlescant. 12
Libros de lecturacant. 20
Bomba de globoscant. 4

Limpieza

Escobacant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Carros de limpiezacant. 2
Papeleracant. 12
Guantescant. 20

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 6
Bateríascant. 24

Seguridad

Linternascant. 4
Alfombrillas antideslizantescant. 12
Alfombrillas para cablescant. 8

Consejos

Cierra el programa antes de diseñar las invitaciones. Incluye la hora de llegada, la duración aproximada de las visitas y si habrá clases de prueba o actividades infantiles.
Abre el formulario de inscripción con suficiente antelación para calcular grupos y catering. Pide también las preferencias dietéticas y fija una fecha límite, por ejemplo, 7 días antes de la jornada.
Diseña un mapa sencillo con la recepción, las aulas, los aseos y las rutas guiadas. Imprime copias para la mesa de recepción y publica la versión digital junto con el programa.
Asigna al menos una persona responsable por cada actividad y añade voluntarios para la entrada y los cambios de grupo. Entrega tarjetas identificativas y carpetas informativas antes de abrir las puertas.
Prueba proyectores, pantallas, altavoces, micrófonos, cables y cargadores como mínimo 24 horas antes. Comprueba también que haya suficientes mesas, sillas, tazas, vasos y bandejas en cada zona.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas escolar?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva las aulas, define las actividades y recluta voluntarios durante las primeras 2 semanas; deja la compra de productos frescos para los últimos 1 o 2 días.
¿Cuándo debo enviar las invitaciones para la jornada de puertas abiertas?: Envíalas entre 4 y 6 semanas antes y abre el formulario de inscripción al mismo tiempo. Envía un recordatorio 7 días antes con el mapa, el horario y las instrucciones de llegada.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una jornada de puertas abiertas?: Calcula una persona en recepción, una por cada aula activa y al menos dos para acompañar los grupos. Para cinco aulas y dos rutas simultáneas, reserva como mínimo 8 voluntarios por turno.
¿Cuánta comida y bebida hay que preparar para las familias?: Calcula las cantidades a partir de las inscripciones confirmadas y añade un margen del 10 al 15 %. Para una estancia de hasta 2 horas, prevé aproximadamente 2 bebidas por adulto y una ración por niño, ajustando el menú a las preferencias dietéticas recogidas.

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