Tag der offenen Tür an der Grundschule organisieren

Ein Tag der offenen Tür an der Grundschule braucht vor allem einen klaren Ablauf und verlässliche Zuständigkeiten. Legen Sie zuerst Datum, Räume und Programm fest, bevor Sie Einladungen verschicken oder Anmeldungen öffnen. Danach planen Sie Besucherströme, Führungsrouten, Kinderangebote und die Verpflegung. Beginnen Sie früh mit der Helfersuche und testen Sie Präsentationstechnik spätestens am Vortag. So bleiben am Veranstaltungstag nur noch Aufbau, Empfang und die Betreuung der Familien.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
3 Personen
2
Räume und Aktivitäten festlegen
3 Personen
3
Besucherplan erstellen
2 Personen
4
Einladungen gestalten
2 Personen
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Anmeldeformular öffnen
7
Nachbarschaft und Kleinkinder ansprechen
2 Personen
8
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
10
Ernährungswünsche erfassen
11
Programm online veröffentlichen
12
Aktivitätsmaterialien inventarisieren
2 Personen
13
Cateringmengen berechnen
2 Personen
14
Einkaufsliste erstellen
2 Personen
15
Reservierungen vornehmen
16
Drucksachen bestellen
17
Führungsrouten vorbereiten
3 Personen
18
Präsentationen sammeln
3 Personen
19
Kinderaktivitäten vorbereiten
4 Personen
20
Schnupperkurse vorbereiten
5 Personen
21
Technik testen
2 Personen
22
Namensschilder erstellen
2 Personen
23
Infomappen zusammenstellen
3 Personen
24
Einkaufen gehen
3 Personen
25
Frische Produkte abholen
2 Personen
26
Schule und Räume kontrollieren
3 Personen
27
Tische und Stühle bereitstellen
5 Personen
28
Empfangstheke einrichten
2 Personen
29
Cateringbereich einrichten
3 Personen
30
Getränke kalt stellen
2 Personen
31
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
32
Snacks vorbereiten
4 Personen
33
Dekoration aufhängen
3 Personen
34
Wegweiser aufhängen
2 Personen
35
Werkstücke ausstellen
4 Personen
36
Räume für Probestunden einrichten
5 Personen
37
Präsentationen vorbereiten
2 Personen
38
Ton und Bildschirm anschließen
2 Personen
39
Infomappen bereitlegen
2 Personen
40
Freiwillige einweisen
3 Personen
41
Teamfoto machen

Event

42
Empfangstheke besetzen
2 Personen
43
Besucher registrieren
2 Personen
44
Programm verteilen
2 Personen
45
Besucher begrüßen
3 Personen
46
Führungen begleiten
5 Personen
47
Probestunden geben
6 Personen
48
Kinderaktivitäten betreuen
5 Personen
49
Vorstellung für die Geschäftsleitung halten
2 Personen
50
Lehrkräfte verfügbar halten
8 Personen
51
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
52
Snacks servieren
3 Personen
53
Getränke nachfüllen
2 Personen
54
Mülleimer leeren
2 Personen
55
Toiletten kontrollieren
56
Fotos machen
57
Fragen der Eltern beantworten
3 Personen
58
Letzte Besucher begleiten
3 Personen
59
Abendprogramm betreuen
4 Personen
60
Catering während des Abendprogramms
3 Personen
61
Getränke nachfüllen
2 Personen
62
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

63
Dekoration entfernen
3 Personen
64
Geräte ausschalten
2 Personen
65
Catering aufräumen
4 Personen
66
Geschirr abwaschen
3 Personen
67
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
68
Abfall sammeln
3 Personen
69
Räume reinigen
5 Personen
70
Toiletten reinigen
2 Personen
71
Fundsachen sammeln
2 Personen
72
Schule abschließen
2 Personen
73
Materialien zurückbringen
2 Personen
74
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
75
Übrig gebliebenes Catering verstauen
2 Personen
76
Dankeschön an Besucher senden
77
Fotos sicher speichern

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 12
StühleAnz. 80
Empfangstisch
KlappischeAnz. 4
HockerAnz. 12
KleiderständerAnz. 4
DeckenAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare KaffeebecherAnz. 100
Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 100
TellerAnz. 100
TassenAnz. 80
BestecksetsAnz. 100
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
KaffeekannenAnz. 4
TeekannenAnz. 3
MilchkannenAnz. 4
ZuckerschalenAnz. 4

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
KühlschränkeAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
LaptopsAnz. 4
ProjektorenAnz. 2
ProjektionsleinwändeAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
LadegeräteAnz. 8
FunkgeräteAnz. 8
PowerbanksAnz. 6
Fotokamera

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
RührschüsselnAnz. 4
MessbecherAnz. 2
ServierlöffelAnz. 6
KühlgeschirrAnz. 6
WasserkannenAnz. 8
KühlelementeAnz. 20
ThermoskannenAnz. 6
GetränkespenderAnz. 4
EisbehälterAnz. 4

Dekoration

BallonsAnz. 150
BallonbandAnz. 2
GirlandenAnz. 12
TischdeckenAnz. 12
PflanzenAnz. 10
Fotowand
KreidetafelnAnz. 8
WimpelAnz. 8
WegweiserAnz. 20
KlebestreifenAnz. 4
KlebebandrollenAnz. 6
SeilAnz. 2
ScherenAnz. 8
InformationsbannerAnz. 6

Catering

Einkäufe

Papierwaren

InformationsmappenAnz. 150
ProgrammhefteAnz. 200
NamensschilderAnz. 100
AnmeldeformulareAnz. 100
StifteAnz. 40
BleistifteAnz. 40
KlemmbretterAnz. 10
DruckerpapierAnz. 2
HaftnotizenAnz. 12

Sportmaterial

BasteltischeAnz. 4
BastelmattenAnz. 20
BuntstifteAnz. 20
FilzstifteAnz. 20
BuntpapierAnz. 20
Scheren für KinderAnz. 30
KlebestifteAnz. 30
BausteineAnz. 4
PuzzlesAnz. 12
VorlesebücherAnz. 20
BallonpumpeAnz. 4

Reinigung

BesenAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
ReinigungswagenAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 12
HandschuheAnz. 20

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
LichterkettenAnz. 6
BatterienAnz. 24

Sicherheit

TaschenlampenAnz. 4
Rutschfeste MattenAnz. 12
KabelmattenAnz. 8

Tipps

Legen Sie Programm und Raumaufteilung zuerst fest. Planen Sie für jede Führung eine feste Route und vermeiden Sie, dass mehrere Gruppen gleichzeitig in kleine Räume drängen.
Öffnen Sie das Anmeldeformular früh und erfassen Sie dabei auch Ernährungswünsche. Eine Zwischenprüfung der Anmeldungen etwa zwei Wochen vorher zeigt, wie viele Namensschilder, Infomappen und Sitzplätze tatsächlich gebraucht werden.
Sprechen Sie nicht nur bestehende Schulfamilien an, sondern auch die Nachbarschaft und Familien mit Kleinkindern. Veröffentlichen Sie das Programm online und verschicken Sie Einladungen mindestens drei bis vier Wochen vor dem Termin.
Prüfen Sie Präsentationen, Laptops, Projektoren, Leinwände, Lautsprecher und Mikrofone mindestens einen Tag vorher. Testen Sie außerdem Verlängerungskabel, Ladegeräte und die Stromversorgung in jedem genutzten Raum.
Berechnen Sie Getränke und Catering getrennt nach angemeldeten Gästen, Kindern und Helfern. Stellen Sie wiederverwendbare Becher, Gläser, Teller und Besteck bereit und holen Sie frische Produkte erst kurz vor Beginn ab.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Tag der offenen Tür an der Grundschule planen?: Beginnen Sie idealerweise sechs bis acht Wochen vorher mit Datum, Programm, Räumen und Helferplanung. Einladungen und Online-Anmeldung sollten spätestens drei bis vier Wochen vor dem Termin bereitstehen.
Wie viele Helfer braucht ein Tag der offenen Tür in der Grundschule?: Planen Sie mindestens eine verantwortliche Person pro Bereich: Empfang, Führungen, Kinderaktivitäten, Catering und Technik. Für jede gleichzeitig laufende Führung ist zusätzlich eine begleitende Person sinnvoll.
Wie plant man die Führungen durch die Grundschule?: Legen Sie pro Gruppe eine feste Route mit drei bis fünf Stationen fest und planen Sie etwa 30 bis 45 Minuten ein. Lassen Sie zwischen den Gruppen mindestens 10 Minuten Abstand, damit sich die Wege nicht stauen.
Wann sollte die Technik für den Tag der offenen Tür getestet werden?: Testen Sie Laptops, Projektoren, Mikrofone und Lautsprecher spätestens am Vortag in den tatsächlich genutzten Räumen. Halten Sie Ladegeräte, Ersatzkabel und eine einfache analoge Präsentationsmöglichkeit bereit.

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