Zo organiseer je een baristawedstrijd

Begin niet met koffie inkopen, maar met de wedstrijdstructuur. Leg eerst datum, locatie, reglement, jury en presentator vast en bepaal hoeveel deelnemers je aankunt. Daarna open je de inschrijvingen, verwerk je dieetwensen en maak je een startlijst met tijdschema. Test op de wedstrijddag elke espressomachine, molen, stroomgroep en weegschaal voordat deelnemers binnenkomen. Een duidelijke jurybriefing en complete deelnemersmappen voorkomen de meeste vertragingen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie en datum bevestigen
2
Wedstrijdreglement vastleggen
2 personen
3
Juryleden en presentator vastleggen
4
Uitnodigingen versturen
5
Aanmeldingen openen
6
Wedstrijdlocatie reserveren
7
Koffiebonen en apparatuur reserveren
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Startlijst voor deelnemers maken
11
Juryformulieren voorbereiden
12
Wedstrijdschema publiceren
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Koffiebonen controleren
15
Bederfelijke boodschappen koelen
16
Jury- en deelnemersmappen vullen
2 personen
17
Locatie controleren
2 personen
18
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
19
Wedstrijdstations inrichten
4 personen
20
Espressomachines aansluiten
2 personen
21
Koffiebonen afwegen
2 personen
22
Techniek en stroom testen
2 personen
23
Dranken en hapjes klaarzetten
3 personen
24
Registratietafel inrichten
2 personen
25
Briefing voor jury en medewerkers
6 personen

Event

26
Deelnemers ontvangen
2 personen
27
Bezoekers registreren
2 personen
28
Openingsprogramma presenteren
29
Wedstrijdrondes begeleiden
4 personen
30
Juryformulieren innemen
31
Koffie en thee serveren
3 personen
32
Hapjes aanvullen
2 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Wedstrijdstations schoonhouden
2 personen
35
Scores verwerken
2 personen
36
Prijsuitreiking begeleiden
2 personen
37
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

38
Servies verzamelen
3 personen
39
Apparatuur uitschakelen
2 personen
40
Koffiemachines reinigen
3 personen
41
Afval verzamelen
2 personen
42
Locatie schoonmaken
4 personen
43
Materialen terugbrengen
2 personen
44
Huurapparatuur retourneren
2 personen
45
Overgebleven voorraad opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 70
Barkrukkenaantal 8
Afzetpalenaantal 6

Apparatuur

Espressomachinesaantal 4
Koffiemolensaantal 5
Waterkokersaantal 3
Koelkastenaantal 2
Digitale weegschalenaantal 6
Stopwatchesaantal 6
Waterfiltersaantal 4
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8

Keuken

Melkkannetjesaantal 16
Tampertjesaantal 6
Knockboxenaantal 6
Doseerbakjesaantal 12
Baristadoekenaantal 30
Thermometersaantal 6
Serveerbladenaantal 12

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Schoteltjesaantal 80
Waterglazenaantal 80
Gebaksbordjesaantal 80
Besteksetsaantal 80

Catering

Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 3
Waterdispensersaantal 2
Serveerschalenaantal 12
Dienbladenaantal 8
Boodschappen

Decoratie

Welkomstbanner
Wedstrijdpostersaantal 6
Tafelkledenaantal 10

Verlichting

LED-werklampenaantal 6

Overig

Klembordenaantal 12
Pennenaantal 30
Naamkaartjesaantal 80
Startnummersaantal 20
Juryformulierenaantal 80
Prijsbekersaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4

Tips

Leg het reglement vast voordat je inschrijvingen opent. Beschrijf onder meer de beschikbare tijd per deelnemer, beoordelingscriteria, toegestane apparatuur en wat er gebeurt bij een gelijke score.
Plan de wedstrijdstations op basis van het aantal deelnemers en rondes. Houd per station ruimte voor een espressomachine, koffiemolen, water, knockbox, doseerbakje en een vrije werkzone.
Test stroom en techniek minimaal twee keer: bij het opbouwen en opnieuw vlak voor de briefing. Verdeel espressomachines en waterkokers over geschikte stroomgroepen en leg verlengkabels en stekkerdozen veilig vast.
Maak juryformulieren en deelnemersmappen uiterlijk één dag vooraf compleet. Voeg de startlijst, wedstrijdregels, beoordelingsformulieren en praktische instructies toe, zodat niemand tijdens de wedstrijd naar ontbrekende informatie hoeft te zoeken.
Regel koeling en catering vóór de opbouw begint. Zet bederfelijke boodschappen direct gekoeld weg, controleer de koffiebonen en vul waterdispensers, thermoskannen, kopjes en serveerschalen voordat de eerste ronde start.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een baristawedstrijd te organiseren?: Reken op minimaal 4 tot 6 weken voor een kleine wedstrijd. Gebruik de eerste 2 weken voor locatie, reglement, jury en apparatuur; open daarna de inschrijvingen en maak in de laatste week het schema en de mappen definitief.
Hoeveel deelnemers kan één baristawedstrijd aan?: Dat hangt af van het aantal wedstrijdstations en de rondetijd. Reken bij 4 stations en 15 minuten per deelnemer op maximaal 16 deelnemers in één uur, exclusief briefing, wissels en juryoverleg.
Wanneer moet je koffiebonen en apparatuur reserveren?: Reserveer koffiebonen, espressomachines, koffiemolens en waterfilters zodra datum en locatie vaststaan, bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Controleer de levering uiterlijk 2 dagen voor de wedstrijd.
Wat moet je op de wedstrijddag als eerste testen?: Test vóór de deelnemers arriveren de stroom, espressomachines, molens, waterdruk, weegschalen en stopwatches. Plan daarvoor minstens 60 minuten en voer daarna een briefing van 20 tot 30 minuten met jury en medewerkers uit.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.