Cómo organizar un concurso de baristas sin perder el control

Un concurso de baristas se organiza en un orden muy concreto: primero se fijan el lugar, la fecha y el reglamento; después se abren las inscripciones y se cierra el programa. Antes del día del evento hay que confirmar jurado, participantes, café, máquinas y electricidad. El montaje requiere más tiempo del previsto, sobre todo al conectar las máquinas de espresso y preparar cada puesto. Este plan te ayuda a llegar al inicio con los formularios, los equipos y el horario listos.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar lugar y fecha
2
Establecer el reglamento de la competición
2 personas
3
Fijar jurados y presentador
4
Enviar invitaciones
5
Abrir inscripciones
6
Reservar el recinto de la competición
7
Reservar los granos de café y el equipo
8
Gestionar inscripciones
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Crear la lista de salida de los participantes
11
Preparar los formularios del jurado
12
Publicar el horario de la competición
13
Hacer la compra
2 personas
14
Comprobar los granos de café
15
Refrigerar los productos perecederos
16
Rellenar las carpetas del jurado y de los participantes
2 personas
17
Comprobar el lugar
2 personas
18
Colocar mesas y sillas
4 personas
19
Montar los puestos de competición
4 personas
20
Conectar las máquinas de espresso
2 personas
21
Pesar los granos de café
2 personas
22
Probar la técnica y la electricidad
2 personas
23
Preparar las bebidas y los aperitivos
3 personas
24
Montar la mesa de registro
2 personas
25
Reunión informativa para el jurado y el personal
6 personas

Evento

26
Recepción de participantes
2 personas
27
Registrar a los visitantes
2 personas
28
Presentar el programa de apertura
29
Guiar las rondas de competición
4 personas
30
Recoger los formularios del jurado
31
Servir café y té
3 personas
32
Reponer los aperitivos
2 personas
33
Rellenar las bebidas
2 personas
34
Mantener limpias las estaciones de competición
2 personas
35
Procesar los resultados
2 personas
36
Coordinar la entrega de premios
2 personas
37
Despedir a los visitantes
2 personas

Seguimiento

38
Recoger la vajilla
3 personas
39
Apagar el equipo
2 personas
40
Limpiar las máquinas de café
3 personas
41
Recoger la basura
2 personas
42
Limpiar el lugar
4 personas
43
Devolver los materiales
2 personas
44
Devolver el equipo alquilado
2 personas
45
Guardar el stock sobrante

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 10
Sillascant. 70
Taburetes de barcant. 8
Postes separadorescant. 6

Equipo

Máquinas de espressocant. 4
Molinillos de cafécant. 5
Teterascant. 3
Neverascant. 2
Básculas digitalescant. 6
Cronómetroscant. 6
Filtros de aguacant. 4
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8

Cocina

Jarras de lechecant. 16
Tamperescant. 6
Knockboxescant. 6
Cucharillas dosificadorascant. 12
Paños de baristacant. 30
Termómetroscant. 6
Bandejas de serviciocant. 12

Vajilla

Tazas de cafécant. 80
Platilloscant. 80
Vasos para aguacant. 80
Platos de postrecant. 80
Cubiertoscant. 80

Catering

Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 3
Dispensadores de aguacant. 2
Bandejas de servircant. 12
Bandejascant. 8
Compras

Decoración

Banner de bienvenida
Pósters del concursocant. 6
Mantelescant. 10

Iluminación

Lámparas de trabajo LEDcant. 6

Otros

Portapapelescant. 12
Bolígrafoscant. 30
Tarjetas de nombrecant. 80
Dorsalescant. 20
Hojas de evaluación del juradocant. 80
Copas premiocant. 3

Limpieza

Papeleracant. 8
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4

Consejos

Cierra el reglamento antes de abrir las inscripciones. Define las pruebas, los tiempos, los criterios de puntuación y qué ocurre si un participante se retrasa; cambiar las reglas después complica el trabajo del jurado.
Publica un horario con franjas realistas. Reserva tiempo entre participantes para limpiar los puestos, revisar los molinos y sustituir tazas, paños o jarras de leche; encadenar actuaciones sin margen suele retrasar todo el concurso.
Comprueba la electricidad y el agua antes del día del evento. Haz una prueba completa con las máquinas de espresso, los molinos, los filtros de agua, los cables y las regletas, porque una toma insuficiente puede dejar varios puestos inutilizados.
Prepara una carpeta para cada jurado y participante. Incluye los formularios, el orden de salida y las instrucciones; tener que imprimir o repartir documentos durante la competición distrae al presentador y al equipo.
Separa el registro de la zona de competición y señalízalo con postes separadores. Monta la mesa de registro con antelación y conserva allí la lista de participantes, las preferencias dietéticas y cualquier cambio de última hora.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que abrir las inscripciones para un concurso de baristas?: Ábrelas al menos 3 o 4 semanas antes del concurso. Así tendrás tiempo para gestionar las inscripciones, recoger preferencias dietéticas y preparar una lista de salida sin cambios constantes.
¿Cuándo hay que reservar las máquinas y los granos de café?: Resérvalos entre 3 y 6 semanas antes, según la disponibilidad del equipo. Comprueba los granos y el funcionamiento de las máquinas como mínimo 2 días antes del evento.
¿Cuánto tiempo se necesita para montar un concurso de baristas?: Calcula al menos 3 horas para colocar mesas, sillas y puestos, conectar las máquinas, pesar los granos y probar la electricidad. Añade 30 minutos para la reunión informativa del jurado y el personal.
¿Qué debe hacer el jurado antes de empezar la competición?: Reúne al jurado y al personal entre 30 y 45 minutos antes de la primera salida. Repasa los criterios de puntuación, los formularios, los tiempos y el procedimiento para resolver dudas o incidencias.

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