Organiser un concours de barista, étape par étape

Un concours de barista se prépare d’abord comme une épreuve chronométrée, puis comme un événement accueillant pour le public. Commence par confirmer le lieu, la date et le règlement avant d’ouvrir les inscriptions. Prévois ensuite les postes de compétition, les grains, les machines et les documents du jury. La plupart des problèmes apparaissent le jour même autour de l’électricité, du temps de passage et des critères de notation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer le lieu et la date
2
Définir le règlement du concours
2 personnes
3
Fixer les membres du jury et l’animateur
4
Envoyer les invitations
5
Ouvrir les inscriptions
6
Réserver le lieu du concours
7
Réserver les grains de café et le matériel
8
Traiter les inscriptions
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Créer la liste de départ des participants
11
Préparer les formulaires du jury
12
Publier le programme des matchs
13
Faire les courses
2 personnes
14
Vérifier les grains de café
15
Réfrigérer les courses périssables
16
Préparer les dossiers du jury et des participants
2 personnes
17
Vérifier le lieu
2 personnes
18
Installer les tables et les chaises
4 personnes
19
Aménager les postes de compétition
4 personnes
20
Brancher les machines à espresso
2 personnes
21
Peser les grains de café
2 personnes
22
Tester la technique et l’alimentation électrique
2 personnes
23
Préparer les boissons et les amuse-bouches
3 personnes
24
Installer la table d'inscription
2 personnes
25
Briefing pour le jury et le personnel
6 personnes

Événement

26
Accueillir les participants
2 personnes
27
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
28
Présenter le programme d’ouverture
29
Animer les manches du concours
4 personnes
30
Récupérer les formulaires du jury
31
Servir le café et le thé
3 personnes
32
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
33
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
34
Garder les stations de compétition propres
2 personnes
35
Saisir les scores
2 personnes
36
Animer la remise des prix
2 personnes
37
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

38
Rassembler la vaisselle
3 personnes
39
Éteindre l’équipement
2 personnes
40
Nettoyer les machines à café
3 personnes
41
Rassembler les déchets
2 personnes
42
Nettoyer le lieu
4 personnes
43
Rapporter le matériel
2 personnes
44
Retourner le matériel loué
2 personnes
45
Ranger le stock restant

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 70
Tabourets de barqté 8
Poteaux de balisageqté 6

Équipement

Machines à espressoqté 4
Moulins à caféqté 5
Bouilloiresqté 3
Réfrigérateursqté 2
Balances numériquesqté 6
Chronomètresqté 6
Filtres à eauqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8

Cuisine

Pichets à laitqté 16
Tamponsqté 6
Knockboxenqté 6
Bacs de dosageqté 12
Torchons de baristaqté 30
Thermomètresqté 6
Plateaux de serviceqté 12

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Sous-tassesqté 80
Verres à eauqté 80
Assiettes à pâtisserieqté 80
Couvertsqté 80

Catering

Thermosqté 6
Glacièresqté 3
Distributeurs d'eauqté 2
Plateaux de serviceqté 12
Plateauxqté 8
Courses

Décoration

Bannière de bienvenue
Affiches du matchqté 6
Nappesqté 10

Éclairage

Lampes de travail LEDqté 6

Autre

Presse-papiersqté 12
Stylosqté 30
Badges nominatifsqté 80
Numéros de départqté 20
Fiches de juryqté 80
Coupesqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 8
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4

Conseils

Fixe le règlement avant les invitations : durée de chaque passage, boissons demandées, critères de notation et procédure en cas d’égalité doivent tenir sur un document remis à chaque participant.
Construis le planning à rebours du nombre d’inscrits. Avec 12 participants et 15 minutes par passage, réserve au minimum 3 heures pour les épreuves, sans compter l’installation et les pauses.
Teste chaque poste avec les vrais grains au moins la veille. Vérifie les machines à espresso, les moulins, les balances, les bouilloires, les filtres à eau et les prises électriques, puis garde des rallonges et multiprises de secours.
Prépare un dossier distinct pour le jury et les participants. Les formulaires de notation, le programme des matchs et les règles doivent être imprimés avant l’arrivée du public, avec quelques exemplaires supplémentaires.
Ne laisse pas la mise en place au dernier moment : installe les tables, les chaises et les postes plusieurs heures avant le début. Pèse les grains, réfrigère les produits périssables et fais un briefing de 20 minutes avec le jury et l’équipe.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours de barista ?: Prévois au moins 4 semaines pour confirmer le lieu, définir le règlement, réserver le matériel et traiter les inscriptions. Garde les 3 derniers jours pour les achats, les documents, la vérification des grains et le test technique.
Combien de temps prévoir par participant à un concours de barista ?: Compte généralement 15 minutes par participant, puis ajoute 5 minutes de transition entre deux passages. Pour 12 concurrents, cela représente environ 4 heures avec les changements de poste et une courte pause.
Quand faut-il tester les machines à espresso ?: Fais un premier test 48 heures avant, puis un contrôle complet le jour du concours, au moins 2 heures avant l’ouverture. Vérifie aussi la puissance électrique, l’arrivée d’eau, les moulins et les chronomètres.
Que faut-il préparer pour le jury d’un concours de barista ?: Prépare un formulaire par participant, les critères de notation, le programme des matchs et un stylo de rechange pour chaque membre du jury. Organise un briefing de 20 à 30 minutes avant le premier passage afin que chacun note de la même manière.

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