Een banenmarkt in de zorg organiseren: zo pak je het aan

Begin met het doel van de banenmarkt en leg daarna datum, openingstijden en locatie vast. Regel vroeg welke zorgorganisaties deelnemen, welke vacatures zij meenemen en hoeveel stands de ruimte aankan. Bouw vervolgens het programma, de aanmeldingen en de communicatie op. Plan in de laatste weken vooral bevestigingen, techniek, bewegwijzering, catering en registratie; daar ontstaan op de dag zelf de meeste problemen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en openingstijden vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Standhouders benaderen
2 personen
4
Deelnemende organisaties vastleggen
2 personen
5
Plattegrond van stands maken
6
Programma samenstellen
2 personen
7
Aanmeldformulier publiceren
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Promotie op sociale media plaatsen
10
Flyers verspreiden
2 personen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Standhouders bevestigen
2 personen
14
Vacatureoverzicht opvragen
2 personen
15
Presentaties en workshops bevestigen
16
Registratielijst voorbereiden
17
Naamkaartjes voor standhouders maken
2 personen
18
Bewegwijzering ontwerpen
19
Certificaten voor sprekers maken
20
Presentatiemateriaal verzamelen
2 personen
21
Techniek testen
2 personen
22
Catering bestellen
23
Materialen controleren
2 personen
24
Boodschappen doen
2 personen
25
Koelproducten koelen
2 personen
26
Registratiemateriaal klaarleggen
2 personen
27
Zaal openen
2 personen
28
Tafels opstellen
4 personen
29
Stoelen plaatsen
3 personen
30
Standmaterialen klaarzetten
4 personen
31
Bewegwijzering ophangen
2 personen
32
Registratiebalie inrichten
2 personen
33
Presentatieruimte inrichten
2 personen
34
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
35
Hapjes voorbereiden
3 personen
36
Dranken koud zetten
2 personen

Event

37
Standhouders ontvangen
3 personen
38
Standhouders naar stands begeleiden
2 personen
39
Registratiebalie bemannen
2 personen
40
Bezoekers verwelkomen
3 personen
41
Programma toelichten
42
Aanwezigheid standhouders registreren
43
Openingswoord verzorgen
44
Sollicitatiegesprekken begeleiden
3 personen
45
Workshopruimte begeleiden
2 personen
46
Presentaties aankondigen
47
Presentaties technisch ondersteunen
48
Koffie en thee serveren
2 personen
49
Hapjes serveren
2 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Buffet netjes houden
52
Afvalbakken legen
2 personen
53
Toiletten tussentijds controleren
54
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
55
Informatiemateriaal aanvullen
56
Afsluiting aankondigen
57
Standhouders uitzwaaien
2 personen

Nazorg

58
Standmateriaal verzamelen
4 personen
59
Techniek uitschakelen
2 personen
60
Servies afwassen
3 personen
61
Restanten verpakken
2 personen
62
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
63
Afval verzamelen
3 personen
64
Zaal schoonmaken
3 personen
65
Toiletten schoonmaken
2 personen
66
Bewegwijzering verwijderen
2 personen
67
Locatie afsluiten
2 personen
68
Geleende materialen retourneren
2 personen
69
Overgebleven materialen opslaan
2 personen
70
Aanwezigheidsgegevens archiveren
71
Bedankberichten versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 18
Stoelenaantal 80
Registratiebalie
Krukkenaantal 12
Kledingrekkenaantal 4

Apparatuur

Laptopsaantal 3
Beamer
Projectiescherm
HDMI-kabelsaantal 4
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Microfoon
Luidsprekersaantal 2
Mobiele telefoonladersaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 100
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koks messenaantal 3
Tangenaantal 6
Serveerschalenaantal 10
Afvalbakkenaantal 8

Communicatie

Naamkaartjeshoudersaantal 40
Klembordenaantal 8
Pennenaantal 100
Notitieblokkenaantal 100
Programmaboekjesaantal 250
Bewegwijzeringsbordenaantal 12
Pijltjesstickersaantal 40
Kleurbandjesaantal 300

Decoratie

Tafelkledenaantal 18
Standbannersaantal 12
Achtergronddoekenaantal 6
Plakgumaantal 6
Wasknijpersaantal 50

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de standindeling vast zodra de deelnemende organisaties bekend zijn. Houd naast tafels en stoelen ook ruimte vrij voor looproutes, de registratiebalie en eventuele presentaties of workshops.
Vraag vacatures, presentaties en workshopinformatie uiterlijk twee weken vooraf op. Zo kun je het programma en de promotie afronden zonder op de laatste dag nog inhoud te moeten verzamelen.
Open de aanmeldingen vroeg en verwerk dieetwensen direct in dezelfde registratie. Maak daarnaast een aparte registratielijst en naamkaartjes voor standhouders, zodat de ontvangst niet ophoudt bij één ontbrekende inschrijving.
Test techniek minimaal één dag vooraf met de laptops, beamer, het projectiescherm, HDMI-kabels, microfoon en luidsprekers. Leg verlengsnoeren en stekkerdozen per stand klaar; kabels worden anders vaak pas tijdens de opbouw gezocht.
Plan de opbouw met een vaste volgorde: eerst tafels, stoelen en bewegwijzering, daarna stands en presentatietechniek, en pas daarna koffie, gekoelde producten en servies. Reserveer minstens 60 minuten voor een volledige controle vóór opening.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een banenmarkt in de zorg organiseren?: Start bij voorkeur 10 tot 12 weken vooraf. Gebruik de eerste 2 weken voor datum, locatie en deelnemende organisaties, en houd de laatste 2 weken vrij voor bevestigingen, techniek, materialen en catering.
Hoeveel standhouders heb je nodig voor een banenmarkt in de zorg?: Dat hangt af van de locatie en de gewenste variatie, maar leg het aantal vast voordat je de plattegrond maakt. Reken per organisatie op één stand en controleer daarnaast of er genoeg ruimte blijft voor bezoekers, looproutes en een registratiebalie.
Wanneer moet je de catering voor een banenmarkt bestellen?: Bestel de catering ongeveer 2 tot 3 weken vooraf, zodra het aantal aanmeldingen redelijk bekend is. Vraag dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor de banenmarkt op en koel gekoelde producten op tijd vóór de opening.
Wanneer test je de techniek voor een banenmarkt?: Test alle techniek minimaal 1 dag vooraf en herhaal tijdens de opbouw een korte controle. Controleer niet alleen beeld en geluid, maar ook HDMI-kabels, verlengsnoeren, stekkerdozen en de stroompunten bij de stands.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.