Cómo organizar una Feria de empleo Sanidad paso a paso
Una feria de empleo sanitaria necesita coordinación entre organizaciones participantes, ponentes y visitantes. Empieza cerrando fecha, horario y lugar; después confirma los expositores y distribuye los puestos. Con el programa y las inscripciones definidos, puedes preparar la señalización, el registro, el material y la parte técnica. El último tramo debe centrarse en comprobar equipos, catering y refrigeración, porque son detalles que suelen fallar cuando se dejan para el mismo día.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el horario
2 personas
- 2
Reservar el lugar
- 3
Contactar con los expositores
2 personas
- 4
Registrar las organizaciones participantes
2 personas
- 5
Hacer el plano de los stands
- 6
Elaborar el programa
2 personas
- 7
Publicar el formulario de inscripción
- 8
Enviar invitaciones
2 personas
- 9
Publicar promoción en redes sociales
- 10
Repartir flyers
2 personas
- 11
Gestionar inscripciones
2 personas
- 12
Recoger preferencias dietéticas
- 13
Fijar los soportes de los puestos
2 personas
- 14
Solicitar el resumen de vacantes
2 personas
- 15
Confirmar presentaciones y talleres
- 16
Preparar la lista de registro
- 17
Crear tarjetas con nombre para los expositores
2 personas
- 18
Diseñar la señalización
- 19
Crear certificados para los ponentes
- 20
Reunir material de presentación
2 personas
- 21
Probar la técnica
2 personas
- 22
Pedir el catering
- 23
Comprobar los materiales
2 personas
- 24
Hacer la compra
2 personas
- 25
Enfriar los productos refrigerados
2 personas
- 26
Preparar el material de registro
2 personas
- 27
Abrir la sala
2 personas
- 28
Montar mesas
4 personas
- 29
Colocar las sillas
3 personas
- 30
Preparar el material del stand
4 personas
- 31
Colgar señalización
2 personas
- 32
Montar el mostrador de registro
2 personas
- 33
Preparar el espacio de presentación
2 personas
- 34
Montar el punto de café y té
2 personas
- 35
Preparar aperitivos
3 personas
- 36
Enfriar las bebidas
2 personas
Evento
- 37
Recibir a los expositores
3 personas
- 38
Guiar a los expositores hasta sus stands
2 personas
- 39
Atender la mesa de registro
2 personas
- 40
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
- 41
Presentar el programa
- 42
Registrar la asistencia de los expositores
- 43
Dar el discurso de apertura
- 44
Guiar las entrevistas de trabajo
3 personas
- 45
Coordinar la sala del taller
2 personas
- 46
Anunciar presentaciones
- 47
Dar soporte técnico a las presentaciones
- 48
Servir café y té
2 personas
- 49
Servir aperitivos
2 personas
- 50
Rellenar las bebidas
2 personas
- 51
Mantener el buffet ordenado
- 52
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 53
Comprobar los baños periódicamente
- 54
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
- 55
Reponer el material informativo
- 56
Anunciar el cierre
- 57
Despedir a los expositores
2 personas
Seguimiento
- 58
Recoger el material del stand
4 personas
- 59
Apagar la técnica
2 personas
- 60
Lavar la vajilla
3 personas
- 61
Empacar lo sobrante
2 personas
- 62
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 63
Recoger la basura
3 personas
- 64
Limpiar la sala
3 personas
- 65
Limpiar los baños
2 personas
- 66
Retirar la señalización
2 personas
- 67
Cerrar el recinto
2 personas
- 68
Devolver el material prestado
2 personas
- 69
Guardar los materiales sobrantes
2 personas
- 70
Archivar los datos de asistencia
- 71
Enviar mensajes de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 18
- Sillascant. 80
- Mostrador de registro
- Taburetescant. 12
- Percheroscant. 4
Equipo
- Portátilescant. 3
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Cables HDMIcant. 4
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Micrófono
- Altavocescant. 2
- Cargadores de teléfono móvilcant. 6
Vajilla
- Tazas de cafécant. 100
- Vasoscant. 100
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Bandejas de serviciocant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de chefcant. 3
- Pinzascant. 6
- Bandejas de servircant. 10
- Papeleracant. 8
Comunicación
- Portanombrescant. 40
- Portapapelescant. 8
- Bolígrafoscant. 100
- Bloc de notascant. 100
- Programascant. 250
- Carteles de señalizacióncant. 12
- Pegatinas de flechascant. 40
- Pulseras de colorescant. 300
Decoración
- Mantelescant. 18
- Banners de standcant. 12
- Telones de fondocant. 6
- Masilla adhesivacant. 6
- Pinzas de la ropacant. 50
Limpieza
- Aspiradora
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 2
- Guantes de limpiezacant. 6
- Paños de microfibracant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el horario y el lugar antes de abrir el formulario de inscripción. Necesitas esos datos para que las organizaciones participantes puedan confirmar su asistencia y para publicar una promoción coherente.
- Pide a cada expositor un resumen de sus vacantes y confirma las presentaciones y talleres con antelación. Así puedes elaborar un programa realista y evitar cambios de última hora en el plano de los puestos.
- Diseña el plano de los stands antes de fijar los soportes, mesas y sillas. Reserva también un espacio claro para el mostrador de registro y comprueba que los cables de los portátiles, el proyector y el micrófono no crucen las zonas de paso.
- Cierra las inscripciones y recoge las preferencias dietéticas antes de pedir el catering. Prepara la lista de registro y las tarjetas con nombre de los expositores al menos el día anterior, no durante la recepción.
- Haz una prueba técnica completa antes de abrir las puertas: proyector, pantalla, cables HDMI, alargadores, regletas, micrófono y altavoces. Comprueba también los materiales de presentación y enfría los productos refrigerados con tiempo suficiente.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de empleo sanitaria?
- Empieza al menos 8 semanas antes. Reserva primero el lugar y contacta con los expositores; deja las inscripciones, la promoción y el programa para cuando ya tengas confirmadas las organizaciones participantes.
- ¿Cuándo debo publicar el formulario de inscripción?
- Publícalo cuando estén cerrados la fecha, el horario y el lugar, idealmente entre 4 y 6 semanas antes. Mantén las inscripciones abiertas al menos 2 semanas para poder gestionar preferencias dietéticas y preparar la lista de registro.
- ¿Cuándo se prepara el plano de los stands?
- Haz un primer plano cuando las organizaciones hayan confirmado su participación y ciérralo 7 días antes. Después puedes fijar los soportes de los puestos y comprobar que mesas, sillas, taburetes y conexiones eléctricas encajan en cada zona.
- ¿Qué hay que revisar el día anterior a la feria?
- El día anterior comprueba todos los materiales, prueba la técnica, prepara las tarjetas con nombre, la señalización y el registro, y confirma el catering. Enfría los productos refrigerados con varias horas de antelación y deja cargados los portátiles y teléfonos necesarios.
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