Organiser un salon de l’emploi dans le secteur de la santé

Un salon de l’emploi santé se prépare d’abord avec les établissements et organisations participantes, puis avec un parcours clair pour les candidats. Commencez par fixer la date, réserver le lieu et confirmer les exposants avant de communiquer largement. Le plan des stands, le programme des présentations et les inscriptions doivent ensuite avancer ensemble. Les oublis les plus fréquents concernent la technique, les besoins alimentaires et les informations précises sur les postes proposés.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et les horaires d'ouverture
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Contacter les exposants
2 personnes
4
Définir les organisations participantes
2 personnes
5
Créer le plan des stands
6
Établir le programme
2 personnes
7
Publier le formulaire d'inscription
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
10
Distribuer les flyers
2 personnes
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Confirmer les exposants
2 personnes
14
Demander l'aperçu des offres d'emploi
2 personnes
15
Confirmer les présentations et les ateliers
16
Préparer la liste d’inscription
17
Créer des badges nominatifs pour les exposants
2 personnes
18
Concevoir la signalétique
19
Créer des certificats pour les intervenants
20
Rassembler le matériel de présentation
2 personnes
21
Tester la technique
2 personnes
22
Commander le catering
23
Vérifier le matériel
2 personnes
24
Faire les courses
2 personnes
25
Mettre les produits réfrigérés au frais
2 personnes
26
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes
27
Ouvrir la salle
2 personnes
28
Installer les tables
4 personnes
29
Installer les chaises
3 personnes
30
Préparer le matériel du stand
4 personnes
31
Installer la signalétique
2 personnes
32
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
33
Aménager l’espace de présentation
2 personnes
34
Installer le point café et thé
2 personnes
35
Préparer les en-cas
3 personnes
36
Mettre les boissons au frais
2 personnes

Événement

37
Accueillir les exposants
3 personnes
38
Guider les exposants vers leurs stands
2 personnes
39
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
40
Accueillir les visiteurs
3 personnes
41
Présenter le programme
42
Enregistrer la présence des exposants
43
Faire le discours d’ouverture
44
Accompagner les entretiens d'embauche
3 personnes
45
Encadrer la salle d’atelier
2 personnes
46
Annoncer les présentations
47
Assurer le support technique des présentations
48
Servir le café et le thé
2 personnes
49
Servir des amuse-bouches
2 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Maintenir le buffet en ordre
52
Vider les poubelles
2 personnes
53
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
54
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
55
Ravitaillement en matériel d’information
56
Annoncer la clôture
57
Dire au revoir aux exposants
2 personnes

Suivi

58
Rassembler le matériel de stand
4 personnes
59
Éteindre la technique
2 personnes
60
Faire la vaisselle
3 personnes
61
Emballer les restes
2 personnes
62
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
63
Rassembler les déchets
3 personnes
64
Nettoyer la salle
3 personnes
65
Nettoyer les toilettes
2 personnes
66
Retirer la signalétique
2 personnes
67
Fermer le lieu
2 personnes
68
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
69
Stocker le matériel restant
2 personnes
70
Archiver les données de présence
71
Envoyer les messages de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 18
Chaisesqté 80
Comptoir d'inscription
Tabouretsqté 12
Portants à vêtementsqté 4

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Câbles HDMIqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Microphone
Haut-parleursqté 2
Chargeurs de téléphone portableqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de chefqté 3
Pincesqté 6
Plateaux de serviceqté 10
Poubellesqté 8

Communication

Porte-nomsqté 40
Presse-papiersqté 8
Stylosqté 100
Blocs-notesqté 100
Brochures du programmeqté 250
Panneaux de signalisationqté 12
Autocollants de flèchesqté 40
Bracelets de couleurqté 300

Décoration

Nappesqté 18
Bannières de standqté 12
Toiles de fondqté 6
Colle repositionnableqté 6
Pinces à lingeqté 50

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Chiffons microfibresqté 12

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et les horaires avant de contacter les exposants, puis bloquez rapidement le lieu. Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour réunir les organisations, construire le programme et lancer les invitations.
Demandez à chaque exposant un aperçu de ses offres d’emploi au plus tard 3 semaines avant le salon. Vous pourrez ainsi renseigner les candidats et préparer une signalétique utile plutôt que de simples logos.
Dessinez le plan des stands avant de commander le mobilier. Prévoyez un comptoir d’inscription, des tables et des chaises pour les exposants, ainsi qu’un espace distinct pour les présentations et les ateliers.
Testez toute la technique au moins 24 heures avant l’ouverture : ordinateurs portables, vidéoprojecteur, écran, câbles HDMI, rallonges, multiprises, microphone et haut-parleurs. Gardez des chargeurs et des câbles de rechange à l’accueil.
Clôturez les inscriptions alimentaires 5 à 7 jours avant l’événement et transmettez le nombre final au traiteur. Le jour même, mettez les produits réfrigérés au frais dès leur arrivée et vérifiez les tasses, verres, assiettes, couverts et poubelles avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon de l’emploi santé ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Les 2 premières semaines servent à fixer la date, réserver le lieu et contacter les organisations ; gardez les 3 dernières semaines pour les inscriptions, le programme et les confirmations.
Quand faut-il confirmer les exposants d’un salon de l’emploi ?: Confirmez les exposants au moins 3 semaines avant le salon. Demandez à ce moment leur aperçu des offres, le nom des intervenants, leurs besoins techniques et le nombre de badges nominatifs nécessaires.
Quand publier le formulaire d’inscription ?: Publiez-le dès que la date, les horaires et le lieu sont confirmés, généralement 6 à 8 semaines avant l’événement. Fermez les inscriptions 2 à 3 jours avant le salon afin de préparer la liste d’accueil et les badges.
Comment éviter les problèmes techniques pendant un salon de l’emploi ?: Faites un test complet la veille, avec chaque ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, le microphone et les haut-parleurs. Prévoyez au moins une rallonge, une multiprise et les câbles nécessaires par espace de présentation, puis désignez une personne responsable le jour même.

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