Zo organiseer je een banenmarkt voor de gemeente

Begin met de datum, locatie en verwachte bezoekersaantallen. Reserveer daarna de zaal en ontvangstbalie, leg vast welke werkgevers deelnemen en publiceer de deelnemerspagina. Zodra aanmeldingen binnenkomen, werk je de standindeling, workshops, bewegwijzering en bezoekersinformatie uit. De laatste week draait vooral om controleren: presentaties ontvangen, techniek testen, badges en bezoekerslijsten printen en exposanten de definitieve informatie sturen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Zaal en ontvangstbalie reserveren
3
Exposantenlijst samenstellen
2 personen
4
Exposanten uitnodigen
2 personen
5
Deelnemerspagina publiceren
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Aanmeldbevestigingen versturen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Exposanteninformatie opvragen
2 personen
11
Standindeling maken
2 personen
12
Standnummers toewijzen
13
Exposantenplattegrond maken
2 personen
14
Programma opstellen
2 personen
15
Workshops inplannen
2 personen
16
Sprekersinformatie verzamelen
17
Presentaties ontvangen
18
Techniek testen
2 personen
19
Bewegwijzering ontwerpen
20
Naambadges voorbereiden
2 personen
21
Bezoekerslijsten printen
22
Informatiemateriaal printen
2 personen
23
Exposantenbrief versturen
24
Catering bestellen
25
Boodschappen doen
2 personen
26
Dranken en gekoelde producten halen
2 personen
27
Materialen naar locatie brengen
3 personen
28
Zaalvloer controleren
2 personen
29
Tafels opstellen
4 personen
30
Stoelen plaatsen
3 personen
31
Standwanden plaatsen
4 personen
32
Standnummers ophangen
2 personen
33
Exposantenpakketten klaarleggen
2 personen
34
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
35
Registratiemateriaal klaarleggen
2 personen
36
Bewegwijzering ophangen
2 personen
37
Decoratie ophangen
2 personen
38
Presentatieruimte inrichten
3 personen
39
Laptop en projector aansluiten
2 personen
40
Koffiepunt inrichten
2 personen
41
Dranken koud zetten
2 personen
42
Hapjes klaarzetten
2 personen
43
Toiletten controleren

Event

44
Exposanten ontvangen
3 personen
45
Exposanten naar stands begeleiden
2 personen
46
Laatste standcontroles uitvoeren
2 personen
47
Deuren openen
2 personen
48
Bezoekers registreren
4 personen
49
Naambadges uitdelen
2 personen
50
Programma toelichten
2 personen
51
Bezoekers naar stands verwijzen
3 personen
52
Openingswoord verzorgen
53
Workshops begeleiden
2 personen
54
Presentaties starten
55
Presentaties technisch ondersteunen
56
Koffie en thee serveren
2 personen
57
Hapjes serveren
2 personen
58
Dranken bijvullen
2 personen
59
Afvalbakken legen
2 personen
60
Toiletten tussentijds controleren
2 personen
61
Informatiemateriaal aanvullen
62
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
63
Gevonden voorwerpen registreren
64
Laatste bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

65
Exposanten helpen met afbouwen
4 personen
66
Standwanden demonteren
4 personen
67
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
68
Apparatuur uitschakelen
2 personen
69
Servies verzamelen
2 personen
70
Servies afwassen
2 personen
71
Koffiepunt schoonmaken
2 personen
72
Afval verzamelen
3 personen
73
Zaal schoonmaken
3 personen
74
Toiletten schoonmaken
2 personen
75
Bewegwijzering verwijderen
2 personen
76
Decoratie verwijderen
2 personen
77
Materialen terugbrengen
3 personen
78
Geleende materialen retourneren
2 personen
79
Overgebleven catering opslaan
2 personen
80
Aanwezigheidslijst archiveren
81
Contactaanvragen doorsturen
2 personen
82
Bedankbericht versturen
83
Foto's en documenten archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Informatiebalie
Exposantentafelsaantal 40
Bezoekerstafelsaantal 8
Stoelenaantal 120
Statafelsaantal 10
Standwandenaantal 40
Kapstokkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 10

Apparatuur

Laptopsaantal 3
Projector
Projectiescherm
HDMI-kabelsaantal 4
Verlengsnoerenaantal 10
Stekkerdozenaantal 10
USB-sticksaantal 5
Mobiele pinapparatenaantal 2
Portofoonsaantal 6
Telefoonladersaantal 6
Microfoon
Compacte luidsprekersaantal 2

Kantoorbenodigdheden

Naambadgehoudersaantal 350
Badgekoordenaantal 350
Klembordenaantal 8
Balpennenaantal 60
Markeerstiftenaantal 20
Permanentmarkersaantal 20
Plakbandrollenaantal 10
Schilderstapeaantal 8
Scharenaantal 8
Nietmachinesaantal 4
Notitieblokkenaantal 50
Documentbakkenaantal 12
Presentatiestandaardsaantal 12
Informatiefoldersaantal 500
Programmaflyersaantal 400
Bewegwijzeringsbordenaantal 20
Plattegrondenaantal 350
Aanmeldlijstenaantal 10
Clipboardsaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Theeglazenaantal 120
Waterglazenaantal 150
Bordenaantal 150
Gebaksvorkjesaantal 150
Koffielepelsaantal 120
Serveerplateausaantal 12
Waterkannenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 4
Opslagbakkenaantal 12
Serveerbestekaantal 12
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4

Decoratie

Gemeentevlaggenaantal 4
Vlaggenhoudersaantal 4
Ballonnenaantal 100
Ballonnenlintaantal 4
Tafellopersaantal 16
Plantenaantal 12
Naamkaartjesaantal 50

Verlichting

LED-tafellampenaantal 12
LED-lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Handvegersaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Schoonmaakdoekenaantal 24

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de exposanten vroeg: vraag per werkgever standinformatie, logo, contactpersoon en technische wensen op voordat je de plattegrond maakt. Houd een paar dagen ruimte tussen de sluiting van de aanmeldingen en het definitief toewijzen van standnummers.
Maak de ontvangstbalie het eerste vaste punt in de routing. Leg daar bezoekerslijsten, naambadgehouders, badgekoorden, klemborden en balpennen klaar; print de lijsten uiterlijk één werkdag vooraf.
Test presentaties met de echte laptops, projector, projectiescherm, HDMI-kabels en microfoon. Doe dat niet alleen op de ochtend zelf: controleer minimaal één dag eerder ook verlengsnoeren, stekkerdozen en compacte luidsprekers.
Stuur exposanten uiterlijk een week voor de banenmarkt een brief met aankomsttijd, standnummer, plattegrond, laad- en losafspraken en contactgegevens. Zo voorkom je dat meerdere werkgevers tegelijk bij de ontvangstbalie om dezelfde informatie vragen.
Bestel catering op basis van bevestigde aanmeldingen en houd rekening met dieetwensen die je vooraf hebt verzameld. Zet afvalbakken, statafels en waterpunten in de bezoekersroute en regel boodschappen niet pas op de openingsdag.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een banenmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Reserveer direct de locatie, nodig exposanten uit en open daarna de bezoekersaanmelding; plan de definitieve standindeling ongeveer 2 weken voor de datum.
Hoeveel exposanten passen er op een banenmarkt?: Dat hangt af van de zaal en de ruimte per stand. Reken naast exposantentafels en standwanden ook op loopruimte, ontvangst, workshops en zitplaatsen; maak de plattegrond uiterlijk 2 weken vooraf op schaal.
Wanneer moet je uitnodigingen voor een banenmarkt versturen?: Verstuur de eerste uitnodiging aan bezoekers 4 tot 6 weken vooraf. Stuur na elke aanmelding direct een bevestiging en sluit de registratie enkele dagen voor het evenement als je bezoekerslijsten en catering definitief moet maken.
Wanneer test je de techniek voor een banenmarkt?: Test de techniek minimaal 1 werkdag vooraf met alle presentatoren. Controleer laptops, projector, HDMI-kabels, microfoon, luidsprekers, verlengsnoeren en stekkerdozen; neem USB-sticks mee als reserve voor presentaties.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.