Eine Jobmesse der Gemeinde Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Jobmesse der Gemeinde müssen Aussteller, Besucher, Programm und Technik gleichzeitig vorbereitet werden. Beginnen Sie mit Datum, Ort und einer belastbaren Ausstellerliste, bevor Sie Einladungen und die Teilnehmerseite veröffentlichen. Danach folgen Anmeldung, Standaufteilung, Workshops, Beschilderung und Catering. Besonders häufig fehlen kurz vor dem Termin Ausstellerinformationen, Präsentationen, Kabel oder Namensschilder.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
2
Saal und Empfangstresen reservieren
3
Ausstellerliste zusammenstellen
2 Personen
4
Aussteller einladen
2 Personen
5
Teilnehmerseite veröffentlichen
2 Personen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
8
Anmeldebestätigungen versenden
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Ausstellerinformationen anfordern
2 Personen
11
Standaufteilung erstellen
2 Personen
12
Standnummern zuweisen
13
Ausstellerplan erstellen
2 Personen
14
Programm erstellen
2 Personen
15
Workshops planen
2 Personen
16
Sprecherinformationen sammeln
17
Präsentationen entgegennehmen
18
Technik testen
2 Personen
19
Beschilderung entwerfen
20
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
21
Besucherlisten drucken
22
Informationsmaterial drucken
2 Personen
23
Ausstellerbrief versenden
24
Catering bestellen
25
Einkaufen gehen
2 Personen
26
Getränke und gekühlte Produkte holen
2 Personen
27
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
28
Saalboden kontrollieren
2 Personen
29
Tische aufstellen
4 Personen
30
Stühle aufstellen
3 Personen
31
Standwände aufstellen
4 Personen
32
Standnummern aufhängen
2 Personen
33
Ausstellerpakete bereitlegen
2 Personen
34
Empfangstheke einrichten
2 Personen
35
Anmeldematerial bereitlegen
2 Personen
36
Beschilderung anbringen
2 Personen
37
Dekoration aufhängen
2 Personen
38
Präsentationsraum einrichten
3 Personen
39
Laptop und Projektor anschließen
2 Personen
40
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
41
Getränke kalt stellen
2 Personen
42
Snacks bereitstellen
2 Personen
43
Toiletten kontrollieren

Event

44
Aussteller empfangen
3 Personen
45
Aussteller zu den Ständen begleiten
2 Personen
46
Letzte Standskontrollen durchführen
2 Personen
47
Türen öffnen
2 Personen
48
Besucher registrieren
4 Personen
49
Namensschilder verteilen
2 Personen
50
Programm vorstellen
2 Personen
51
Besucher zu den Ständen leiten
3 Personen
52
Eröffnungsrede halten
53
Workshops betreuen
2 Personen
54
Präsentationen starten
55
Präsentationen technisch unterstützen
56
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
57
Snacks servieren
2 Personen
58
Getränke nachfüllen
2 Personen
59
Mülleimer leeren
2 Personen
60
Toiletten zwischendurch kontrollieren
2 Personen
61
Informationsmaterial auffüllen
62
Besucherfragen beantworten
2 Personen
63
Fundgegenstände registrieren
64
Letzte Besucher verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

65
Ausstellern beim Abbau helfen
4 Personen
66
Standwände abbauen
4 Personen
67
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
68
Geräte ausschalten
2 Personen
69
Geschirr sammeln
2 Personen
70
Geschirr abwaschen
2 Personen
71
Kaffeepunkt reinigen
2 Personen
72
Abfall sammeln
3 Personen
73
Saal reinigen
3 Personen
74
Toiletten reinigen
2 Personen
75
Beschilderung entfernen
2 Personen
76
Dekoration entfernen
2 Personen
77
Materialien zurückbringen
3 Personen
78
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
79
Übrig gebliebenes Catering einlagern
2 Personen
80
Anwesenheitsliste archivieren
81
Kontaktanfragen weiterleiten
2 Personen
82
Dankesnachricht versenden
83
Fotos und Dokumente archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

Informationsstand
Aussteller-TischeAnz. 40
BesuchertischeAnz. 8
StühleAnz. 120
StehtischeAnz. 10
StandwändeAnz. 40
KleiderständerAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 10

Ausstattung

LaptopsAnz. 3
Projektor
Projektionsleinwand
HDMI-KabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 10
USB-SticksAnz. 5
Mobile KartenzahlungsgeräteAnz. 2
FunkgeräteAnz. 6
TelefonladegeräteAnz. 6
Mikrofon
Kompakte LautsprecherAnz. 2

Büromaterial

NamensschildhalterAnz. 350
Bändchen für NamensschilderAnz. 350
KlemmbretterAnz. 8
KugelschreiberAnz. 60
MarkerAnz. 20
PermanentmarkerAnz. 20
KlebebandrollenAnz. 10
AbdeckbandAnz. 8
ScherenAnz. 8
TackerAnz. 4
NotizblöckeAnz. 50
DokumentenablagenAnz. 12
PräsentationsständerAnz. 12
InformationsbroschürenAnz. 500
ProgrammflyerAnz. 400
WegweiserAnz. 20
PläneAnz. 350
AnmeldelistenAnz. 10
KlemmbretterAnz. 6

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
TeegläserAnz. 120
WassergläserAnz. 150
TellerAnz. 150
GebäckgabelnAnz. 150
KaffeelöffelAnz. 120
ServierplattenAnz. 12
WasserkannenAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 12
ServierbesteckAnz. 12
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4

Dekoration

GemeindeflaggenAnz. 4
FahnenhalterAnz. 4
BallonsAnz. 100
BallonbandAnz. 4
TischläuferAnz. 16
PflanzenAnz. 12
NamensschilderAnz. 50

Beleuchtung

LED-TischlampenAnz. 12
LED-LichterkettenAnz. 4

Reinigung

HandfegerAnz. 3
MüllgreiferAnz. 2
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 8
PutzlappenAnz. 24

Catering

Einkäufe

Tipps

Bestätigen Sie Datum, Saal und Empfangstresen zuerst und reservieren Sie den Raum frühzeitig. Für die weitere Planung brauchen Sie außerdem eine realistische Zahl der Aussteller- und Besuchertische.
Fordern Sie von jedem Aussteller feste Angaben zu Standpersonal, Logo, Kurzbeschreibung und technischen Anforderungen an. Setzen Sie dafür eine Frist von mindestens 14 Tagen vor der Messe, damit Standplan und Ausstellerplan rechtzeitig fertig werden.
Veröffentlichen Sie die Teilnehmerseite, verschicken Sie Einladungen und bearbeiten Sie Anmeldungen in einem gemeinsamen Ablauf. Erfassen Sie Ernährungswünsche spätestens eine Woche vor der Veranstaltung, bevor Sie das Catering bestellen.
Planen Sie Workshops und Präsentationen erst nach der Rückmeldung der Sprecher. Testen Sie Projektor, Leinwand, Mikrofon, Lautsprecher, HDMI- und Verlängerungskabel spätestens am Vortag und halten Sie USB-Sticks als Ausweichlösung bereit.
Bereiten Sie Namensschilder, Besucherlisten, Informationsmaterial und Beschilderung vor dem Aufbautag vor. Am Veranstaltungstag helfen Informationsstand, Funkgeräte, Klemmbretter, Stifte, Klebeband und Scheren dabei, Änderungen schnell umzusetzen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Jobmesse der Gemeinde planen?: Beginnen Sie mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Ausstellergewinnung. Spätestens 14 Tage vor dem Termin sollten Standaufteilung, Programm und Ausstellerinformationen vorliegen.
Wann sollte man die Aussteller zu einer Jobmesse einladen?: Verschicken Sie die erste Einladung etwa 6 bis 8 Wochen vor der Messe. Geben Sie den Ausstellern eine verbindliche Rückmeldefrist von mindestens 14 Tagen, damit Stände und Namensschilder geplant werden können.
Was muss man bei der Anmeldung für eine Jobmesse abfragen?: Erfassen Sie Name, Kontaktdaten, Teilnehmerzahl und gegebenenfalls Ernährungswünsche. Schließen Sie die Anmeldung idealerweise 7 Tage vor der Veranstaltung, damit Bestätigungen, Besucherlisten und Cateringmengen stimmen.
Wann sollte die Technik für eine Jobmesse getestet werden?: Testen Sie Laptops, Projektor, Leinwand, Mikrofon, Lautsprecher und Kabel spätestens am Vortag. Prüfen Sie zusätzlich 30 Minuten vor dem Einlass die Präsentationen und die Stromversorgung an jedem vorgesehenen Technikplatz.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.