Cómo organizar una feria de empleo municipal

Una feria de empleo municipal empieza mucho antes de abrir las puertas: primero se fijan la fecha y el espacio, después se incorporan los expositores y finalmente se coordina la experiencia de los visitantes. El orden evita rehacer el plano de puestos, el programa o las acreditaciones a última hora. Reserva tiempo específico para recopilar datos de empresas y ponentes, probar la técnica y cerrar el catering. El día del evento, el punto de información y una persona responsable de incidencias mantienen el flujo bajo control.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
2
Reservar la sala y el mostrador de recepción
3
Preparar la lista de expositores
2 personas
4
Invitar a los expositores
2 personas
5
Publicar la página de participantes
2 personas
6
Enviar invitaciones
2 personas
7
Gestionar inscripciones
2 personas
8
Enviar confirmaciones de inscripción
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Solicitar información a los expositores
2 personas
11
Hacer el plano de puestos
2 personas
12
Asignar números de stand
13
Crear el plano de los expositores
2 personas
14
Elaborar el programa
2 personas
15
Programar talleres
2 personas
16
Recopilar información de los ponentes
17
Recibir presentaciones
18
Probar la técnica
2 personas
19
Diseñar la señalización
20
Preparar acreditaciones
2 personas
21
Imprimir listas de visitantes
22
Imprimir material informativo
2 personas
23
Enviar carta a los expositores
24
Pedir el catering
25
Hacer la compra
2 personas
26
Recoger bebidas y productos refrigerados
2 personas
27
Llevar materiales al lugar
3 personas
28
Comprobar el suelo del salón
2 personas
29
Montar mesas
4 personas
30
Colocar las sillas
3 personas
31
Instalar los paneles del stand
4 personas
32
Colgar los números de stand
2 personas
33
Preparar los paquetes de los expositores
2 personas
34
Montar el mostrador de recepción
2 personas
35
Preparar el material de registro
2 personas
36
Colgar señalización
2 personas
37
Colgar la decoración
2 personas
38
Preparar el espacio de presentación
3 personas
39
Conectar el portátil y el proyector
2 personas
40
Montar el punto de café
2 personas
41
Enfriar las bebidas
2 personas
42
Preparar los aperitivos
2 personas
43
Comprobar los baños

Evento

44
Recibir a los expositores
3 personas
45
Guiar a los expositores a sus stands
2 personas
46
Realizar las últimas comprobaciones de los puestos
2 personas
47
Abrir las puertas
2 personas
48
Registrar a los visitantes
4 personas
49
Repartir acreditaciones
2 personas
50
Presentar el programa
2 personas
51
Indicar a los visitantes los stands
3 personas
52
Dar el discurso de apertura
53
Guiar talleres
2 personas
54
Iniciar presentaciones
55
Dar soporte técnico a las presentaciones
56
Servir café y té
2 personas
57
Servir aperitivos
2 personas
58
Rellenar las bebidas
2 personas
59
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
60
Comprobar los baños periódicamente
2 personas
61
Reponer el material informativo
62
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
63
Registrar objetos perdidos
64
Acompañar a los últimos visitantes a la salida
2 personas

Seguimiento

65
Ayudar a los expositores a desmontar
4 personas
66
Desmontar los paneles del stand
4 personas
67
Recoger mesas y sillas
4 personas
68
Apagar el equipo
2 personas
69
Recoger la vajilla
2 personas
70
Lavar la vajilla
2 personas
71
Limpiar el rincón del café
2 personas
72
Recoger la basura
3 personas
73
Limpiar la sala
3 personas
74
Limpiar los baños
2 personas
75
Retirar la señalización
2 personas
76
Retirar la decoración
2 personas
77
Devolver los materiales
3 personas
78
Devolver el material prestado
2 personas
79
Guardar la catering sobrante
2 personas
80
Archivar la lista de asistencia
81
Reenviar solicitudes de contacto
2 personas
82
Enviar mensaje de agradecimiento
83
Archivar fotos y documentos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Punto de información
Mesas de expositorescant. 40
Mesas para visitantescant. 8
Sillascant. 120
Mesas altascant. 10
Paredes para standscant. 40
Percheroscant. 4
Papeleracant. 10

Equipo

Portátilescant. 3
Proyector
Pantalla de proyección
Cables HDMIcant. 4
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 10
Memorias USBcant. 5
Datáfonos móvilescant. 2
Walkie-talkiescant. 6
Cargadores de teléfonocant. 6
Micrófono
Altavoces compactoscant. 2

Material de oficina

Portanombrescant. 350
Cordones para acreditacionescant. 350
Portapapelescant. 8
Bolígrafoscant. 60
Rotuladores fosforescentescant. 20
Rotuladores permanentescant. 20
Rollos de cinta adhesivacant. 10
Cinta de pintorcant. 8
Tijerascant. 8
Grapadorascant. 4
Bloc de notascant. 50
Bandejas para documentoscant. 12
Soportes de presentacióncant. 12
Folletos informativoscant. 500
Folletos del programacant. 400
Carteles de señalizacióncant. 20
Planoscant. 350
Listas de inscripcióncant. 10
Portapapelescant. 6

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasos de técant. 120
Vasos para aguacant. 150
Platoscant. 150
Tenedores de postrecant. 150
Cucharillas de cafécant. 120
Bandejas para servircant. 12
Jarras de aguacant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 4
Cajas de almacenamientocant. 12
Cubiertos de serviciocant. 12
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4

Decoración

Banderas del municipiocant. 4
Soportes para banderascant. 4
Globoscant. 100
Cinta para globoscant. 4
Manteles runnerscant. 16
Plantascant. 12
Tarjetas de nombrecant. 50

Iluminación

Lámparas de mesa LEDcant. 12
Guirnaldas de luces LEDcant. 4

Limpieza

Escobas de manocant. 3
Recogedores de basuracant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 8
Paños de limpiezacant. 24

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, la sala y el mostrador de recepción antes de invitar a los expositores. Deja al menos 8 semanas para confirmar empresas, preparar comunicaciones y ajustar el aforo.
Pide a cada expositor su nombre, logotipo, persona de contacto y necesidades técnicas con un plazo de 3 semanas. Sin esos datos, el plano de puestos y la página de participantes quedan incompletos.
Diseña el plano cuando conozcas el número definitivo de puestos y asigna un número visible a cada uno. Reserva pasillos despejados y coloca el punto de información cerca de la entrada para resolver dudas desde el primer minuto.
Programa los talleres después de recopilar la información de los ponentes y recibe las presentaciones al menos 5 días antes. Prueba proyector, pantalla, micrófono, altavoces y cables el día anterior, no durante la apertura.
Envía la confirmación de inscripción con instrucciones prácticas y recoge las preferencias dietéticas antes de pedir el catering. Imprime las listas de visitantes, acreditaciones y material informativo como mínimo 24 horas antes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de empleo municipal?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Ese margen permite reservar la sala, invitar a los expositores, gestionar inscripciones y corregir el plano antes de imprimir la señalización.
¿Cuándo hay que confirmar a los expositores?: Procura cerrar la lista de expositores 3 semanas antes de la feria. Después podrás asignar números de stand, publicar la página de participantes y enviar la carta con horarios y montaje.
¿Cuándo se debe probar la parte técnica?: Haz una prueba completa al menos 24 horas antes y repite una comprobación breve 60 minutos antes de abrir. Verifica portátiles, proyector, pantalla, HDMI, regletas, micrófono y altavoces.
¿Cuándo hay que pedir el catering?: Recoge las preferencias dietéticas con la inscripción y confirma el pedido entre 5 y 7 días antes. Así puedes ajustar las cantidades y evitar que falten opciones el día de la feria.

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