Organiser un salon de l’emploi de la commune, étape par étape

Commencez par bloquer la date et la salle, puis construisez le salon autour des exposants et des besoins des visiteurs. La réussite dépend surtout d’un suivi précis : invitations, inscriptions, informations pratiques et plan des stands. Prévoyez ensuite le programme des ateliers, les supports imprimés et les tests techniques. Les oublis les plus fréquents concernent les informations tardives des exposants, les badges, la signalétique et l’accueil le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Réserver la salle et le comptoir d'accueil
3
Établir la liste des exposants
2 personnes
4
Inviter les exposants
2 personnes
5
Publier la page des participants
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Envoyer les confirmations d'inscription
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Demander les informations des exposants
2 personnes
11
Préparer le plan du stand
2 personnes
12
Attribuer les numéros de stand
13
Créer le plan du stand des exposants
2 personnes
14
Élaborer le programme
2 personnes
15
Planifier les ateliers
2 personnes
16
Rassembler les informations sur les intervenants
17
Recevoir les présentations
18
Tester la technique
2 personnes
19
Concevoir la signalétique
20
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
21
Imprimer les listes des visiteurs
22
Imprimer le matériel d’information
2 personnes
23
Envoyer la lettre aux exposants
24
Commander le catering
25
Faire les courses
2 personnes
26
Récupérer les boissons et les produits réfrigérés
2 personnes
27
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
28
Vérifier le sol de la salle
2 personnes
29
Installer les tables
4 personnes
30
Installer les chaises
3 personnes
31
Installer les parois des stands
4 personnes
32
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
33
Préparer les packs exposants
2 personnes
34
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
35
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes
36
Installer la signalétique
2 personnes
37
Installer la décoration
2 personnes
38
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
39
Brancher l’ordinateur portable et le projecteur
2 personnes
40
Mettre en place le point café
2 personnes
41
Mettre les boissons au frais
2 personnes
42
Préparer les en-cas
2 personnes
43
Vérifier les toilettes

Événement

44
Accueillir les exposants
3 personnes
45
Guider les exposants vers les stands
2 personnes
46
Effectuer les dernières vérifications des stands
2 personnes
47
Ouvrir les portes
2 personnes
48
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
49
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
50
Présenter le programme
2 personnes
51
Orienter les visiteurs vers les stands
3 personnes
52
Faire le discours d’ouverture
53
Encadrer les ateliers
2 personnes
54
Lancer les présentations
55
Assurer le support technique des présentations
56
Servir le café et le thé
2 personnes
57
Servir des amuse-bouches
2 personnes
58
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
59
Vider les poubelles
2 personnes
60
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
2 personnes
61
Ravitaillement en matériel d’information
62
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
63
Enregistrer les objets trouvés
64
Accompagner les derniers visiteurs à la sortie
2 personnes

Suivi

65
Aider les exposants à démonter
4 personnes
66
Démonter les cloisons du stand
4 personnes
67
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
68
Éteindre l’équipement
2 personnes
69
Rassembler la vaisselle
2 personnes
70
Faire la vaisselle
2 personnes
71
Nettoyer le point café
2 personnes
72
Rassembler les déchets
3 personnes
73
Nettoyer la salle
3 personnes
74
Nettoyer les toilettes
2 personnes
75
Retirer la signalétique
2 personnes
76
Retirer la décoration
2 personnes
77
Rapporter le matériel
3 personnes
78
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
79
Stocker la restauration restante
2 personnes
80
Archiver la liste de présence
81
Transmettre les demandes de contact
2 personnes
82
Envoyer un message de remerciement
83
Archiver les photos et les documents

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Bureau d’information
Tables des exposantsqté 40
Tables pour les visiteursqté 8
Chaisesqté 120
Tables hautesqté 10
Panneaux de standqté 40
Porte-manteauxqté 4
Poubellesqté 10

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Projecteur
Écran de projection
Câbles HDMIqté 4
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 10
Clés USBqté 5
Terminaux de paiement mobilesqté 2
Talkies-walkiesqté 6
Chargeurs de téléphoneqté 6
Microphone
Haut-parleurs compactsqté 2

Fournitures de bureau

Supports de badges nominatifsqté 350
Cordons pour badgesqté 350
Presse-papiersqté 8
Stylos à billeqté 60
Marqueursqté 20
Marqueurs permanentsqté 20
Rouleaux de ruban adhésifqté 10
Ruban de masquageqté 8
Ciseauxqté 8
Agrafeusesqté 4
Blocs-notesqté 50
Bacs à documentsqté 12
Présentoirsqté 12
Brochures d’informationqté 500
Flyers du programmeqté 400
Panneaux de signalisationqté 20
Plansqté 350
Listes d’inscriptionqté 10
Presse-papiersqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à théqté 120
Verres à eauqté 150
Assiettesqté 150
Fourchettes à gâteauqté 150
Cuillères à caféqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Carafes d’eauqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 4
Bacs de rangementqté 12
Couverts de serviceqté 12
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4

Décoration

Drapeaux de la communeqté 4
Porte-drapeauxqté 4
Ballonsqté 100
Ruban à ballonsqté 4
Chemins de tableqté 16
Plantesqté 12
Badges nominatifsqté 50

Éclairage

Lampes de table LEDqté 12
Guirlandes lumineuses LEDqté 4

Nettoyage

Balais à mainqté 3
Pinces à déchetsqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Chiffons de nettoyageqté 24

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date, la salle et le comptoir d’accueil avant d’inviter qui que ce soit. Gardez au moins 6 à 8 semaines pour réunir les exposants, publier la page des participants et traiter les inscriptions.
Demandez aux exposants leurs informations dès l’invitation : nom à afficher, description, besoins techniques et horaires d’arrivée. Relancez les retardataires 3 semaines avant le salon afin de finaliser le plan des stands.
Attribuez un numéro à chaque stand et envoyez le plan avec la lettre aux exposants au moins 7 jours avant l’événement. Indiquez aussi l’emplacement de l’accueil, des ateliers, des tables visiteurs et des prises électriques.
Fermez les inscriptions visiteurs 2 à 3 jours avant le salon pour imprimer les listes et préparer les confirmations. Prévoyez des badges, des porte-badges, des stylos et des presse-papiers à l’accueil, avec une réserve d’environ 10 %.
Testez le projecteur, l’écran, le microphone, les haut-parleurs, les câbles HDMI, les rallonges et les multiprises la veille. Chargez les ordinateurs, les talkies-walkies et les téléphones afin de ne pas chercher une solution technique pendant les ateliers.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon de l’emploi communal ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de confirmer la salle, recruter les exposants, gérer les inscriptions, préparer les stands et tester la technique.
Quand faut-il inviter les exposants pour un salon de l’emploi ?: Envoyez les invitations au moins 6 semaines avant la date prévue. Demandez leurs informations pratiques dès la réponse et relancez ceux qui n’ont pas répondu 3 semaines avant l’événement.
Quand préparer le plan des stands ?: Préparez une première version dès que la liste des exposants est suffisamment stable, puis finalisez-la 10 à 14 jours avant le salon. Envoyez le plan définitif avec les numéros de stand au plus tard 7 jours avant.
Que faut-il vérifier la veille d’un salon de l’emploi ?: Contrôlez la technique, les badges, les listes visiteurs, les documents d’information et la signalétique. Vérifiez aussi que le mobilier, les tables des exposants, les chaises, les poubelles et le catering sont bien prévus dans la salle.

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