Zo organiseer je een banenmarkt zonder last-minute chaos

Begin met de locatie, datum en openingstijden; die bepalen hoeveel werkgevers en bezoekers je kunt ontvangen. Nodig daarna werkgevers en bezoekers uit en werk met aparte aanmeldingen, zodat je gegevens, dieetwensen en verwachte aantallen bijhoudt. Zodra de inschrijvingen binnenkomen, deel je stands in en maak je een plattegrond met een logisch programma. Plan vervolgens vrijwilligers, leveringen en techniek. De laatste week draait vooral om controleren, afdrukken en duidelijke informatie op locatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Datum en tijden vastleggen
3
Werkgevers uitnodigen
2 personen
4
Bezoekersuitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldformulier openen
6
Werkgeversaanmeldingen verwerken
2 personen
7
Bezoekersaanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Werkgeversgegevens controleren
2 personen
10
Standplaatsen indelen
2 personen
11
Plattegrond maken
12
Parkeerinformatie versturen
13
Deelnemerslijst bijwerken
14
Presentatieprogramma samenstellen
2 personen
15
Sprekers bevestigen
16
Vrijwilligers inplannen
17
Leveringen bevestigen
18
Badges ontwerpen
19
Routeborden ontwerpen
20
Infopakketten samenstellen
2 personen
21
Badges afdrukken
2 personen
22
Plattegronden afdrukken
23
Routeborden afdrukken
24
Catering ophalen
2 personen
25
Boodschappen doen
2 personen
26
Materialen naar locatie brengen
3 personen
27
Locatie inspecteren
2 personen
28
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
29
Standwanden plaatsen
3 personen
30
Werkgeversstands inrichten
6 personen
31
Registratiebalie opbouwen
2 personen
32
Cateringtafel opbouwen
2 personen
33
Presentatiehoek inrichten
2 personen
34
Decoratie ophangen
2 personen
35
Routeborden plaatsen
2 personen
36
Techniek aansluiten
2 personen
37
Laptops en printers testen
2 personen
38
Dranken koud zetten
2 personen
39
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
40
Hapjes klaarzetten
2 personen

Event

41
Registratietafel bemannen
2 personen
42
Werkgevers ontvangen
2 personen
43
Bezoekers registreren
3 personen
44
Badges uitdelen
2 personen
45
Bezoekers informeren
2 personen
46
Werkgevers ondersteunen
2 personen
47
Presentaties aankondigen
48
Presentaties begeleiden
2 personen
49
Koffie en thee serveren
2 personen
50
Hapjes serveren
2 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Cateringtafels schoonhouden
53
Afvalbakken legen
2 personen
54
Voorraad controleren
55
Laatste bezoekers informeren
2 personen
56
Werkgevers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

57
Catering afbouwen
3 personen
58
Apparatuur uitschakelen
2 personen
59
Werkgeversmaterialen verzamelen
3 personen
60
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
61
Standwanden afbreken
3 personen
62
Afval verzamelen
3 personen
63
Servies afwassen
2 personen
64
Locatie schoonmaken
3 personen
65
Materialen terugbrengen
3 personen
66
Geleende spullen retourneren
2 personen
67
Overgebleven catering opruimen
2 personen
68
Registratiegegevens archiveren
69
Gevonden voorwerpen afhandelen
70
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 24
Stoelenaantal 120
Barkrukkenaantal 12
Registratiebalie
Kleedkamerschermenaantal 8
Afvalbakkenaantal 8
Kledingrekkenaantal 4

Apparatuur

Laptopsaantal 4
Printer
Beeldscherm
Presentatielaptop
Speakersaantal 2
Microfoon
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Stekkerdozenaantal 10
Verlengkabelsaantal 8
USB-sticksaantal 4

Papierwaren

Badgehoudersaantal 180
Lanyardsaantal 180
Klembordenaantal 20
Notitieblokkenaantal 150
Balpennenaantal 200
A4-papieraantal 3
Enveloppenaantal 200
Naamstickersaantal 200
Presentatiemappenaantal 20
Informatiefoldersaantal 500
Routebordenaantal 12
Plakbandaantal 6
Schaaraantal 4
Stiftenaantal 24

Decoratie

Banierenaantal 6
Vlaggenaantal 20
Tafelkledenaantal 24
Pijlenstickersaantal 30
Ballonnenaantal 100

Verlichting

LED-lampenaantal 8
Lichtslangenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Serveerschalenaantal 12
Koffiekannenaantal 4
Waterkannenaantal 6
Serveerlepelsaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 3
Messenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Opslagbakkenaantal 8

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 4
Microvezeldoekenaantal 20
Reinigingssprayaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de werkgeversindeling pas vast nadat je de aanmeldingen hebt gecontroleerd. Houd per stand de bedrijfsnaam, contactpersoon en benodigde tafelruimte bij en zet wijzigingen dagelijks in de deelnemerslijst.
Open het bezoekersformulier minimaal 3 weken voor de banenmarkt en stuur parkeerinformatie uiterlijk 3 dagen vooraf. Zo voorkom je dat bezoekers op de dag zelf naar route of parkeermogelijkheden moeten zoeken.
Maak naast de plattegrond een apart presentatieprogramma met spreker, onderwerp en starttijd. Test beeldscherm, presentatielaptop, speakers en microfoon minstens 1 uur voor opening.
Plan de registratiebalie met minimaal 2 vrijwilligers tijdens het eerste uur. Leg badges, badgehouders, lanyards, klemborden en pennen vooraf per deelnemer klaar; een printer met A4-papier helpt bij late wijzigingen.
Bevestig leveringen en catering uiterlijk 2 werkdagen van tevoren. Controleer op de ochtend zelf koffiezetapparaten, waterkokers, koelboxen, stekkerdozen, verlengkabels, afvalbakken en routeborden.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een banenmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Reserveer dan de locatie en datum, zodat je nog 4 tot 6 weken hebt om werkgevers uit te nodigen en bezoekersaanmeldingen te verzamelen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een banenmarkt?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per 50 bezoekers, met minstens 2 mensen bij de registratiebalie tijdens het eerste uur. Voeg iemand toe voor techniek en iemand die tijdens de markt aanspreekbaar is voor werkgevers.
Wanneer maak je de plattegrond van een banenmarkt?: Maak een eerste indeling zodra de werkgeversaanmeldingen binnen zijn en sluit de plattegrond 7 dagen voor de markt. Controleer daarna nog één keer tafels, stoelen, looproutes, presentatieruimte en stroompunten.
Wanneer stuur je de praktische informatie naar bezoekers?: Stuur de bevestiging met tijd, locatie, parkeren en programma uiterlijk 3 dagen vooraf. Stuur bij een wijziging van zaal, route of openingstijd meteen een nieuwe versie naar alle aangemelde bezoekers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.