Organiser un forum de l’emploi, étape par étape

Un forum de l’emploi se prépare d’abord avec une date, un lieu adapté et un objectif clair pour les employeurs comme pour les visiteurs. Commencez par inviter les entreprises, puis ouvrez les inscriptions des visiteurs afin d’estimer les besoins en espaces, badges, restauration et accueil. La réussite dépend ensuite d’un plan lisible, d’un programme confirmé et d’une équipe présente dès l’installation. Les dernières 48 heures servent surtout à vérifier les livraisons, les impressions, le stationnement et les informations transmises aux participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Fixer la date et les horaires
3
Inviter les employeurs
2 personnes
4
Envoyer les invitations aux visiteurs
2 personnes
5
Ouvrir le formulaire d’inscription
6
Traiter les inscriptions des employeurs
2 personnes
7
Traiter les inscriptions des visiteurs
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Vérifier les données des employeurs
2 personnes
10
Répartir les emplacements
2 personnes
11
Créer le plan
12
Envoyer les infos de parking
13
Mettre à jour la liste des participants
14
Composer le programme de présentation
2 personnes
15
Confirmer les intervenants
16
Planifier les bénévoles
17
Confirmer les livraisons
18
Concevoir les badges
19
Concevoir les panneaux d’orientation
20
Composer les dossiers d’information
2 personnes
21
Imprimer les badges
2 personnes
22
Imprimer les plans
23
Imprimer les panneaux d’itinéraire
24
Récupérer le catering
2 personnes
25
Faire les courses
2 personnes
26
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
27
Inspecter le lieu
2 personnes
28
Installer les tables et les chaises
4 personnes
29
Installer les parois des stands
3 personnes
30
Aménager les stands des employeurs
6 personnes
31
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
32
Monter la table de catering
2 personnes
33
Aménager le coin présentation
2 personnes
34
Installer la décoration
2 personnes
35
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
36
Brancher la technique
2 personnes
37
Tester les ordinateurs portables et les imprimantes
2 personnes
38
Mettre les boissons au frais
2 personnes
39
Préparer le café et le thé
2 personnes
40
Préparer les en-cas
2 personnes

Événement

41
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
42
Accueillir les employeurs
2 personnes
43
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
44
Distribuer les badges
2 personnes
45
Informer les visiteurs
2 personnes
46
Soutenir les employeurs
2 personnes
47
Annoncer les présentations
48
Animer les présentations
2 personnes
49
Servir le café et le thé
2 personnes
50
Servir des amuse-bouches
2 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Maintenir les tables de catering propres
53
Vider les poubelles
2 personnes
54
Vérifier les stocks
55
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
56
Faire ses adieux aux employeurs
2 personnes

Suivi

57
Démonter le catering
3 personnes
58
Éteindre l’équipement
2 personnes
59
Rassembler le matériel de l’employeur
3 personnes
60
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
61
Démonter les parois du stand
3 personnes
62
Rassembler les déchets
3 personnes
63
Faire la vaisselle
2 personnes
64
Nettoyer le lieu
3 personnes
65
Rapporter le matériel
3 personnes
66
Rendre les articles empruntés
2 personnes
67
Ranger la nourriture restante du catering
2 personnes
68
Archiver les données d'inscription
69
Gérer les objets trouvés
70
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 24
Chaisesqté 120
Tabourets de barqté 12
Comptoir d'inscription
Paravents de vestiaireqté 8
Poubellesqté 8
Portants à vêtementsqté 4

Équipement

Ordinateurs portablesqté 4
Imprimante
Écran
Ordinateur portable de présentation
Haut-parleursqté 2
Microphone
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Multiprisesqté 10
Rallongesqté 8
Clés USBqté 4

Papeterie

Porte-badgesqté 180
Lanyardsqté 180
Presse-papiersqté 20
Blocs-notesqté 150
Stylos à billeqté 200
Papier A4qté 3
Enveloppesqté 200
Étiquettes nominativesqté 200
Chemises de présentationqté 20
Brochures d’informationqté 500
Panneaux de directionqté 12
Ruban adhésifqté 6
Ciseauxqté 4
Marqueursqté 24

Décoration

Bannièresqté 6
Drapeauxqté 20
Nappesqté 24
Autocollants flèchesqté 30
Ballonsqté 100

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 12
Pichets à caféqté 4
Carafes d’eauqté 6
Cuillères de serviceqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteauxqté 6
Thermosqté 4
Bacs de rangementqté 8

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 4
Chiffons microfibresqté 20
Spray nettoyantqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le lieu et les horaires avant de lancer les invitations : prévoyez au minimum 6 à 8 semaines pour recruter les employeurs et organiser les inscriptions.
Demandez les besoins alimentaires lors de l’inscription, puis arrêtez les quantités de restauration 5 à 7 jours avant le forum. Gardez une marge de 10 % pour les imprévus.
Attribuez chaque emplacement avant de créer le plan. Envoyez le plan, les informations de parking et les horaires d’arrivée aux employeurs au moins 3 jours avant l’événement.
Préparez les badges, panneaux, plans et dossiers d’information au plus tard la veille. Imprimez quelques exemplaires supplémentaires : les modifications de dernière minute sont fréquentes.
Faites un contrôle technique 60 à 90 minutes avant l’ouverture : ordinateurs, imprimante, écran, son, microphone, multiprises et rallonges doivent être testés sur place.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un forum de l’emploi ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, confirmer les employeurs, traiter les inscriptions, répartir les emplacements et imprimer les supports.
Quand ouvrir les inscriptions pour un forum de l’emploi ?: Ouvrez d’abord les inscriptions des employeurs, puis celles des visiteurs dès que la date, les horaires et le lieu sont confirmés. Fermez ou vérifiez les inscriptions visiteurs 3 à 5 jours avant l’événement pour finaliser les badges et la restauration.
Que faut-il vérifier la veille d’un forum de l’emploi ?: Vérifiez les livraisons, le plan des emplacements, les intervenants, les bénévoles, les badges et les panneaux. Contrôlez aussi le stationnement et préparez les dossiers d’information afin de ne pas imprimer ou assembler dans l’urgence le matin même.
À quelle heure faut-il arriver pour installer un forum de l’emploi ?: Prévoyez au moins 90 minutes avant l’accueil du public, et davantage si les exposants installent leurs stands. Cette marge permet de disposer les tables et chaises, tester le matériel, installer l’accueil et corriger les problèmes de circulation.

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