Cómo organizar una feria de empleo sin perder el control
Una feria de empleo empieza mucho antes de abrir las puertas: primero necesitas cerrar el lugar, la fecha y la participación de las empresas. Después conviene abrir las inscripciones, comprobar los datos y asignar los puestos antes de preparar el plano, el programa y la información para visitantes. En los últimos días se concentran las tareas que suelen fallar: acreditaciones, señales, entregas, catering y equipos de presentación. Este plan reúne el trabajo en un orden práctico para llegar al día del evento con listas actualizadas y responsables claros.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar el lugar
- 2
Fijar la fecha y las horas
- 3
Invitar a los empleadores
2 personas
- 4
Enviar invitaciones a visitantes
2 personas
- 5
Abrir el formulario de inscripción
- 6
Gestionar las inscripciones de empleadores
2 personas
- 7
Gestionar las inscripciones de visitantes
2 personas
- 8
Recoger preferencias dietéticas
- 9
Comprobar los datos del empleador
2 personas
- 10
Asignar puestos
2 personas
- 11
Hacer el plano
- 12
Enviar la información de aparcamiento
- 13
Actualizar la lista de participantes
- 14
Preparar el programa de presentaciones
2 personas
- 15
Confirmar ponentes
- 16
Programar voluntarios
- 17
Confirmar entregas
- 18
Diseñar acreditaciones
- 19
Diseñar carteles de ruta
- 20
Preparar los paquetes informativos
2 personas
- 21
Imprimir acreditaciones
2 personas
- 22
Imprimir planos
- 23
Imprimir señales de ruta
- 24
Recoger el catering
2 personas
- 25
Hacer la compra
2 personas
- 26
Llevar materiales al lugar
3 personas
- 27
Inspeccionar el lugar
2 personas
- 28
Montar mesas y sillas
4 personas
- 29
Instalar los paneles del stand
3 personas
- 30
Montar los stands de empleadores
6 personas
- 31
Montar el mostrador de registro
2 personas
- 32
Montar la mesa de catering
2 personas
- 33
Montar el rincón de presentación
2 personas
- 34
Colgar la decoración
2 personas
- 35
Colocar señales de ruta
2 personas
- 36
Conectar la técnica
2 personas
- 37
Probar portátiles e impresoras
2 personas
- 38
Enfriar las bebidas
2 personas
- 39
Preparar café y té
2 personas
- 40
Preparar los aperitivos
2 personas
Evento
- 41
Atender la mesa de registro
2 personas
- 42
Recibir a los empleadores
2 personas
- 43
Registrar a los visitantes
3 personas
- 44
Repartir acreditaciones
2 personas
- 45
Informar a los visitantes
2 personas
- 46
Apoyar a los empleadores
2 personas
- 47
Anunciar presentaciones
- 48
Coordinar presentaciones
2 personas
- 49
Servir café y té
2 personas
- 50
Servir aperitivos
2 personas
- 51
Rellenar las bebidas
2 personas
- 52
Mantener limpias las mesas de catering
- 53
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 54
Comprobar el inventario
- 55
Informar a los últimos visitantes
2 personas
- 56
Despedir a los empleadores
2 personas
Seguimiento
- 57
Desmontar el catering
3 personas
- 58
Apagar el equipo
2 personas
- 59
Reunir materiales para empleadores
3 personas
- 60
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 61
Desmontar las paredes del stand
3 personas
- 62
Recoger la basura
3 personas
- 63
Lavar la vajilla
2 personas
- 64
Limpiar el lugar
3 personas
- 65
Devolver los materiales
3 personas
- 66
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 67
Recoger el catering sobrante
2 personas
- 68
Archivar los datos de registro
- 69
Gestionar objetos perdidos
- 70
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 24
- Sillascant. 120
- Taburetes de barcant. 12
- Mostrador de registro
- Biombos para vestuarioscant. 8
- Papeleracant. 8
- Percheroscant. 4
Equipo
- Portátilescant. 4
- Impresora
- Pantalla
- Portátil de presentación
- Altavocescant. 2
- Micrófono
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Regletascant. 10
- Cables alargadorescant. 8
- Memorias USBcant. 4
Artículos de papel
- Portabadgescant. 180
- Lanyardscant. 180
- Portapapelescant. 20
- Bloc de notascant. 150
- Bolígrafoscant. 200
- Papel A4cant. 3
- Sobrescant. 200
- Pegatinas con nombrecant. 200
- Carpetas de presentacióncant. 20
- Folletos informativoscant. 500
- Señales de rutacant. 12
- Cinta adhesivacant. 6
- Tijerascant. 4
- Rotuladorescant. 24
Decoración
- Banderascant. 6
- Banderascant. 20
- Mantelescant. 24
- Pegatinas de flechascant. 30
- Globoscant. 100
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 8
- Cables de lucescant. 4
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 180
- Tazas de cafécant. 80
- Platoscant. 180
- Cubiertoscant. 180
- Bandejas de servircant. 12
- Jarras de cafécant. 4
- Jarras de aguacant. 6
- Cucharones de servircant. 12
Cocina
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchilloscant. 6
- Termoscant. 4
- Cajas de almacenamientocant. 8
Limpieza
- Cuboscant. 4
- Fregonascant. 4
- Sets de escobacant. 3
- Recogedor y escobacant. 4
- Paños de microfibracant. 20
- Spray de limpiezacant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el lugar y el horario antes de invitar a empleadores o visitantes. Reserva también tiempo para montaje, registro y desmontaje; si solo confirmas las horas de apertura, el equipo llegará tarde a preparar mesas, sillas y señalización.
- Abre por separado las inscripciones de empresas y visitantes. Pide desde el principio los datos de contacto, necesidades dietéticas y requisitos técnicos, y fija una fecha límite al menos 7 días antes para poder corregir errores.
- No asignes los puestos hasta haber comprobado los datos de cada empleador. Cuando el plano esté cerrado, envía la ubicación de cada empresa y la información de aparcamiento; cambiar mesas o enchufes el mismo día provoca retrasos en el registro.
- Prepara el programa de presentaciones junto con las confirmaciones de los ponentes. Comprueba con 48 horas de antelación el portátil de presentación, la pantalla, los altavoces, el micrófono, las regletas y los cables alargadores.
- Imprime acreditaciones, planos y señales de ruta cuando la lista de participantes ya esté actualizada. Reserva un juego adicional de acreditaciones, papel A4 y bolígrafos para altas, cambios de nombre o visitantes que lleguen sin la información prevista.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de empleo?
- Empieza al menos 8 semanas antes si participan varias empresas. Reserva el lugar y fija la fecha al principio; deja las 2 últimas semanas para confirmar inscripciones, asignar puestos, cerrar el programa e imprimir materiales.
- ¿Cuándo deben abrirse las inscripciones para una feria de empleo?
- Ábrelas después de confirmar el lugar, el horario y las primeras empresas participantes, normalmente entre 6 y 8 semanas antes. Cierra los datos definitivos de empresas y visitantes al menos 7 días antes para preparar el plano, las acreditaciones y el catering.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para una feria de empleo?
- Calcula 1 persona en el mostrador de registro por cada 75 visitantes previstos y añade al menos 2 voluntarios para orientar, reponer materiales y resolver incidencias. Si hay presentaciones simultáneas, asigna una persona adicional por sala o zona técnica.
- ¿Cuándo se imprimen las acreditaciones y los planos?
- Imprímelos cuando la lista de participantes y la asignación de puestos estén confirmadas, idealmente entre 3 y 5 días antes. Guarda copias editables y prepara material extra para cambios de nombre o inscripciones de última hora.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!