Eine Jobmesse Schritt für Schritt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Location, Datum und Uhrzeiten zuerst fest und verschicke die Arbeitgeber-Einladungen frühzeitig. Für Anmeldungen solltest du ein konkretes Enddatum setzen, damit Standplätze und Teilnehmerlisten nicht bis zum Messetag offenbleiben.
• Prüfe die Arbeitgeberdaten, bevor du die Standplätze einteilst. Aktualisiere die Teilnehmerliste regelmäßig und erfasse Ernährungswünsche spätestens einige Tage vor dem Catering-Termin.
• Erstelle den Lageplan erst, wenn die Zahl der Arbeitgeber und die benötigte Ausstattung feststehen. Berücksichtige dabei Registrierungstheke, Sitzbereiche, Präsentationsfläche, Stromanschlüsse und gut sichtbare Wegeweiser.
• Bestätige Referenten, Präsentationsprogramm und technische Ausstattung spätestens eine Woche vorher. Teste Präsentationslaptop, Bildschirm, Lautsprecher, Mikrofon, Drucker und Verlängerungskabel nicht erst am Veranstaltungstag.
• Bereite Namensschilder, Badgehalter, Lanyards, Infopakete und ausgedruckte Lagepläne vor Beginn des Aufbaus vor. Plane zusätzlich eine Reserve an A4-Papier, Namensaufklebern und Kugelschreibern ein, weil Nachdrucke vor Ort häufig Zeit kosten.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Jobmesse organisieren?

Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Location, Datum und Arbeitgebern. Die letzten 7 Tage sollten nur noch Bestätigungen, Drucksachen, Lieferungen und der technische Test bleiben.

Wann sollte die Anmeldung für eine Jobmesse geöffnet werden?

Öffne die Arbeitgeberanmeldung, sobald Ort und Zeit feststehen, idealerweise 6 bis 8 Wochen vor der Messe. Die Besucheranmeldung kann anschließend starten, sobald Programm und teilnehmende Arbeitgeber ausreichend feststehen.

Wie viele Helfer braucht man für eine Jobmesse?

Plane mindestens eine Person für die Registrierung, eine für Technik und Ablauf sowie eine Ansprechperson für Arbeitgeber ein. Bei mehr als 100 Besuchern oder mehreren Präsentationen solltest du pro zusätzlichem Aufgabenbereich eine weitere Person einteilen.

Wann müssen Namensschilder und Lagepläne gedruckt werden?

Drucke Namensschilder, Wegeweiser und Lagepläne spätestens 2 bis 3 Tage vor der Jobmesse. So bleibt Zeit, Anmeldungen zu prüfen, Schreibfehler zu korrigieren und einige Exemplare als Reserve nachzudrucken.

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