Zo organiseer je een banenbeurs zonder last-minute chaos

Begin een banenbeurs niet met de aankleding, maar met het aantal deelnemende werkgevers en de beschikbare ruimte. Leg daarna de standindeling, het programma en de bezoekersregistratie vast. Werkgevers leveren vaak laat hun gegevens of presentatie aan, dus plan daar vaste controlemomenten voor. In de laatste week draait alles om bevestigen, afdrukken, techniek testen en duidelijke bewegwijzering. Met deze volgorde houd je overzicht van de eerste uitnodiging tot de ontvangst aan de registratietafel.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Deelnemende werkgevers benaderen
2 personen
3
Werkgevers registreren
2 personen
4
Standindeling maken
2 personen
5
Programma samenstellen
2 personen
6
Aanmeldformulier publiceren
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Socialmediaberichten plaatsen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Werkgeversgegevens controleren
2 personen
12
Presentaties ontvangen
13
Parkeerinformatie publiceren
14
Reserveringen bevestigen
15
Naambadges ontwerpen
16
Plattegrond ontwerpen
17
Routeborden voorbereiden
18
Badges afdrukken
2 personen
19
Informatiemateriaal afdrukken
2 personen
20
Boodschappen doen
2 personen
21
Materialen controleren
2 personen
22
Werkgevers herinneren
23
Catering voorbereiden
2 personen
24
Dranken koelen
2 personen
25
Bezoekerslijst klaarleggen

Event

26
Locatie openen
2 personen
27
Standplaatsen uitzetten
3 personen
28
Tafels opstellen
4 personen
29
Stoelen plaatsen
3 personen
30
Stands aankleden
4 personen
31
Banners ophangen
2 personen
32
Routeborden plaatsen
2 personen
33
Registratiebalie opbouwen
2 personen
34
Presentatieruimte inrichten
3 personen
35
Beamer en scherm aansluiten
2 personen
36
Microfoon testen
2 personen
37
Koffiepunt inrichten
2 personen
38
Hapjes klaarzetten
2 personen
39
Werkgevers ontvangen
3 personen
40
Werkgevers naar stands begeleiden
3 personen
41
Techniek per stand testen
3 personen
42
Registratiebalie bemannen
3 personen
43
Bezoekers verwelkomen
3 personen
44
Badges uitdelen
2 personen
45
Programma uitdelen
2 personen
46
Werkgevers informeren
2 personen
47
Opening aankondigen
48
Presentaties begeleiden
2 personen
49
Vragenpunt bemannen
2 personen
50
Koffie en thee serveren
2 personen
51
Hapjes serveren
2 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Afvalbakken legen
2 personen
54
Toiletten controleren
55
Fotomomenten begeleiden
56
Bezoekers naar stands verwijzen
2 personen
57
Werkgevers uitzwaaien
2 personen
58
Registratiebalie afsluiten
2 personen
59
Bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

60
Beamer uitschakelen
61
Apparatuur loskoppelen
2 personen
62
Stands afbreken
4 personen
63
Tafels en stoelen stapelen
4 personen
64
Overgebleven catering verpakken
2 personen
65
Servies afwassen
2 personen
66
Afval verzamelen
3 personen
67
Zaal schoonmaken
3 personen
68
Toiletten schoonmaken
2 personen
69
Decoratie verwijderen
2 personen
70
Materialen inventariseren
2 personen
71
Geleende spullen retourneren
2 personen
72
Werkgevers bedankmail sturen
73
Bezoekers opvolgmail sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 30
Stoelenaantal 120
Registratietafelaantal 2
Statafelsaantal 8
Tafelkleedaantal 30
Folderrekkenaantal 20
Afzetpalenaantal 8

Apparatuur

Laptopaantal 3
Beamer
Projectiescherm
Draadloze microfoonaantal 2
Luidsprekeraantal 2
Verdeelstekkeraantal 8
Verlengkabelaantal 10
Oplaadstationaantal 2
USB-stickaantal 4
Presentatieklikkeraantal 2
Printer
Kabelhaspelaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 120
Bordenaantal 120
Vorkenaantal 120
Messenaantal 120
Lepelsaantal 120

Keuken

Koffiezetapparaataantal 3
Waterkokeraantal 2
Thermoskanaantal 6
Koelboxaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveerlepelsaantal 12
Tangenaantal 8
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Isolatiethermosaantal 4

Decoratie

Bedrijfsbannersaantal 12
Welkomstbanner
Pijlbordaantal 12
Menubordaantal 3
Tafeldecoratieaantal 20
Naamkaarthoudersaantal 120

Verlichting

LED-lampaantal 12
Batterijenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Dweilaantal 3
Emmeraantal 3
Bezemaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Toiletborstelaantal 3

Drukwerk

Naambadgesaantal 150
Programmafoldersaantal 150
Pennenaantal 100
Notitieblokkenaantal 100
Clipboardsaantal 20
A4-papieraantal 2
Printercartridgesaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Benader werkgevers eerst en geef een uiterste aanmelddatum. Controleer daarna per werkgever naam, logo, contactpersoon, vacature-informatie en eventuele presentatie, zodat je niet op de beursdag nog gegevens hoeft te corrigeren.
Maak de standindeling pas definitief nadat je weet hoeveel werkgevers meedoen. Houd ruimte vrij voor looproutes, een registratietafel, statafels en afzetpalen; een plattegrond met standnummers voorkomt opstoppingen bij binnenkomst.
Zet de bezoekersregistratie uiterlijk enkele weken vooraf open en verzamel dieetwensen in hetzelfde formulier. Leg op de dag zelf de bezoekerslijst, badges en informatiemateriaal klaar en richt de registratietafel in vóór de eerste bezoeker arriveert.
Plan een aparte techniekcontrole voor laptop, beamer, projectiescherm, draadloze microfoon en luidspreker. Test ook verdeelstekkers, verlengkabels, kabelhaspel, USB-stick en presentatieklikker; een presentatie testen op beeld én geluid kost minder tijd dan improviseren tijdens het programma.
Bevestig werkgevers en reserveringen in de laatste week nogmaals en geef parkeerinformatie en routeborden tijdig door. Koel dranken pas volgens de cateringplanning, controleer servies en zet koffiezetapparaat, waterkoker en thermoskannen klaar voordat de ontvangst begint.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een banenbeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en werkgeversbenadering. Open de bezoekersaanmelding zodra het programma en de belangrijkste werkgevers vaststaan, meestal 4 tot 6 weken voor de beurs.
Hoeveel werkgevers heb je nodig voor een banenbeurs?: Dat hangt af van de ruimte en de doelgroep, maar bepaal eerst hoeveel tafels en stands passen zonder krappe looproutes. Vraag werkgevers uiterlijk 4 weken vooraf om definitief te bevestigen, zodat je de indeling en communicatie kunt afronden.
Wanneer stuur je uitnodigingen voor een banenbeurs?: Stuur de eerste uitnodiging 4 tot 6 weken voor de beurs en plaats daarna regelmatig socialmediaberichten. Verstuur een praktische herinnering met tijd, parkeerinformatie en locatie uiterlijk 3 dagen vooraf.
Wat moet je de dag voor een banenbeurs controleren?: Controleer de werkgeversgegevens, presentaties, badges, bezoekerslijst, plattegrond en routeborden. Test alle audiovisuele apparatuur en zet materialen, catering en dranken uiterlijk de avond ervoor per onderdeel klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.