Eine Jobmesse Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Jobmesse beginnt die Organisation nicht mit der Dekoration, sondern mit Datum, Ort und den passenden Arbeitgebern. Sobald die Unternehmen zugesagt haben, folgen Standaufteilung, Programm und Anmeldung in dieser Reihenfolge. Plane früh genug für Präsentationen, Namensschilder, Lageplan und technische Proben. Am Veranstaltungstag entscheiden ein schneller Empfang, gut sichtbare Routenschilder und geprüfte Technik darüber, ob Besucher sich zurechtfinden.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
- 2
Teilnehmende Arbeitgeber ansprechen
2 Personen
- 3
Arbeitgeber registrieren
2 Personen
- 4
Standaufteilung erstellen
2 Personen
- 5
Programm zusammenstellen
2 Personen
- 6
Anmeldeformular veröffentlichen
- 7
Einladungen verschicken
2 Personen
- 8
Social-Media-Beiträge posten
- 9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 10
Ernährungswünsche erfassen
- 11
Arbeitgeberdaten prüfen
2 Personen
- 12
Präsentationen entgegennehmen
- 13
Parkinformationen veröffentlichen
- 14
Reservierungen bestätigen
- 15
Namensschilder gestalten
- 16
Lageplan entwerfen
- 17
Routenschilder vorbereiten
- 18
Namensschilder drucken
2 Personen
- 19
Informationsmaterial drucken
2 Personen
- 20
Einkaufen gehen
2 Personen
- 21
Materialien prüfen
2 Personen
- 22
Arbeitgeber erinnern
- 23
Catering vorbereiten
2 Personen
- 24
Getränke kühlen
2 Personen
- 25
Besucherliste bereitlegen
Event
- 26
Location öffnen
2 Personen
- 27
Standplätze markieren
3 Personen
- 28
Tische aufstellen
4 Personen
- 29
Stühle aufstellen
3 Personen
- 30
Stände dekorieren
4 Personen
- 31
Banner aufhängen
2 Personen
- 32
Wegweiser aufstellen
2 Personen
- 33
Registrierungstresen aufbauen
2 Personen
- 34
Präsentationsraum einrichten
3 Personen
- 35
Beamer und Leinwand anschließen
2 Personen
- 36
Mikrofon testen
2 Personen
- 37
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
- 38
Snacks bereitstellen
2 Personen
- 39
Arbeitgeber empfangen
3 Personen
- 40
Arbeitgeber zu den Ständen begleiten
3 Personen
- 41
Technik pro Stand testen
3 Personen
- 42
Anmeldetresen besetzen
3 Personen
- 43
Besucher begrüßen
3 Personen
- 44
Namensschilder ausgeben
2 Personen
- 45
Programm verteilen
2 Personen
- 46
Arbeitgeber informieren
2 Personen
- 47
Eröffnung ankündigen
- 48
Präsentationen betreuen
2 Personen
- 49
Fragenpunkt besetzen
2 Personen
- 50
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 51
Snacks servieren
2 Personen
- 52
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 53
Mülleimer leeren
2 Personen
- 54
Toiletten kontrollieren
- 55
Fotomomente begleiten
- 56
Besucher zu den Ständen leiten
2 Personen
- 57
Arbeitgeber verabschieden
2 Personen
- 58
Registrierungstresen schließen
2 Personen
- 59
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 60
Beamer ausschalten
- 61
Geräte trennen
2 Personen
- 62
Stände abbauen
4 Personen
- 63
Tische und Stühle stapeln
4 Personen
- 64
Übrig gebliebenes Catering verpacken
2 Personen
- 65
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 66
Abfall sammeln
3 Personen
- 67
Saal reinigen
3 Personen
- 68
Toiletten reinigen
2 Personen
- 69
Dekoration entfernen
2 Personen
- 70
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 71
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 72
Dankesmail an Arbeitgeber senden
- 73
Nachfassmail an Besucher senden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 30
- StühleAnz. 120
- RegistrierungstischAnz. 2
- StehtischeAnz. 8
- TischdeckeAnz. 30
- ProspektständerAnz. 20
- AbsperrpfostenAnz. 8
Ausstattung
- LaptopAnz. 3
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Kabelloses MikrofonAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- VerteilersteckerAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 10
- LadestationAnz. 2
- USB-StickAnz. 4
- PräsentationsklickerAnz. 2
- Drucker
- KabeltrommelAnz. 2
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 120
- WassergläserAnz. 120
- TellerAnz. 120
- GabelnAnz. 120
- MesserAnz. 120
- LöffelAnz. 120
Küche
- KaffeemaschineAnz. 3
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskanneAnz. 6
- KühlboxAnz. 4
- ServierschalenAnz. 12
- ServierlöffelAnz. 12
- ZangenAnz. 8
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 3
- IsolierthermoskanneAnz. 4
Dekoration
- FirmenbannerAnz. 12
- Willkommensbanner
- PfeilschildAnz. 12
- SpeisetafelAnz. 3
- TischdekorationAnz. 20
- NamensschildhalterAnz. 120
Beleuchtung
- LED-LampeAnz. 12
- BatterienAnz. 24
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 12
- WischmoppAnz. 3
- EimerAnz. 3
- BesenAnz. 3
- Handfeger und KehrblechAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 6
- ToilettenbürsteAnz. 3
Drucksachen
- NamensschilderAnz. 150
- ProgrammhefteAnz. 150
- StifteAnz. 100
- NotizblöckeAnz. 100
- KlemmbretterAnz. 20
- A4-PapierAnz. 2
- DruckerpatronenAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Datum und Ort zuerst fest und sprich danach gezielt Arbeitgeber an. Bestätige Reservierungen schriftlich, bevor du die Standaufteilung und das Programm veröffentlichst.
- Veröffentliche das Anmeldeformular früh und bearbeite Anmeldungen laufend. Erfasse Ernährungswünsche spätestens eine Woche vor der Jobmesse, damit das Catering nicht kurzfristig angepasst werden muss.
- Fordere Präsentationen und Arbeitgeberdaten mit einer festen Frist an, zum Beispiel 7 Tage vor dem Termin. Prüfe Namen, Logos und Dateiformate, bevor du Informationsmaterial und Namensschilder druckst.
- Plane den Besucherweg vom Eingang bis zu den Ständen: Registrierungstisch, Lageplan und Routenschilder sollten zusammenpassen. Drucke Besucherliste, Namensschilder und wichtige Informationen spätestens am Vortag.
- Teste Beamer, Leinwand, Mikrofon, Lautsprecher und Präsentationsklicker vor dem Einlass. Lege Verlängerungskabel, Verteilerstecker, Kabeltrommel und eine Ladestation bereit, damit ein fehlendes Kabel nicht den Ablauf unterbricht.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Jobmesse organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und der Ansprache der Arbeitgeber. Spätestens 4 Wochen vor dem Termin sollten Anmeldung, Programm und Einladungen bereitstehen.
- Wie viele Arbeitgeber braucht man für eine Jobmesse?
- Das hängt von Raum und Zielgruppe ab, aber plane pro Arbeitgeber einen eigenen Standbereich mit Tisch und Sitzplätzen. Lege die endgültige Standaufteilung mindestens 2 Wochen vorher fest, sobald die Zusagen vorliegen.
- Wann sollte man die Technik für eine Jobmesse testen?
- Führe den vollständigen Techniktest am Vortag oder mindestens 2 Stunden vor dem Einlass durch. Prüfe dabei auch Präsentationen auf dem Laptop und halte USB-Stick, Verlängerungskabel und Verteilerstecker als Reserve bereit.
- Wann muss das Catering für eine Jobmesse bestellt werden?
- Bestätige die Reservierung mindestens 7 Tage vorher und übermittle dann die Zahl der angemeldeten Personen sowie Ernährungswünsche. Getränke solltest du am Veranstaltungstag frühzeitig kühlen und Kaffeezubehör vor dem Einlass kontrollieren.
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