Organiser un salon de l’emploi, étape par étape
Un salon de l’emploi se prépare d’abord avec les employeurs, puis avec le parcours des visiteurs. Fixez la date et le lieu avant de lancer les invitations, afin de connaître la capacité des stands, les besoins techniques et les possibilités de stationnement. Prévoyez ensuite les inscriptions, le plan des espaces et le programme. Les oublis les plus fréquents concernent les données des employeurs, les badges, les branchements électriques et les besoins alimentaires.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
- 2
Contacter les employeurs participants
2 personnes
- 3
Enregistrer les employeurs
2 personnes
- 4
Préparer le plan du stand
2 personnes
- 5
Établir le programme
2 personnes
- 6
Publier le formulaire d'inscription
- 7
Envoyer les invitations
2 personnes
- 8
Publier des messages sur les réseaux sociaux
- 9
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 10
Recueillir les besoins alimentaires
- 11
Vérifier les données des employeurs
2 personnes
- 12
Recevoir les présentations
- 13
Publier les informations de stationnement
- 14
Confirmer les réservations
- 15
Créer les badges nominatifs
- 16
Concevoir le plan
- 17
Préparer les panneaux de direction
- 18
Imprimer les badges
2 personnes
- 19
Imprimer le matériel d’information
2 personnes
- 20
Faire les courses
2 personnes
- 21
Vérifier le matériel
2 personnes
- 22
Rappeler les employeurs
- 23
Préparer le service traiteur
2 personnes
- 24
Refroidir les boissons
2 personnes
- 25
Préparer la liste des visiteurs
Événement
- 26
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 27
Délimiter les emplacements
3 personnes
- 28
Installer les tables
4 personnes
- 29
Installer les chaises
3 personnes
- 30
Décorer les stands
4 personnes
- 31
Installer les bannières
2 personnes
- 32
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
- 33
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
- 34
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
- 35
Brancher le vidéoprojecteur et l’écran
2 personnes
- 36
Tester le microphone
2 personnes
- 37
Mettre en place le point café
2 personnes
- 38
Préparer les en-cas
2 personnes
- 39
Accueillir les employeurs
3 personnes
- 40
Accompagner les employeurs jusqu’aux stands
3 personnes
- 41
Tester la technique par stand
3 personnes
- 42
Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
- 43
Accueillir les visiteurs
3 personnes
- 44
Distribuer les badges
2 personnes
- 45
Distribuer le programme
2 personnes
- 46
Informer les employeurs
2 personnes
- 47
Annoncer l'ouverture
- 48
Animer les présentations
2 personnes
- 49
Tenir le point d'information
2 personnes
- 50
Servir le café et le thé
2 personnes
- 51
Servir des amuse-bouches
2 personnes
- 52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 53
Vider les poubelles
2 personnes
- 54
Vérifier les toilettes
- 55
Encadrer les séances photo
- 56
Orienter les visiteurs vers les stands
2 personnes
- 57
Faire ses adieux aux employeurs
2 personnes
- 58
Fermer le comptoir d'inscription
2 personnes
- 59
Reconduire les visiteurs
2 personnes
Suivi
- 60
Éteindre le projecteur
- 61
Débrancher l’équipement
2 personnes
- 62
Démonter les stands
4 personnes
- 63
Empiler les tables et les chaises
4 personnes
- 64
Emballer le catering restant
2 personnes
- 65
Faire la vaisselle
2 personnes
- 66
Rassembler les déchets
3 personnes
- 67
Nettoyer la salle
3 personnes
- 68
Nettoyer les toilettes
2 personnes
- 69
Retirer la décoration
2 personnes
- 70
Inventorier le matériel
2 personnes
- 71
Rendre les articles empruntés
2 personnes
- 72
Envoyer un e-mail de remerciement aux employeurs
- 73
Envoyer un e-mail de suivi aux visiteurs
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 30
- Chaisesqté 120
- Table d'inscriptionqté 2
- Tables hautesqté 8
- Nappeqté 30
- Présentoirs à dépliantsqté 20
- Poteaux de balisageqté 8
Équipement
- Ordinateur portableqté 3
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Micro sans filqté 2
- Haut-parleurqté 2
- Multipriseqté 8
- Rallonge électriqueqté 10
- Station de rechargeqté 2
- Clé USBqté 4
- Cliqueur de présentationqté 2
- Imprimante
- Enrouleur de câbleqté 2
Vaisselle
- Tasses à caféqté 120
- Verres à eauqté 120
- Assiettesqté 120
- Fourchettesqté 120
- Couteauxqté 120
- Cuillèresqté 120
Cuisine
- Machine à caféqté 3
- Bouilloireqté 2
- Thermosqté 6
- Glacièreqté 4
- Plateaux de serviceqté 12
- Cuillères de serviceqté 12
- Pincesqté 8
- Planches à découperqté 3
- Couteaux à painqté 3
- Thermos isothermeqté 4
Décoration
- Bannières d'entrepriseqté 12
- Bannière de bienvenue
- Panneau de fléchageqté 12
- Panneau du menuqté 3
- Décoration de tableqté 20
- Porte-nomsqté 120
Éclairage
- Lampe LEDqté 12
- Pilesqté 24
Nettoyage
- Poubellesqté 12
- Serpillièreqté 3
- Seauqté 3
- Balaiqté 3
- Balayette et pelleqté 3
- Gants de nettoyageqté 6
- Brosse de toilettesqté 3
Imprimés
- Badges nominatifsqté 150
- Brochures du programmeqté 150
- Stylosqté 100
- Blocs-notesqté 100
- Presse-papiersqté 20
- Papier A4qté 2
- Cartouches d’imprimanteqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez 8 à 10 semaines avant le salon par la date, le lieu et la liste des employeurs à inviter. Demandez à chaque entreprise un contact référent, ses besoins de stand et ses informations de présentation.
- Bloquez le plan des stands avant d’ouvrir les inscriptions. Gardez un espace clairement identifié pour l’accueil, avec une table d’inscription, des badges et la liste des visiteurs attendus.
- Publiez le programme et le formulaire d’inscription au moins 3 semaines avant l’événement. Ajoutez les informations de stationnement et indiquez une date limite pour les besoins alimentaires.
- Vérifiez les données des employeurs 7 jours avant le salon et relancez ceux qui n’ont pas envoyé leur présentation. Cette vérification évite les erreurs sur les badges, le plan et les supports imprimés.
- Faites un test technique la veille : ordinateur, vidéoprojecteur, écran, micro, haut-parleur, rallonges et multiprises. Refroidissez les boissons et préparez le service café suffisamment tôt pour ne pas gérer ces tâches pendant l’accueil.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un salon de l’emploi ?
- Prévoyez idéalement 8 à 10 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer les employeurs, publier les inscriptions, établir le plan des stands et imprimer les supports.
- Quand faut-il inviter les employeurs à un salon de l’emploi ?
- Contactez-les 8 semaines avant la date prévue et fixez une date limite de confirmation environ 5 semaines avant. Relancez les retardataires 7 jours avant l’événement.
- Quand ouvrir les inscriptions des visiteurs ?
- Ouvrez le formulaire environ 3 semaines avant le salon et fermez-le 2 à 3 jours avant si vous devez préparer une liste nominative. Gardez une solution d’accueil pour les visiteurs non inscrits.
- Que faut-il vérifier la veille d’un salon de l’emploi ?
- Contrôlez le mobilier, les badges, la signalétique, les supports imprimés et tout le matériel audiovisuel. Faites un test complet des branchements et préparez les boissons, le café et la liste des visiteurs la veille.
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