Cómo organizar una feria de empleo sin perder el control

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra primero la lista de empresas participantes y comprueba sus datos antes de diseñar el plano. Así sabrás cuántos puestos, mesas, sillas y conexiones eléctricas necesitas, en lugar de improvisar cambios la víspera.
• Publica el formulario de inscripción con suficiente antelación y pregunta también por las preferencias dietéticas. Reserva un momento concreto para revisar las inscripciones y prepara una lista de visitantes antes de abrir las puertas.
• Diseña el recorrido pensando en tres puntos visibles: registro, puestos y zona de presentaciones. Imprime las acreditaciones, el material informativo y las señales de ruta antes del montaje; dejar la impresión para el mismo día suele causar retrasos.
• Prueba el proyector, la pantalla, el micrófono inalámbrico, el altavoz y el portátil antes de que lleguen las empresas. Cuenta las regletas, los alargadores y las estaciones de carga según el plano, y fija los cables con enrollacables para evitar tropiezos.
• Envía un recordatorio a cada empleador y confirma las reservas antes del evento. Prepara el catering y enfría las bebidas con tiempo: el café, el agua, las tazas, los vasos y los cubiertos deben estar listos antes de que empiece el registro.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de empleo?

Empieza al menos 8 semanas antes. Durante las primeras 2 semanas fija la fecha y el lugar y contacta con los empleadores; después reserva tiempo para inscripciones, plano, materiales y pruebas técnicas.

¿Cuándo debo cerrar la inscripción de las empresas?

Cierra la inscripción de los empleadores entre 3 y 4 semanas antes de la feria. Necesitas ese margen para comprobar sus datos, hacer el plano de puestos, preparar las acreditaciones y ajustar mesas, sillas y equipos.

¿Cuándo se preparan las acreditaciones y el material informativo?

Imprime las acreditaciones y el material informativo entre 5 y 7 días antes. Deja una copia de seguridad de los archivos en una memoria USB y revisa el número final de visitantes y empresas el día anterior.

¿Cuándo hay que probar el equipo audiovisual?

Haz una prueba completa como mínimo 1 día antes y vuelve a comprobar las conexiones al iniciar el montaje. Verifica el portátil, el proyector, la pantalla, el micrófono, el altavoz, las regletas y los cables alargadores.

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