Zo organiseer je een banenbeurs zonder losse eindjes

Begin met het vastleggen van datum, locatie en het aantal werkgevers en bezoekers dat je verwacht. Open daarna eerst de werkgeversregistratie en pas vervolgens de bezoekersaanmelding, zodat je programma en standindeling op echte gegevens zijn gebaseerd. Regel promotie, catering, techniek en vrijwilligers ruim vooruit. In de laatste week draait alles om controleren: badgegegevens, werkgeverspakketten, catering, parkeerinformatie en de werking van laptops, projectoren en microfoons.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Deelnemende werkgevers benaderen
3 personen
3
Werkgeversregistratie openen
2 personen
4
Bezoekersregistratie openen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
3 personen
6
Promotie op sociale media plaatsen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Werkgeversinformatie verzamelen
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
2 personen
10
Catering reserveren
2 personen
11
Dranklevering reserveren
2 personen
12
Printwerk bestellen
2 personen
13
Standindeling maken
3 personen
14
Programma samenstellen
2 personen
15
Vrijwilligers inplannen
2 personen
16
Parkeerinformatie publiceren
17
Toegankelijkheidsinformatie publiceren
18
Werkgevers bevestigen
2 personen
19
Aanwezigheidslijst controleren
2 personen
20
Badgegegevens controleren
2 personen
21
Werkgeverspakket samenstellen
3 personen
22
Bezoekersbadges sorteren
2 personen
23
Cateringbestelling controleren
2 personen
24
Boodschappen doen
3 personen
25
Materialen ophalen
3 personen
26
Dranken koud zetten
2 personen
27
Printwerk sorteren
2 personen
28
Locatie openen
2 personen
29
Entree en registratie opbouwen
4 personen
30
Standwanden plaatsen
4 personen
31
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
32
Werkgeversstands inrichten
6 personen
33
Bewegwijzering ophangen
3 personen
34
Presentatieruimte inrichten
3 personen
35
Geluidsinstallatie testen
2 personen
36
Koffiepunt inrichten
3 personen
37
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen

Event

38
Ontvangst werkgevers
4 personen
39
Registratiebalie bemannen
3 personen
40
Bezoekers verwelkomen
3 personen
41
Badges uitdelen
2 personen
42
Programma toelichten
2 personen
43
Werkgevers begeleiden
3 personen
44
Presentaties aankondigen
45
Presentaties begeleiden
2 personen
46
Koffie en thee serveren
3 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Hapjes aanvullen
3 personen
49
Afvalbakken legen
2 personen
50
Toiletten controleren
2 personen
51
Werkgeversvragen afhandelen
2 personen
52
Verloren voorwerpen registreren
53
Laatste bezoekers informeren
2 personen
54
Werkgevers uitchecken
3 personen

Nazorg

55
Presentatiemateriaal uitschakelen
2 personen
56
Werkgeversstands afbouwen
6 personen
57
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
58
Registratiebalie afbouwen
3 personen
59
Servies afwassen
3 personen
60
Locatie schoonmaken
4 personen
61
Afval afvoeren
2 personen
62
Materialen inventariseren
2 personen
63
Geleende materialen retourneren
2 personen
64
Werkgeversbedankbericht versturen
2 personen
65
Bezoekersbedankbericht versturen
2 personen
66
Aanmeldgegevens archiveren
67
Openstaande vragen beantwoorden
2 personen
68
Facturen controleren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Standtafelsaantal 30
Bezoekerstafelsaantal 8
Stoelenaantal 120
Registratiebalieaantal 2
Statafelsaantal 12
Standwandenaantal 30
Kledingrekkenaantal 4
Opbergkastenaantal 6

Apparatuur

Laptopsaantal 4
Tabletsaantal 4
Projectorenaantal 2
Projectieschermenaantal 2
Microfoonsaantal 3
Speakersaantal 4
Verlengsnoerenaantal 12
Stekkerdozenaantal 15
USB-opladersaantal 8
Beamerkabelsaantal 4
Wifi-versterkersaantal 3
Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Kassaladesaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 150
Glazenaantal 180
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerschalenaantal 20
Opscheplepelsaantal 12
Koffiekannenaantal 6
Waterkannenaantal 10

Decoratie

Bedrijfsnaambordenaantal 30
Welkomstbord
Programmapostersaantal 8
Pijlbordenaantal 20
Naamkaarthoudersaantal 40
Tafelkledenaantal 40
Vlaggenlijnenaantal 6
Plantenaantal 12
Posterframesaantal 12

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lichtstatievenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Thermoskannenaantal 8
Serveerplateausaantal 12
IJslepelsaantal 4
Koelelementenaantal 24
Kurkentrekkersaantal 3

Catering

Boodschappen

Registratie

Bezoekersbadgesaantal 700
Werkgeversbadgesaantal 100
Badgehoudersaantal 800
Lanyardsaantal 800
Aanmeldformulierenaantal 300
Pennenaantal 100
Clipboardsaantal 20
Naamstickersaantal 500
Bezoekersmappenaantal 500
Werkgeversmappenaantal 50
Polsbandjesaantal 500

Promotie

Programmaboekjesaantal 600
Plattegrondenaantal 600
Flyersaantal 1000
Notitieblokkenaantal 500
Tote bagsaantal 500
Visitekaartjeshoudersaantal 40
Pennenbakjesaantal 40
Promotiebannersaantal 8

Schoonmaak

Vuilnisbakkenaantal 12
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Toiletborstelsaantal 4
Handdoekdispensersaantal 4

Veiligheid

Zaklampenaantal 4
Afzetpalenaantal 12
Afzetlintaantal 4
Antislipmattenaantal 12

Gereedschap

Kabelbindersaantal 200
Ducttapeaantal 8
Schilderstapeaantal 12
Scharenaantal 8
Stanleymessenaantal 4
Meetlintenaantal 3
Inbussleutelsetsaantal 3
Steekwagensaantal 2

Kantoor

A4-papieraantal 5
Ordnersaantal 12
Notitieboekjesaantal 30
Markeerstiftenaantal 30
Whiteboardstiftenaantal 20
Papierversnipperaar
Labelprinter
Printer

Tips

Vraag werkgevers uiterlijk vier weken vooraf om hun definitieve bedrijfsnaam, contactpersoon, logo en vacature-informatie. Die gegevens heb je nodig voor badges, het programma en de werkgeverspakketten.
Maak de standindeling pas definitief nadat de werkgeversbevestigingen binnen zijn. Reserveer naast standtafels en standwanden ook ruimte voor de registratiebalie, bezoekerstafels en een duidelijke looproute.
Publiceer parkeer- en toegankelijkheidsinformatie tegelijk met de uitnodigingen. Bezoekers zoeken vaak pas op de dag zelf naar deze gegevens, dus zet ze ook in de bevestigingsmail.
Tel dieetwensen en het verwachte aantal bezoekers zeven dagen voor de beurs opnieuw. Controleer daarna de cateringbestelling, dranklevering, servies, koffiezetapparaten en waterkokers aan de hand van één actuele lijst.
Plan een technische test vóór de opbouw: controleer laptops, projectoren, projectieschermen, microfoons, speakers, verlengsnoeren, stekkerdozen en wifi. Leg reservekabels en USB-opladers bij de registratiebalie, niet verspreid over de stands.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een banenbeurs organiseren?: Begin minimaal twaalf weken vooraf met datum, locatie en werkgeverswerving. Open de registraties ongeveer acht weken vooraf en gebruik de laatste zeven dagen voor controles, badges, catering en techniek.
Hoeveel werkgevers heb je nodig voor een banenbeurs?: Dat hangt af van de ruimte en doelgroep, maar plan de standindeling op basis van het bevestigde aantal werkgevers en niet op basis van mondelinge toezeggingen. Houd vóór de beurs een definitieve aanwezigheidslijst bij, zodat je geen lege stands of te krappe looproutes krijgt.
Wanneer moet je de catering voor een banenbeurs bestellen?: Reserveer catering en dranklevering zodra je een realistische bezoekersprognose hebt, meestal zes tot acht weken vooraf. Bevestig aantallen en dieetwensen opnieuw zeven dagen voor de beurs.
Wat moet je op de dag van een banenbeurs controleren?: Controleer vóór opening de registratiebalie, bezoekersbadges, werkgeverspakketten, standtafels, stoelen, techniek en bewegwijzering. Plan minstens 60 minuten voor deze controle en houd vrijwilligers beschikbaar voor late wijzigingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.