Eine Jobmesse Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Jobmesse beginnt die Planung nicht mit der Werbung, sondern mit einem bestätigten Termin, einem passenden Ort und einer realistischen Zahl an Arbeitgebern. Danach öffnest du die Anmeldungen, sammelst Informationen für Stände und Ausweise und stellst Programm, Catering und Technik darauf ab. In den letzten Tagen entscheidet sich, ob die Registrierung reibungslos läuft: Anwesenheitslisten, Badge-Daten, Arbeitgeberpakete und Materialien müssen geprüft und sortiert sein.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
2
Teilnehmende Arbeitgeber ansprechen
3 Personen
3
Arbeitgeberregistrierung öffnen
2 Personen
4
Besucherregistrierung öffnen
2 Personen
5
Einladungen verschicken
3 Personen
6
Werbung in sozialen Medien posten
2 Personen
7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
8
Arbeitgeberinformationen sammeln
2 Personen
9
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
10
Catering reservieren
2 Personen
11
Getränkelieferung reservieren
2 Personen
12
Drucksachen bestellen
2 Personen
13
Standaufteilung erstellen
3 Personen
14
Programm zusammenstellen
2 Personen
15
Freiwillige einplanen
2 Personen
16
Parkinformationen veröffentlichen
17
Barrierefreiheitsinformationen veröffentlichen
18
Arbeitgeber bestätigen
2 Personen
19
Anwesenheitsliste kontrollieren
2 Personen
20
Badge-Daten prüfen
2 Personen
21
Arbeitgeberpaket zusammenstellen
3 Personen
22
Besucherausweise sortieren
2 Personen
23
Cateringbestellung prüfen
2 Personen
24
Einkaufen gehen
3 Personen
25
Materialien abholen
3 Personen
26
Getränke kalt stellen
2 Personen
27
Drucksachen sortieren
2 Personen
28
Location öffnen
2 Personen
29
Eingang und Registrierung aufbauen
4 Personen
30
Standwände aufstellen
4 Personen
31
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
32
Arbeitgeberstände einrichten
6 Personen
33
Beschilderung anbringen
3 Personen
34
Präsentationsraum einrichten
3 Personen
35
Beschallungsanlage testen
2 Personen
36
Kaffeebereich einrichten
3 Personen
37
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen

Event

38
Empfang der Arbeitgeber
4 Personen
39
Anmeldetresen besetzen
3 Personen
40
Besucher begrüßen
3 Personen
41
Namensschilder ausgeben
2 Personen
42
Programm vorstellen
2 Personen
43
Arbeitgeber begleiten
3 Personen
44
Präsentationen ankündigen
45
Präsentationen betreuen
2 Personen
46
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
47
Getränke nachfüllen
2 Personen
48
Snacks auffüllen
3 Personen
49
Mülleimer leeren
2 Personen
50
Toiletten kontrollieren
2 Personen
51
Arbeitgeberanfragen bearbeiten
2 Personen
52
Verlorene Gegenstände erfassen
53
Letzte Besucher informieren
2 Personen
54
Arbeitgeber auschecken
3 Personen

Nachbereitung

55
Präsentationsmaterial ausschalten
2 Personen
56
Arbeitgeberstände abbauen
6 Personen
57
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
58
Registrierungstheke abbauen
3 Personen
59
Geschirr abwaschen
3 Personen
60
Location reinigen
4 Personen
61
Abfall entsorgen
2 Personen
62
Materialien inventarisieren
2 Personen
63
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
64
Dankesnachricht an Arbeitgeber senden
2 Personen
65
Dankesnachricht an Besucher versenden
2 Personen
66
Anmeldedaten archivieren
67
Offene Fragen beantworten
2 Personen
68
Rechnungen prüfen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StehtischeAnz. 30
BesuchertischeAnz. 8
StühleAnz. 120
RegistrierungsthekeAnz. 2
StehtischeAnz. 12
StandwändeAnz. 30
KleiderständerAnz. 4
AufbewahrungsschränkeAnz. 6

Ausstattung

LaptopsAnz. 4
TabletsAnz. 4
ProjektorenAnz. 2
ProjektionsleinwändeAnz. 2
MikrofoneAnz. 3
LautsprecherAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 15
USB-LadegeräteAnz. 8
BeamerkabelAnz. 4
WLAN-VerstärkerAnz. 3
KühlboxenAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
KassenladeAnz. 2

Geschirr

KaffeetassenAnz. 150
GläserAnz. 180
TellerAnz. 150
BestecksetsAnz. 150
ServierschalenAnz. 20
ServierlöffelAnz. 12
KaffeekannenAnz. 6
WasserkannenAnz. 10

Dekoration

FirmenschilderAnz. 30
Willkommensschild
Programmatische PosterAnz. 8
WegweiserAnz. 20
NamensschildhalterAnz. 40
TischdeckenAnz. 40
WimpelkettenAnz. 6
PflanzenAnz. 12
PosterrrahmenAnz. 12

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 12
LichtstativeAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 4
MesserAnz. 6
ThermoskannenAnz. 8
ServierplattenAnz. 12
EislöffelAnz. 4
KühlelementeAnz. 24
KorkenzieherAnz. 3

Catering

Einkäufe

Registrierung

BesucherbadgesAnz. 700
Arbeitgeber-BadgesAnz. 100
BadgehalterAnz. 800
LanyardsAnz. 800
AnmeldeformulareAnz. 300
StifteAnz. 100
KlemmbretterAnz. 20
NamensaufkleberAnz. 500
BesuchermappenAnz. 500
ArbeitgebermappenAnz. 50
ArmbänderAnz. 500

Reinigung

MülleimerAnz. 12
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 12
ToilettenbürstenAnz. 4
HandtuchspenderAnz. 4

Sicherheit

TaschenlampenAnz. 4
AbsperrpfostenAnz. 12
AbsperrbandAnz. 4
Rutschfeste MattenAnz. 12

Werkzeug

KabelbinderAnz. 200
GewebeklebebandAnz. 8
AbdeckbandAnz. 12
ScherenAnz. 8
CuttermesserAnz. 4
MessbänderAnz. 3
Inbusschlüssel-SätzeAnz. 3
SackkarrenAnz. 2

Büro

A4-PapierAnz. 5
OrdnerAnz. 12
NotizbücherAnz. 30
MarkerAnz. 30
WhiteboardmarkerAnz. 20
Aktenvernichter
Etikettendrucker
Drucker

Tipps

Bestätige Datum und Ort zuerst und lege anschließend feste Fristen fest: Arbeitgeber sollten mehrere Wochen vor dem Termin registriert sein, Besucher können später eingeladen werden. So kennst du rechtzeitig die Standzahl und den Platzbedarf.
Sammle von jedem Arbeitgeber dieselben Angaben, etwa Ansprechpartner, Logo, benötigte Ausstattung und Ernährungswünsche. Prüfe die Daten vor dem Druck der Ausweise, denn nachträgliche Korrekturen kosten meist mehr Zeit als eine zweite Kontrollrunde.
Plane die Standaufteilung erst, wenn die Arbeitgeber weitgehend feststehen. Berücksichtige dabei Laufwege, Registrierungstheke, Besuchertische, Stehtische und ausreichend Strom für Laptops, Tablets und Präsentationstechnik.
Reserviere Catering und Getränkelieferung nach der erwarteten Besucherzahl und prüfe die Bestellung spätestens am Vortag. Häufig fehlen nicht die Speisen, sondern Kaffeekannen, Tassen, Gläser, Servierbesteck oder Kühlmöglichkeiten.
Veröffentliche Park- und Barrierefreiheitsinformationen zusammen mit der Einladung und wiederhole sie kurz vor dem Termin. Am Veranstaltungstag sollten Anwesenheitsliste, Besucherausweise, Arbeitgeberpakete, Verlängerungskabel und Ersatzmaterialien an einem festen Registrierungspunkt bereitliegen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Jobmesse organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. In dieser Zeit lassen sich Ort und Termin bestätigen, Arbeitgeber gewinnen, Anmeldungen öffnen sowie Catering, Drucksachen und Technik verbindlich reservieren.
Wann sollte die Anmeldung für Arbeitgeber geöffnet werden?: Öffne sie, sobald Termin, Ort und grundlegende Standkapazität feststehen, meist etwa 6 bis 8 Wochen vor der Messe. Setze eine Anmeldefrist mindestens 2 Wochen vor dem Termin, damit Standaufteilung und Ausweise erstellt werden können.
Wie viele Getränke braucht man für eine Jobmesse?: Für das erste Veranstaltungsstunde kannst du ungefähr 2 bis 3 Getränke pro Person einplanen, danach etwa 1 Getränk pro Person und Stunde. Rechne Arbeitgeber, Helfer und erwartete Besucher getrennt und halte zusätzlich Wasser für die Registrierung und die Stände bereit.
Was muss man am Tag vor der Jobmesse kontrollieren?: Prüfe am Vortag die Anwesenheitsliste, Badge-Daten, Arbeitgeberpakete, Cateringbestellung und alle abgeholten Materialien. Teste außerdem Projektoren, Mikrofone, Lautsprecher, WLAN und Verlängerungskabel, damit technische Probleme nicht erst beim Einlass auffallen.

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