Organiser un salon de l’emploi, étape par étape

Un salon de l’emploi se prépare d’abord avec les employeurs, puis avec les visiteurs et la logistique sur place. Commencez par confirmer la date et le lieu, avant d’ouvrir les inscriptions des entreprises et du public. Les informations recueillies servent ensuite à construire le plan des stands, les badges, le programme et les dossiers employeurs. Gardez les derniers jours pour les vérifications : présence des exposants, commande traiteur, matériel, stationnement et accessibilité.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Contacter les employeurs participants
3 personnes
3
Ouvrir l’inscription des employeurs
2 personnes
4
Ouvrir l’enregistrement des visiteurs
2 personnes
5
Envoyer les invitations
3 personnes
6
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Collecter les informations des employeurs
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
10
Réserver le catering
2 personnes
11
Réserver la livraison des boissons
2 personnes
12
Commander les imprimés
2 personnes
13
Préparer le plan du stand
3 personnes
14
Établir le programme
2 personnes
15
Planifier les bénévoles
2 personnes
16
Publier les informations de stationnement
17
Publier les informations d’accessibilité
18
Confirmer les employeurs
2 personnes
19
Vérifier la liste des présences
2 personnes
20
Vérifier les informations du badge
2 personnes
21
Composer le dossier employeur
3 personnes
22
Trier les badges visiteurs
2 personnes
23
Vérifier la commande traiteur
2 personnes
24
Faire les courses
3 personnes
25
Récupérer le matériel
3 personnes
26
Mettre les boissons au frais
2 personnes
27
Trier les impressions
2 personnes
28
Ouvrir le lieu
2 personnes
29
Installer l’entrée et l’accueil
4 personnes
30
Installer les parois des stands
4 personnes
31
Installer les tables et les chaises
5 personnes
32
Aménager les stands des employeurs
6 personnes
33
Installer la signalétique
3 personnes
34
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
35
Tester le système de sonorisation
2 personnes
36
Mettre en place le point café
3 personnes
37
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes

Événement

38
Accueil des employeurs
4 personnes
39
Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
40
Accueillir les visiteurs
3 personnes
41
Distribuer les badges
2 personnes
42
Présenter le programme
2 personnes
43
Accompagner les employeurs
3 personnes
44
Annoncer les présentations
45
Animer les présentations
2 personnes
46
Servir le café et le thé
3 personnes
47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
48
Ravitaillement des amuse-bouches
3 personnes
49
Vider les poubelles
2 personnes
50
Vérifier les toilettes
2 personnes
51
Traiter les questions des employeurs
2 personnes
52
Enregistrer les objets trouvés
53
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
54
Faire le check-out des employeurs
3 personnes

Suivi

55
Éteindre le matériel de présentation
2 personnes
56
Démonter les stands employeurs
6 personnes
57
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
58
Démonter le comptoir d'inscription
3 personnes
59
Faire la vaisselle
3 personnes
60
Nettoyer le lieu
4 personnes
61
Évacuer les déchets
2 personnes
62
Inventorier le matériel
2 personnes
63
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
64
Envoyer un message de remerciement aux employeurs
2 personnes
65
Envoyer le message de remerciement aux visiteurs
2 personnes
66
Archiver les données d’inscription
67
Répondre aux questions en attente
2 personnes
68
Vérifier les factures
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de standqté 30
Tables pour les visiteursqté 8
Chaisesqté 120
Comptoir d'inscriptionqté 2
Tables hautesqté 12
Panneaux de standqté 30
Portants à vêtementsqté 4
Armoires de rangementqté 6

Équipement

Ordinateurs portablesqté 4
Tablettesqté 4
Projecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Microphonesqté 3
Haut-parleursqté 4
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 15
Chargeurs USBqté 8
Câbles du projecteurqté 4
Répéteurs Wi-Fiqté 3
Glacièresqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Tiroirs-caissesqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 150
Verresqté 180
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 20
Louchesqté 12
Pichets à caféqté 6
Carafes d’eauqté 10

Décoration

Panneaux avec le nom de l’entrepriseqté 30
Panneau d’accueil
Affiches du programmeqté 8
Panneaux indicateursqté 20
Porte-nomsqté 40
Nappesqté 40
Guirlandes de fanionsqté 6
Plantesqté 12
Cadres d’affichesqté 12

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Pieds d’éclairageqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Thermosqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères à glaceqté 4
Pains de glaceqté 24
Tire-bouchonsqté 3

Catering

Courses

Inscription

Badges visiteursqté 700
Badges des employeursqté 100
Porte-badgesqté 800
Lanyardsqté 800
Formulaires d'inscriptionqté 300
Stylosqté 100
Presse-papiersqté 20
Étiquettes nominativesqté 500
Dossiers visiteursqté 500
Dossiers employeursqté 50
Braceletsqté 500

Promotion

Brochures du programmeqté 600
Plansqté 600
Flyersqté 1000
Blocs-notesqté 500
Tote bagsqté 500
Porte-cartes de visiteqté 40
Pots à stylosqté 40
Bannières promotionnellesqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 12
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Brosses de toilettesqté 4
Distributeurs de serviettesqté 4

Sécurité

Lampes de pocheqté 4
Poteaux de balisageqté 12
Ruban de balisageqté 4
Tapis antidérapantsqté 12

Outils

Serre-câblesqté 200
Ruban adhésifqté 8
Ruban de masquageqté 12
Ciseauxqté 8
Couteaux Stanleyqté 4
Mètres rubansqté 3
Jeux de clés Allenqté 3
Diablesqté 2

Bureau

Papier A4qté 5
Classeursqté 12
Carnetsqté 30
Marqueursqté 30
Marqueurs pour tableau blancqté 20
Destructeur de documents
Imprimante d'étiquettes
Imprimante

Conseils

Fixez la date et le lieu avant toute communication, puis ouvrez d’abord l’inscription des employeurs. Sans leur confirmation, le plan des stands et le programme restent difficiles à stabiliser.
Demandez à chaque employeur les informations qui figureront sur son badge et dans son dossier. Faites une relance au plus tard 7 jours avant le salon pour éviter les fiches incomplètes.
Traitez séparément les inscriptions visiteurs et les besoins alimentaires. Transmettez le nombre final au traiteur quelques jours avant l’événement et prévoyez une marge pour les changements de dernière minute.
Préparez le plan des stands après avoir confirmé les employeurs, puis vérifiez les tables, chaises, panneaux, rallonges et multiprises. Les câbles et les chargeurs sont souvent oubliés alors qu’ils sont nécessaires dès l’installation.
Envoyez avant l’ouverture les informations de stationnement et d’accessibilité, puis organisez l’accueil avec les badges triés et la liste des présences. Prévoyez aussi les bénévoles pour orienter les visiteurs et répondre aux questions pratiques.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un salon de l’emploi ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les employeurs, le lieu, le traiteur et le matériel doivent être confirmés avant de communiquer largement.
Quand ouvrir les inscriptions des employeurs ?: Ouvrez-les dès que la date et le lieu sont confirmés, idéalement 6 à 8 semaines avant le salon. Fixez une date limite environ 3 semaines avant l’événement pour pouvoir établir le plan des stands.
Combien de temps avant faut-il envoyer les invitations aux visiteurs ?: Envoyez une première invitation 4 à 6 semaines avant le salon, puis un rappel 7 jours avant. Le dernier message doit rappeler l’horaire, l’accès, le stationnement et les modalités d’accueil.
Que vérifier la veille d’un salon de l’emploi ?: Vérifiez la présence des employeurs, les badges, le dossier de chaque exposant, la commande traiteur et le matériel récupéré. Faites cette vérification au plus tard la veille au matin afin de pouvoir corriger un oubli.

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