Cómo organizar una feria de empleo sin perder el control

Una feria de empleo se organiza en varias fases y el orden importa: primero se cierra la fecha y el lugar, después se confirman las empresas y se abren los registros. Mientras llegan las inscripciones, hay que diseñar los puestos, preparar el programa y coordinar equipos, catering y voluntarios. Los problemas suelen aparecer al final, cuando faltan datos para las acreditaciones, conexiones eléctricas o información clara sobre aparcamiento y accesibilidad. Este plan reúne 68 tareas y 97 elementos para llegar al día del evento con todo comprobado.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
2
Contactar a los empleadores participantes
3 personas
3
Abrir el registro de empleadores
2 personas
4
Abrir registro de visitantes
2 personas
5
Enviar invitaciones
3 personas
6
Publicar promoción en redes sociales
2 personas
7
Gestionar inscripciones
2 personas
8
Recopilar información de los empleadores
2 personas
9
Recoger preferencias dietéticas
2 personas
10
Reservar el catering
2 personas
11
Reservar la entrega de bebidas
2 personas
12
Encargar impresión
2 personas
13
Hacer el plano de puestos
3 personas
14
Elaborar el programa
2 personas
15
Programar voluntarios
2 personas
16
Publicar información de estacionamiento
17
Publicar información de accesibilidad
18
Confirmar a los empleadores
2 personas
19
Comprobar la lista de asistencia
2 personas
20
Comprobar los datos de la acreditación
2 personas
21
Preparar el paquete para empleadores
3 personas
22
Clasificar las acreditaciones de visitantes
2 personas
23
Revisar el pedido de catering
2 personas
24
Hacer la compra
3 personas
25
Recoger los materiales
3 personas
26
Enfriar las bebidas
2 personas
27
Clasificar el material impreso
2 personas
28
Abrir la ubicación
2 personas
29
Montar la entrada y el registro
4 personas
30
Instalar los paneles del stand
4 personas
31
Colocar mesas y sillas
5 personas
32
Montar los stands de empleadores
6 personas
33
Colgar señalización
3 personas
34
Preparar el espacio de presentación
3 personas
35
Probar el sistema de sonido
2 personas
36
Montar el punto de café
3 personas
37
Preparar el buffet de catering
3 personas

Evento

38
Recepción de empleadores
4 personas
39
Atender la mesa de registro
3 personas
40
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
41
Repartir acreditaciones
2 personas
42
Presentar el programa
2 personas
43
Guiar a los empleadores
3 personas
44
Anunciar presentaciones
45
Coordinar presentaciones
2 personas
46
Servir café y té
3 personas
47
Rellenar las bebidas
2 personas
48
Reponer los aperitivos
3 personas
49
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
50
Comprobar los baños
2 personas
51
Resolver las consultas de los empleadores
2 personas
52
Registrar objetos perdidos
53
Informar a los últimos visitantes
2 personas
54
Hacer el check-out de los empleadores
3 personas

Seguimiento

55
Apagar el material de presentación
2 personas
56
Desmontar los stands de los empleadores
6 personas
57
Recoger mesas y sillas
5 personas
58
Desmontar el mostrador de registro
3 personas
59
Lavar la vajilla
3 personas
60
Limpiar el lugar
4 personas
61
Retirar los residuos
2 personas
62
Inventariar materiales
2 personas
63
Devolver el material prestado
2 personas
64
Enviar mensaje de agradecimiento a los empleadores
2 personas
65
Enviar mensaje de agradecimiento a los visitantes
2 personas
66
Archivar datos de inscripción
67
Responder las preguntas pendientes
2 personas
68
Revisar las facturas
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas altascant. 30
Mesas para visitantescant. 8
Sillascant. 120
Mostrador de registrocant. 2
Mesas altascant. 12
Paredes para standscant. 30
Percheroscant. 4
Armarios de almacenamientocant. 6

Equipo

Portátilescant. 4
Tabletscant. 4
Proyectorescant. 2
Pantallas de proyeccióncant. 2
Micrófonoscant. 3
Altavocescant. 4
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 15
Cargadores USBcant. 8
Cables para proyectorcant. 4
Amplificadores wificant. 3
Neveras portátilescant. 6
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Bandejas de cajacant. 2

Vajilla

Tazas de cafécant. 150
Vasoscant. 180
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Bandejas de servircant. 20
Cucharonescant. 12
Jarras de cafécant. 6
Jarras de aguacant. 10

Decoración

Carteles con el nombre de la empresacant. 30
Cartel de bienvenida
Pósteres del programacant. 8
Carteles direccionalescant. 20
Portatarjetas de nombrecant. 40
Mantelescant. 40
Guirnaldascant. 6
Plantascant. 12
Marcos para pósterescant. 12

Iluminación

Lámparas LEDcant. 12
Trípodes de iluminacióncant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchilloscant. 6
Termoscant. 8
Bandejas para servircant. 12
Cucharillas para heladocant. 4
Acumuladores de fríocant. 24
Sacacorchoscant. 3

Catering

Compras

Registro

Credenciales para visitantescant. 700
Credenciales de empleadorescant. 100
Portabadgescant. 800
Lanyardscant. 800
Formularios de inscripcióncant. 300
Bolígrafoscant. 100
Portapapelescant. 20
Pegatinas con nombrecant. 500
Carpetas para visitantescant. 500
Carpetas para empleadorescant. 50
Pulserascant. 500

Promoción

Programascant. 600
Planoscant. 600
Folletoscant. 1000
Bloc de notascant. 500
Bolsas totecant. 500
Portatarjetascant. 40
Portalápicescant. 40
Banners promocionalescant. 8

Limpieza

Papelelerascant. 12
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 4
Guantes de limpiezacant. 12
Escobillas de bañocant. 4
Dispensadores de toallascant. 4

Seguridad

Linternascant. 4
Postes separadorescant. 12
Cinta de balizamientocant. 4
Alfombrillas antideslizantescant. 12

Herramientas

Bridascant. 200
Cinta americanacant. 8
Cinta de pintorcant. 12
Tijerascant. 8
Cúterescant. 4
Cintas métricascant. 3
Juegos de llaves Allencant. 3
Carros de manocant. 2

Oficina

Papel A4cant. 5
Carpetas archivadorascant. 12
Cuadernoscant. 30
Rotuladores fosforescentescant. 30
Rotuladores para pizarra blancacant. 20
Destructora de papel
Impresora de etiquetas
Impresora

Consejos

Empieza cerrando la fecha y la ubicación antes de anunciar nada. Deja margen para confirmar el número de empresas, visitantes previstos y necesidades de espacio antes de encargar impresiones o reservar el catering.
Abre por separado el registro de empleadores y el de visitantes. Solicita desde el principio los datos que necesitarás para las acreditaciones y pregunta por preferencias dietéticas antes de confirmar el pedido de comida.
Diseña el plano de puestos cuando ya tengas una previsión realista de participantes. Reserva espacio para el mostrador de registro, mesas para visitantes, sillas, almacenamiento y pasillos suficientemente amplios.
No dejes la parte técnica para el último día. Comprueba con antelación portátiles, proyectores, micrófonos, altavoces, cables alargadores, regletas, cargadores USB y la cobertura wifi en cada zona.
En la última revisión, compara las inscripciones con la lista de asistencia y revisa los datos de cada acreditación. Prepara el paquete para empleadores, clasifica las acreditaciones de visitantes y confirma la entrega de bebidas, el catering y la recogida de materiales.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de empleo?: Empieza al menos 8 semanas antes para confirmar la fecha, el lugar y las empresas participantes. Abre los registros cuanto antes y reserva catering, bebidas e impresión cuando tengas una previsión fiable de asistentes.
¿Cuándo se debe abrir el registro de empresas y visitantes?: El registro de empleadores puede abrirse después de confirmar a las primeras empresas, normalmente entre 6 y 8 semanas antes. El de visitantes conviene abrirlo entre 4 y 6 semanas antes, cuando ya puedas publicar el programa y la información del lugar.
¿Qué hay que comprobar el día anterior a una feria de empleo?: Revisa la lista de asistencia, los datos de las acreditaciones, el plano de puestos y el pedido de catering. También prueba durante al menos 30 minutos los proyectores, micrófonos, altavoces, conexiones wifi y equipos de registro.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una feria de empleo?: Como referencia, asigna 1 voluntario por cada 50 visitantes previstos, además de una persona responsable del registro y otra para coordinar a los empleadores. Ajusta la cifra si el recinto tiene varias entradas o zonas separadas.

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