Zo organiseer je een balkonconcert

Een balkonconcert vraagt om een strakke volgorde: eerst controleer je veiligheid, geluidsregels en ruimte, daarna leg je artiesten en apparatuur vast. Informeer buren ruim vooraf en verzamel aanmeldingen, dieetwensen en een alternatief bij slecht weer. Op de dag zelf bouw je geluid en verlichting op, richt je buffet en zitplaatsen in en test je alle microfoons voordat de artiesten arriveren. Zo voorkom je dat kabels, stroom of regen pas op het laatste moment problemen geven.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Balkonveiligheid controleren
2 personen
2
Geluidsregels controleren
3
Buren vooraf informeren
4
Artiesten vastleggen
5
Uitnodigingen versturen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Stoelen en tafels reserveren
9
Geluidsapparatuur reserveren
10
Weersverwachting controleren
11
Slechtweerplan bepalen
2 personen
12
Artiëntenprogramma bevestigen
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Geluidsapparatuur ophalen
2 personen
15
Dranken koelen
2 personen
16
Servies en materialen klaarzetten
2 personen
17
Balkon en entree schoonmaken
2 personen
18
Stoelen en tafels opstellen
3 personen
19
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
20
Microfoons aansluiten
2 personen
21
Verlichting ophangen
2 personen
22
Buffettafels inrichten
2 personen
23
Hapjes voorbereiden
3 personen
24
Geluidscheck uitvoeren
3 personen

Event

25
Artiesten ontvangen
2 personen
26
Bezoekers ontvangen
3 personen
27
Programma aankondigen
28
Eerste optreden begeleiden
2 personen
29
Hapjes serveren
2 personen
30
Dranken bijvullen
2 personen
31
Tweede optreden begeleiden
2 personen
32
Pauzeplek en entree controleren
33
Derde optreden begeleiden
2 personen
34
Laatste optreden begeleiden
2 personen
35
Bezoekers veilig laten vertrekken
2 personen

Nazorg

36
Geluidsapparatuur afbreken
3 personen
37
Afval verzamelen
3 personen
38
Servies afwassen
2 personen
39
Balkon en entree schoonmaken
2 personen
40
Meubilair terugbrengen
2 personen
41
Geluidsapparatuur retourneren
2 personen
42
Verlichting en decoratie opruimen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 40
Tafelsaantal 4
Buffettafelsaantal 2
Krukkenaantal 4

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
DI-boxenaantal 2
Muziekinstrumentenaantal 2
Instrumentkabelsaantal 6
XLR-kabelsaantal 6
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Kabelgotenaantal 6
Regendichte afdekhoezenaantal 4
Gaffer tapeaantal 4

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 4
Ledlampenaantal 6
Lichtstatievenaantal 2

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 4
Tafelkledenaantal 4
Podiumdoekenaantal 2
Programmapostersaantal 6

Servies

Drinkglazenaantal 50
Wijnglazenaantal 30
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Koffiekopjesaantal 30

Keuken

Koelboxenaantal 4
Serveerbladenaantal 6
Scharenaantal 2
Tangenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 2
Bezemsetsaantal 2
Dweilenaantal 2
Handvegersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer het balkon vroeg op draagkracht, vrije doorgangen en een veilige plek voor stoelen, tafels en speakers. Houd entree en vluchtwegen vrij en leg kabels vast in kabelgoten voordat bezoekers komen.
Regel artiesten en geluidsapparatuur niet tegelijk op het laatste moment: bevestig het programma vooraf en plan de geluidscheck minimaal 60 minuten voor de eerste optredenstijd.
Informeer buren voordat je uitnodigingen verstuurt en controleer de lokale geluidsregels. Geef een duidelijk eindtijdstip door, zodat klachten niet pas tijdens het concert ontstaan.
Maak uiterlijk de dag ervoor een weersbesluit: bepaal waar artiesten, speakers en gasten heen gaan bij regen en controleer de verwachting opnieuw op de ochtend zelf.
Zet drankglazen, borden en bestek klaar vóór je hapjes opmaakt. Koel dranken enkele uren vooraf en houd servies en dieetopties apart herkenbaar op de buffettafels.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een balkonconcert organiseren?: Begin minimaal 6 weken vooraf met balkonveiligheid, geluidsregels, buren en artiesten. Verstuur uitnodigingen ongeveer 3 tot 4 weken van tevoren, zodat je aanmeldingen en dieetwensen tijdig verwerkt.
Hoe vroeg moet je de geluidsinstallatie opbouwen voor een balkonconcert?: Bouw speakers, mengpaneel, microfoons en kabels minimaal 2 uur voor de start op. Plan daarna minstens 60 minuten voor een volledige geluidscheck, inclusief microfoons en muziekinstrumenten.
Wat doe je bij slecht weer tijdens een balkonconcert?: Neem uiterlijk de dag ervoor een besluit over je slechtweerplan en controleer de verwachting opnieuw op de ochtend zelf. Verplaats alleen naar een vooraf gecontroleerde plek waar stroom, apparatuur en publieksruimte veilig blijven.
Hoeveel drank heb je nodig voor een balkonconcert?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 tot 2 per uur. Tel extra water mee en stem de voorraad af op de duur van het programma en het aantal aanmeldingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.