Organiser un concert au balcon sans rien laisser au hasard

Un concert au balcon se prépare d’abord comme un accueil de public, puis comme un spectacle. Commence par vérifier la solidité et la capacité du balcon, les règles de bruit et le plan prévu en cas de pluie. Ensuite, cale les artistes, les inscriptions, les chaises, les tables et la sonorisation avant de lancer les invitations. Le jour J, garde assez de temps pour le montage, les branchements, la balance et l’accueil des musiciens avant l’arrivée des invités.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Vérifier la sécurité du balcon
2 personnes
2
Vérifier les règles de bruit
3
Informer les voisins à l'avance
4
Réserver les artistes
5
Envoyer les invitations
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Réserver des chaises et des tables
9
Réserver le matériel de sonorisation
10
Vérifier les prévisions météo
11
Définir le plan en cas de mauvais temps
2 personnes
12
Confirmer le programme des artistes
13
Faire les courses
2 personnes
14
Récupérer le matériel audio
2 personnes
15
Refroidir les boissons
2 personnes
16
Préparer la vaisselle et le matériel
2 personnes
17
Nettoyer le balcon et l'entrée
2 personnes
18
Installer les chaises et les tables
3 personnes
19
Installer le système de sonorisation
3 personnes
20
Brancher les microphones
2 personnes
21
Installer l'éclairage
2 personnes
22
Installer les tables de buffet
2 personnes
23
Préparer les en-cas
3 personnes
24
Effectuer la vérification du son
3 personnes

Événement

25
Accueillir les artistes
2 personnes
26
Accueillir les visiteurs
3 personnes
27
Annoncer le programme
28
Encadrer la première prestation
2 personnes
29
Servir des amuse-bouches
2 personnes
30
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
31
Accompagner la deuxième prestation
2 personnes
32
Vérifier l'espace de pause et l'entrée
33
Accompagner le troisième spectacle
2 personnes
34
Encadrer la dernière représentation
2 personnes
35
Faire partir les visiteurs en toute sécurité
2 personnes

Suivi

36
Démonter le matériel audio
3 personnes
37
Rassembler les déchets
3 personnes
38
Faire la vaisselle
2 personnes
39
Nettoyer le balcon et l'entrée
2 personnes
40
Ramener le mobilier
2 personnes
41
Retourner le matériel audio
2 personnes
42
Ranger l’éclairage et la décoration
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 40
Tablesqté 4
Tables de buffetqté 2
Tabouretsqté 4

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 3
Pieds de microqté 3
Boîtiers DIqté 2
Instruments de musiqueqté 2
Câbles d'instrumentsqté 6
Câbles XLRqté 6
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Goulottes de câblesqté 6
Housses imperméablesqté 4
Ruban gafferqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 4
Lampes LEDqté 6
Pieds d’éclairageqté 2

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 4
Nappesqté 4
Tentures de scèneqté 2
Affiches du programmeqté 6

Vaisselle

Verres à boireqté 50
Verres à vinqté 30
Assiettesqté 50
Couvertsqté 50
Tasses à caféqté 30

Cuisine

Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 6
Ciseauxqté 2
Pincesqté 4
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seauxqté 2
Sets de balaiqté 2
Serpillièresqté 2
Balais à mainqté 2

Catering

Courses

Conseils

Vérifie le balcon au moins 2 semaines avant : accès, garde-corps, charge supportée et circulation doivent être compatibles avec le nombre d’invités et le matériel.
Préviens les voisins avant d’envoyer les invitations, puis vérifie les horaires autorisés pour le bruit. Un message 10 à 14 jours à l’avance laisse le temps de traiter les objections.
Fixe le programme des artistes avec des horaires précis et prévois au moins 90 minutes avant l’ouverture pour récupérer le matériel audio, installer les tables, brancher les microphones et faire la balance.
Demande les besoins alimentaires au moment de l’inscription et achète les boissons en conséquence. Pour la première heure, compte environ 2 à 3 verres par personne, puis ajuste selon la durée du concert.
Décide au moins 48 heures avant si le concert peut se déplacer ou être reporté en cas de mauvais temps. Refroidis les boissons, prépare la vaisselle et termine le nettoyage du balcon et de l’entrée avant l’arrivée des artistes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert au balcon ?: Prévois idéalement 3 à 4 semaines. Ce délai permet de réserver les artistes et la sonorisation, prévenir les voisins, gérer les inscriptions et préparer une solution météo.
Quand prévenir les voisins d’un concert au balcon ?: Préviens-les 10 à 14 jours avant, avec la date, les horaires prévus et un moyen de te contacter. Rappelle les horaires la veille si le concert se termine tard.
Combien de temps prévoir pour installer la sonorisation ?: Réserve au moins 90 minutes pour installer la table de mixage, les microphones, les câbles, les multiprises et l’éclairage. Ajoute 30 minutes pour la vérification du son avec les artistes.
Que faire s’il pleut le jour du concert au balcon ?: Arrête la décision au plus tard 48 heures avant si les prévisions sont défavorables. Prévois un lieu de repli ou un report, et ne laisse aucun appareil électrique exposé à l’eau.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.