Eine Babybörse Schritt für Schritt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Veröffentliche den Messetermin mindestens 8 Wochen vorher und öffne die Anmeldung direkt mit einer festen Frist. Bestätige Teilnehmer spätestens 2 Wochen vor der Babybörse, damit Absagen noch aufgefangen werden können.
• Lege die Standplätze erst fest, wenn die Ausstellerliste geschlossen ist. Plane Wege von mindestens 1,20 Metern Breite und halte Wickeltische, Fütterungsstühle und Kinderhochstühle nahe bei den Familienbereichen bereit.
• Schicke Besuchern und Ausstellern getrennte E-Mails: Besucher brauchen spätestens 3 Tage vorher Einlass- und Anreiseinfos, Aussteller zusätzlich Aufbauzeit, Standplatz und Ladezone.
• Bestelle Catering und Getränke nach der erwarteten Personenzahl, nicht nach der Zahl der Aussteller. Rechne für Kaffee und alkoholfreie Getränke mit etwa 2 bis 3 Portionen pro erwachsener Person und prüfe Kühlung mindestens 24 Stunden vorher.
• Plane den Aufbau rückwärts vom Einlass: Rechne für Messestellwände, Tische, Stühle, Kleiderständer und Infotresen mindestens 2 Stunden ein. Lege Verlängerungskabel, Mikrofon, Lautsprecher und Beamer gesammelt bereit, damit die Technik nicht zwischen Dekokisten verschwindet.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Babybörse organisieren?

Starte etwa 8 bis 10 Wochen vor dem Termin mit Raum, Termin und Anmeldungen. Zwei Wochen vorher sollten Aussteller bestätigt, Standplätze verteilt und Drucksachen bestellt sein.

Wie viele Aussteller passen auf eine Babybörse?

Das hängt von der Raumgröße und der gewünschten Standbreite ab. Rechne pro Aussteller mit einem Tisch von etwa 1,80 Metern und zusätzlich mindestens 1,20 Metern Bewegungsfläche für Besucher.

Wann muss das Catering für eine Babybörse bestellt werden?

Bestelle das Catering 10 bis 14 Tage vor dem Termin, sobald die erwartete Besucherzahl absehbar ist. Kühlwaren kaufst du möglichst erst am Vortag und lagerst sie bis zum Aufbau gekühlt.

Wie lange dauert der Aufbau einer Babybörse?

Für eine kleine bis mittlere Babybörse solltest du mindestens 2 Stunden Aufbauzeit einplanen. Öffne die Location etwa 3 Stunden vor dem Einlass, damit Technik, Infotresen und Ausstellerflächen noch geprüft werden können.

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