Zo organiseer je een B2B-matchmaking die werkt
Een B2B-matchmaking staat of valt met de kwaliteit van de matches, niet met het aantal aanwezigen. Begin daarom met het deelnemersprofiel en leg vast welke bedrijven en gespreksthema’s bij elkaar passen. Daarna volgen aanmeldingen, bedrijfsprofielen en een gecontroleerd matchingschema. Regel uiterlijk een week vooraf de deelnemerslijst, naamkaartjes, catering en techniek; op de dag zelf draait alles om een snelle registratie en duidelijke wisselmomenten.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en programma vastleggen
2 personen
- 2
Deelnemersprofiel bepalen
2 personen
- 3
Aanmeldformulier maken
- 4
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 6
Aanmeldingen bevestigen
- 7
Dieetwensen verzamelen
- 8
Bedrijfsprofielen verzamelen
2 personen
- 9
Matchcriteria vastleggen
2 personen
- 10
Matchingschema opstellen
3 personen
- 11
Matchingschema controleren
2 personen
- 12
Deelnemerslijst afsluiten
- 13
Naamkaartjes ontwerpen
- 14
Naamkaartjes printen
2 personen
- 15
Programmafolders printen
- 16
Leveringen bevestigen
- 17
Cateringhoeveelheden doorgeven
- 18
Reserveringen controleren
- 19
Boodschappenlijst controleren
2 personen
- 20
Boodschappen doen
2 personen
- 21
Koelproducten ontvangen
2 personen
- 22
Dranken koud zetten
2 personen
- 23
Matchkaarten sorteren
2 personen
- 24
Registratiemateriaal bundelen
- 25
Locatie openen
2 personen
- 26
Ruimtes controleren
2 personen
- 27
Tafels opstellen
4 personen
- 28
Stoelen plaatsen
3 personen
- 29
Registratiebalie inrichten
2 personen
- 30
Naamkaartjes klaarleggen
- 31
Matchtafels nummeren
2 personen
- 32
Programma zichtbaar ophangen
- 33
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
- 34
Presentaties testen
2 personen
- 35
Microfoons testen
2 personen
- 36
Cateringbuffet inrichten
3 personen
- 37
Koffiepunt inrichten
2 personen
- 38
Allergenenkaarten plaatsen
- 39
Personeelsbriefing houden
4 personen
Event
- 40
Welkomstbalie bemannen
2 personen
- 41
Deelnemers registreren
3 personen
- 42
Welkomstdrank serveren
2 personen
- 43
Opening presenteren
- 44
Matchregels toelichten
- 45
Eerste matches begeleiden
3 personen
- 46
Koffiepauze klaarzetten
2 personen
- 47
Koffie en thee serveren
2 personen
- 48
Tweede matches begeleiden
3 personen
- 49
Dranken bijvullen
2 personen
- 50
Open netwerkronde begeleiden
3 personen
- 51
Buffet aanvullen
3 personen
- 52
Dinerbuffet serveren
4 personen
- 53
Tafels tussentijds afruimen
3 personen
- 54
Avondmatches begeleiden
3 personen
- 55
Contactkaarten uitdelen
2 personen
- 56
Dranken bijvullen tijdens borrel
2 personen
- 57
Afsluiting aankondigen
- 58
Vertrek van deelnemers begeleiden
2 personen
Nazorg
- 59
Restanten gekoeld opbergen
2 personen
- 60
Servies verzamelen
3 personen
- 61
Afval sorteren
2 personen
- 62
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
- 63
Apparatuur uitschakelen
2 personen
- 64
Servies afwassen
3 personen
- 65
Locatie schoonmaken
4 personen
- 66
Decoratie verwijderen
2 personen
- 67
Materialen inventariseren
2 personen
- 68
Geleende spullen retourneren
2 personen
- 69
Deelnemers opvolgmail sturen
2 personen
- 70
Contactaanvragen doorsturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Matchtafelsaantal 12
- Bistrotafelsaantal 8
- Stoelenaantal 72
- Registratietafel
- Buffettafelsaantal 4
- Krukkenaantal 12
Servies
- Wijnglazenaantal 90
- Waterglazenaantal 90
- Koffiekopjesaantal 75
- Bordenaantal 90
- Besteksetsaantal 90
- Serveerbordenaantal 12
- Serveertangenaantal 8
Apparatuur
- Laptopaantal 2
- Beamer
- Projectiescherm
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Luidsprekersaantal 2
- Microfoonstandaardsaantal 2
- Verlengsnoerenaantal 6
- Stekkerdozenaantal 8
- Oplaadstationsaantal 3
- Koelboxenaantal 4
- Thermoskannenaantal 6
- Waterkokersaantal 2
- USB-sticksaantal 3
- HDMI-kabelsaantal 3
- HDMI-adaptersaantal 4
- Presentatieklikkeraantal 2
- Powerbanksaantal 4
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koks- en broodmessenaantal 4
- Opscheplepelsaantal 8
- Koelmattenaantal 4
- Voedselbakkenaantal 12
- Vershoudfolieaantal 2
- Aluminiumfolieaantal 2
- Serveerschalenaantal 16
- Broodmandenaantal 8
- Kruidenbakjesaantal 6
Decoratie
- Tafelkledenaantal 16
- Bloemstukkenaantal 8
- Naamkaartjeshoudersaantal 72
- Tafelnummersaantal 12
- Pennenbakjesaantal 12
- Vlaggenlijnaantal 4
- Kabelgotenaantal 10
- Flip-overbordenaantal 4
- Flip-overpapieraantal 8
- Stiftenaantal 24
- Post-itblokkenaantal 20
- Pennenaantal 80
- Notitieblokkenaantal 80
- Clipboardsaantal 6
- Bewegwijzerbordenaantal 10
- Tafelbordjesaantal 20
- Badgehoezenaantal 80
- Lanyardsaantal 80
- Contactkaartenaantal 200
- Matchkaartenaantal 160
- Programmafoldersaantal 80
- Registratielijstenaantal 4
- Pijlenstickersaantal 30
- Naamstickersaantal 100
- Tafelnummerkaartenaantal 12
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Sfeerverlichtingaantal 4
Catering
- Waterkannenaantal 10
- Koffie-urnaantal 2
- Theedozenaantal 4
- Buffetbordenaantal 10
- Drankkrattenaantal 8
- Koelelementenaantal 20
- Servettenhoudersaantal 8
- Kurkentrekkeraantal 2
- Flesopenersaantal 3
- Ijsemmersaantal 3
- Drankdispensersaantal 3
- Boodschappen
- Drankglazen voor ontvangstaantal 100
- Koffielepeltjesaantal 80
- Melkkannetjesaantal 8
- Suikerbakjesaantal 8
- Servetdispensersaantal 8
- Etikethoudersaantal 20
- Thermosflessenaantal 4
- Dienbladenaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Afvalscheidingsbakkenaantal 4
- Bezemaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
- Dweilaantal 2
- Emmersaantal 2
- Schoonmaakdoekenaantal 12
- Rubberen handschoenenaantal 6
Tips
- Leg vóór het openen van de aanmeldingen 3 tot 5 matchcriteria vast, zoals branche, expertise, hulpvraag of gewenste samenwerkingspartner. Zo kun je bedrijfsprofielen later gericht vergelijken.
- Sluit de deelnemerslijst 5 tot 7 dagen voor het event. Controleer daarna het matchingschema nog één keer en reserveer enkele plekken voor last-minute wijzigingen of no-shows.
- Plan per gesprek 15 tot 20 minuten en zet de wisselmomenten zichtbaar op het programma. Leg matchkaarten per ronde klaar, zodat deelnemers niet hoeven te zoeken naar hun volgende gesprek.
- Geef de catering pas door nadat de aanmeldingen en dieetwensen zijn verwerkt. Houd voor een ochtendprogramma rekening met koffie, thee en water; zet dranken en koelproducten uiterlijk de avond ervoor klaar.
- Test laptop, beamer, projectiescherm, microfoons, luidsprekers en stroomvoorziening minimaal 60 minuten voor de start. Bundel registratiemateriaal, naamkaartjes en programmafolders per tafel voordat de locatie opengaat.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren organiseer je een B2B-matchmaking?
- Begin ongeveer 8 tot 10 weken vooraf met datum, programma en deelnemersprofiel. Verstuur uitnodigingen 6 tot 8 weken voor het event en sluit de deelnemerslijst 5 tot 7 dagen vooraf.
- Hoeveel tijd plan je per B2B-match?
- Reken meestal 15 tot 20 minuten per gesprek, met 5 minuten voor het wisselen. Met zes rondes duurt het matchingsdeel daarmee ongeveer 2 tot 2,5 uur, exclusief ontvangst en pauze.
- Wanneer maak je het matchingschema?
- Maak het eerste schema zodra de aanmeldingen en bedrijfsprofielen compleet zijn, meestal 7 tot 10 dagen vooraf. Controleer het opnieuw na het sluiten van de deelnemerslijst, zodat afmeldingen niet tot dubbele of lege matches leiden.
- Hoeveel catering regel je voor een B2B-matchmaking?
- Geef de definitieve aantallen 3 tot 5 werkdagen vooraf door, inclusief dieetwensen. Reken bij een programma van een halve dag per persoon op koffie of thee bij ontvangst, water gedurende het programma en een passende pauzesnack.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!