Organiser une mise en relation B2B, étape par étape

Une mise en relation B2B réussie repose d’abord sur la qualité des profils, puis sur un planning de rencontres réaliste. Commencez par définir les participants recherchés et le programme avant d’ouvrir les inscriptions. Après la collecte des informations, construisez et vérifiez le tableau des matchs, puis préparez les badges, les supports et l’accueil. Les derniers contrôles concernent surtout les quantités de catering, les livraisons et le matériel technique.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Définir le profil des participants
2 personnes
3
Créer le formulaire d’inscription
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
2 personnes
6
Confirmer les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Collecter les profils d’entreprise
2 personnes
9
Définir les critères de sélection
2 personnes
10
Établir le tableau des matchs
3 personnes
11
Vérifier le tableau des matchs
2 personnes
12
Clôturer la liste des participants
13
Concevoir les badges nominatifs
14
Imprimer les badges nominatifs
2 personnes
15
Imprimer les programmes
16
Confirmer les livraisons
17
Communiquer les quantités de catering
18
Vérifier les réservations
19
Vérifier la liste des courses
2 personnes
20
Faire les courses
2 personnes
21
Recevoir les produits réfrigérés
2 personnes
22
Mettre les boissons au frais
2 personnes
23
Trier les cartes de match
2 personnes
24
Assembler le matériel d’inscription
25
Ouvrir le lieu
2 personnes
26
Vérifier les espaces
2 personnes
27
Installer les tables
4 personnes
28
Installer les chaises
3 personnes
29
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
30
Préparer les badges nominatifs
31
Numéroter les tables de match
2 personnes
32
Afficher le programme bien en vue
33
Installer la signalisation
2 personnes
34
Tester les présentations
2 personnes
35
Tester les microphones
2 personnes
36
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
37
Mettre en place le point café
2 personnes
38
Installer les cartes des allergènes
39
Faire le briefing du personnel
4 personnes

Événement

40
Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
41
Enregistrer les participants
3 personnes
42
Servir la boisson de bienvenue
2 personnes
43
Présenter l’ouverture
44
Expliquer les règles du match
45
Encadrer les premiers matchs
3 personnes
46
Préparer la pause café
2 personnes
47
Servir le café et le thé
2 personnes
48
Encadrer le deuxième match
3 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Animer le tour de réseautage ouvert
3 personnes
51
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
52
Servir le buffet du dîner
4 personnes
53
Dégager les tables au fil de l’événement
3 personnes
54
Encadrer les matchs du soir
3 personnes
55
Distribuer les cartes de visite
2 personnes
56
Réapprovisionner les boissons pendant le cocktail
2 personnes
57
Annoncer la clôture
58
Accompagner le départ des participants
2 personnes

Suivi

59
Ranger les restes au frais
2 personnes
60
Rassembler la vaisselle
3 personnes
61
Trier les déchets
2 personnes
62
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
63
Éteindre l’équipement
2 personnes
64
Faire la vaisselle
3 personnes
65
Nettoyer le lieu
4 personnes
66
Retirer la décoration
2 personnes
67
Inventorier le matériel
2 personnes
68
Rendre les articles empruntés
2 personnes
69
Envoyer le mail de relance aux participants
2 personnes
70
Transmettre les demandes de contact

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de matchqté 12
Tables bistrotqté 8
Chaisesqté 72
Table d'inscription
Tables de buffetqté 4
Tabouretsqté 12

Vaisselle

Verres à vinqté 90
Verres à eauqté 90
Tasses à caféqté 75
Assiettesqté 90
Couvertsqté 90
Assiettes de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 8
Stations de rechargeqté 3
Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Bouilloiresqté 2
Clés USBqté 3
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 4
Cliqueur de présentationqté 2
Batteries externesqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
Louchesqté 8
Tapis rafraîchissantsqté 4
Bacs alimentairesqté 12
Film alimentaireqté 2
Papier aluminiumqté 2
Plateaux de serviceqté 16
Corbeilles à painqté 8
Bacs à herbesqté 6

Décoration

Nappesqté 16
Compositions floralesqté 8
Porte-nomsqté 72
Numéros de tableqté 12
Pots à stylosqté 12
Guirlande de fanionsqté 4
Goulottes de câblesqté 10
Chevalets de conférenceqté 4
Papier pour chevaletqté 8
Marqueursqté 24
Blocs Post-itqté 20
Stylosqté 80
Blocs-notesqté 80
Presse-papiersqté 6
Panneaux de signalisationqté 10
Pancartes de tableqté 20
Housses de badgeqté 80
Lanyardsqté 80
Cartes de contactqté 200
Cartes de matchqté 160
Brochures du programmeqté 80
Listes d'inscriptionqté 4
Autocollants flèchesqté 30
Étiquettes nominativesqté 100
Cartes de numéros de tableqté 12

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Éclairage d’ambianceqté 4

Catering

Carafes d’eauqté 10
Urne à caféqté 2
Boîtes de théqté 4
Assiettes de buffetqté 10
Casiers de boissonsqté 8
Pains de glaceqté 20
Porte-serviettesqté 8
Tire-bouchonqté 2
Décapsuleursqté 3
Seaux à glaceqté 3
Distributeurs de boissonsqté 3
Courses
Verres pour l’accueilqté 100
Petites cuillères à caféqté 80
Pichets à laitqté 8
Sucriersqté 8
Distributeurs de serviettesqté 8
Porte-étiquettesqté 20
Bouteilles isothermesqté 4
Plateauxqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Bacs de tri des déchetsqté 4
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12
Gants en caoutchoucqté 6

Conseils

Fixez la date et le programme avant d’envoyer les invitations. Prévoyez des créneaux de rencontre assez longs pour échanger réellement, avec quelques minutes de transition entre deux matchs.
Demandez dans le formulaire les besoins alimentaires et le profil de chaque entreprise. Clôturez la liste des participants avant de finaliser les matchs, sinon les changements de dernière minute déséquilibrent tout le tableau.
Vérifiez chaque match avec une seconde personne avant impression. Une erreur de nom, de société ou d’horaire sur une carte de match peut perturber plusieurs rendez-vous successifs.
Préparez les badges, programmes et cartes de match au moins la veille. Assemblez aussi le matériel d’inscription pour pouvoir accueillir les premiers participants sans chercher les listes ni les fournitures.
Contrôlez les livraisons et les réservations le jour précédent, puis ouvrez le lieu assez tôt le matin. Testez les microphones, haut-parleurs, vidéoprojecteur et rallonges avant l’arrivée du public, et mettez les boissons au frais à temps.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une mise en relation B2B ?: Envoyez-les idéalement 4 à 6 semaines avant la rencontre. Gardez ensuite au moins 7 jours pour traiter les inscriptions, confirmer les participants et établir les matchs.
Quand clôturer les inscriptions à une mise en relation B2B ?: Clôturez la liste 5 à 7 jours avant l’événement. Ce délai laisse le temps de vérifier les profils, finaliser le tableau des matchs et imprimer les badges et programmes.
Combien de temps prévoir pour une rencontre B2B ?: Prévoyez généralement 15 à 20 minutes par rendez-vous, avec 5 minutes de transition. Pour 6 matchs, comptez donc environ 2 à 2 h 30, hors accueil et pauses.
Quand confirmer le catering pour une mise en relation B2B ?: Communiquez les quantités au traiteur 3 à 5 jours avant l’événement, après la clôture des inscriptions. Vérifiez aussi la livraison la veille et les besoins alimentaires individuels.

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