B2B-Matchmaking organisieren: Schritt für Schritt zum passenden Gespräch

Bei einem B2B-Matchmaking entscheidet nicht die Anzahl der Gäste, sondern wie gut die Gespräche vorbereitet sind. Lege zuerst Teilnehmerprofil, Datum und Programm fest, bevor du Einladungen verschickst. Danach sammelst du Firmenprofile, definierst Matchkriterien und erstellst daraus einen geprüften Gesprächsplan. Kurz vor dem Termin werden Teilnehmerliste, Namensschilder, Matchkarten, Catering und Technik verbindlich bestätigt. So vermeidest du, dass Gespräche ausfallen oder sich die Registrierung am Veranstaltungstag staut.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Teilnehmerprofil festlegen
2 Personen
3
Anmeldeformular erstellen
4
Einladungen verschicken
2 Personen
5
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
6
Anmeldungen bestätigen
7
Ernährungswünsche erfassen
8
Firmenprofile sammeln
2 Personen
9
Matchkriterien festlegen
2 Personen
10
Abgleichplan erstellen
3 Personen
11
Abgleichplan prüfen
2 Personen
12
Teilnehmerliste abschließen
13
Namensschilder entwerfen
14
Namensschilder drucken
2 Personen
15
Programmhefte drucken
16
Lieferungen bestätigen
17
Cateringmengen weitergeben
18
Reservierungen prüfen
19
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
20
Einkaufen gehen
2 Personen
21
Kühlwaren entgegennehmen
2 Personen
22
Getränke kalt stellen
2 Personen
23
Matchkarten sortieren
2 Personen
24
Registrierungsmaterial bündeln
25
Location öffnen
2 Personen
26
Räume kontrollieren
2 Personen
27
Tische aufstellen
4 Personen
28
Stühle aufstellen
3 Personen
29
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
30
Namensschilder bereitlegen
31
Matchtische nummerieren
2 Personen
32
Programm sichtbar aufhängen
33
Beschilderung anbringen
2 Personen
34
Präsentationen testen
2 Personen
35
Mikrofone testen
2 Personen
36
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
37
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
38
Allergenkarten auslegen
39
Mitarbeiterbriefing abhalten
4 Personen

Event

40
Willkommensschalter besetzen
2 Personen
41
Teilnehmer registrieren
3 Personen
42
Begrüßungsgetränk servieren
2 Personen
43
Eröffnung präsentieren
44
Spielregeln erläutern
45
Erste Matches betreuen
3 Personen
46
Kaffeepause vorbereiten
2 Personen
47
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
48
Zweite Matches begleiten
3 Personen
49
Getränke nachfüllen
2 Personen
50
Offene Netzwerkrunde begleiten
3 Personen
51
Buffet auffüllen
3 Personen
52
Abendbuffet servieren
4 Personen
53
Tische zwischendurch abräumen
3 Personen
54
Abendspiele betreuen
3 Personen
55
Kontaktkarten verteilen
2 Personen
56
Getränke während des Empfangs nachfüllen
2 Personen
57
Abschluss ankündigen
58
Abreise der Teilnehmer begleiten
2 Personen

Nachbereitung

59
Reste gekühlt aufbewahren
2 Personen
60
Geschirr sammeln
3 Personen
61
Abfall trennen
2 Personen
62
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
63
Geräte ausschalten
2 Personen
64
Geschirr abwaschen
3 Personen
65
Location reinigen
4 Personen
66
Dekoration entfernen
2 Personen
67
Materialien inventarisieren
2 Personen
68
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
69
Teilnehmer Nachfassmail senden
2 Personen
70
Kontaktanfragen weiterleiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

MatchtischeAnz. 12
BistrotischeAnz. 8
StühleAnz. 72
Registrierungstisch
BuffetischeAnz. 4
HockerAnz. 12

Geschirr

WeingläserAnz. 90
WassergläserAnz. 90
KaffeetassenAnz. 75
TellerAnz. 90
BestecksetsAnz. 90
ServiertellerAnz. 12
ServierzangenAnz. 8

Ausstattung

LaptopAnz. 2
Beamer
Projektionsleinwand
FunkmikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
LadestationenAnz. 3
KühlboxenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
WasserkocherAnz. 2
USB-SticksAnz. 3
HDMI-KabelAnz. 3
HDMI-AdapterAnz. 4
PräsentationsklickerAnz. 2
PowerbanksAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 4
ServierlöffelAnz. 8
KühlmattenAnz. 4
LebensmittelboxenAnz. 12
FrischhaltefolieAnz. 2
AluminiumfolieAnz. 2
ServierschalenAnz. 16
BrotkörbeAnz. 8
GewürzbehälterAnz. 6

Dekoration

TischdeckenAnz. 16
BlumenarrangementsAnz. 8
NamensschildhalterAnz. 72
TischnummernAnz. 12
StiftehalterAnz. 12
WimpelketteAnz. 4
KabelkanäleAnz. 10
FlipchartsAnz. 4
Flipchart-PapierAnz. 8
StifteAnz. 24
Post-it-BlöckeAnz. 20
StifteAnz. 80
NotizblöckeAnz. 80
KlemmbretterAnz. 6
WegweiserAnz. 10
TischschilderAnz. 20
AusweishüllenAnz. 80
LanyardsAnz. 80
KontaktkartenAnz. 200
SpielkartenAnz. 160
ProgrammhefteAnz. 80
AnmeldelistenAnz. 4
PfeilaufkleberAnz. 30
NamensaufkleberAnz. 100
TischnummernkartenAnz. 12

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
StimmungsbeleuchtungAnz. 4

Catering

WasserkannenAnz. 10
Kaffee-UrneAnz. 2
TeedosenAnz. 4
BuffettellerAnz. 10
GetränkekistenAnz. 8
KühlelementeAnz. 20
ServiettenhalterAnz. 8
KorkenzieherAnz. 2
FlaschenöffnerAnz. 3
EiskübelAnz. 3
GetränkespenderAnz. 3
Einkäufe
Getränkegläser für den EmpfangAnz. 100
KaffeelöffelAnz. 80
MilchkännchenAnz. 8
ZuckerschälchenAnz. 8
ServiettenhalterAnz. 8
EtikettenhalterAnz. 20
ThermosflaschenAnz. 4
TablettsAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
AbfalltrennbehälterAnz. 4
BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
WischmoppAnz. 2
EimerAnz. 2
PutzlappenAnz. 12
GummihandschuheAnz. 6

Tipps

Definiere das Teilnehmerprofil vor dem Versand der Einladungen: Lege fest, welche Unternehmen gesucht werden und welche Angaben im Anmeldeformular erforderlich sind. So erhältst du Firmenprofile, die sich später tatsächlich vergleichen lassen.
Plane die Matches nicht erst nach Anmeldeschluss. Prüfe die Kriterien laufend und erstelle mindestens eine erste Zuordnung, sobald genügend Profile vorliegen; der finale Abgleichplan sollte spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Termin geprüft werden.
Schließe die Teilnehmerliste nach Ablauf der Anmeldefrist zu einem festen Zeitpunkt ab. Danach lassen sich Namensschilder, Programmhefte und Matchkarten drucken und sortieren, ohne kurzfristige Änderungen am Registrierungstisch.
Gib dem Catering die bestätigte Personenzahl und erfasste Ernährungswünsche spätestens 3 Tage vor der Veranstaltung weiter. Kontrolliere außerdem Reservierungen und Lieferungen, damit Kühlwaren, Getränke und Geschirr rechtzeitig vor Ort sind.
Teste Laptop, Beamer, Projektionsleinwand und Funkmikrofone vor dem Einlass. Lege Verlängerungskabel, Ladestationen und die Registrierungsmaterialien bereit und öffne die Location mindestens 60 Minuten vor Beginn.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein B2B-Matchmaking organisieren?: Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Für Einladungen, Anmeldungen, Firmenprofile und den Abgleichplan bleiben so mindestens 2 Wochen für Rückfragen und Korrekturen.
Wann sollte der Matchplan für ein B2B-Matchmaking fertig sein?: Erstelle einen vorläufigen Plan während der Anmeldephase und schließe den finalen Abgleich 3 bis 5 Tage vor der Veranstaltung ab. Prüfe dabei Namen, Unternehmen, Gesprächszeiten und freie Matchtische.
Wie viele Teilnehmer braucht ein B2B-Matchmaking?: Eine feste Mindestzahl gibt es nicht, aber der Ablauf funktioniert erst sinnvoll, wenn mehrere passende Unternehmen auf beiden Seiten angemeldet sind. Plane pro Gesprächsrunde nur so viele Paarungen ein, wie tatsächlich Matchtische und ausreichend Zeit vorhanden sind.
Wann muss man Catering und Ernährungswünsche bestätigen?: Erfasse Ernährungswünsche direkt bei der Anmeldung und übermittle die endgültige Personenzahl spätestens 3 Tage vor dem Termin an das Catering. Kühlwaren und Getränke solltest du am Veranstaltungstag vor dem Einlass entgegennehmen und kalt stellen.

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