Zo organiseer je een autodelenactie

Een autodelenactie vraagt vooral om een duidelijke route van voorbereiding naar uitvoering. Leg eerst datum, locatie en doelgroep vast en werk daarna het programma uit met informatie en demonstraties. Regel demonstratieauto’s en informatieverstrekkers vroeg, omdat hun beschikbaarheid de inhoud van de dag bepaalt. Open vervolgens de aanmelding, verzamel dieetwensen en stuur deelnemers tijdig alle praktische informatie over parkeren, route en programma.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Vergunningen en meldingen controleren
2 personen
3
Deelnemersdoelgroep bepalen
2 personen
4
Programma en route opstellen
3 personen
5
Informatieverstrekkers benaderen
2 personen
6
Demonstratieauto's reserveren
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Promotieberichten plaatsen
2 personen
9
Aanmeldformulier openen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Vrijwilligers inroosteren
2 personen
13
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
14
Inschrijfformulieren afdrukken
15
Route en parkeerplaatsen controleren
2 personen
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Dranken koelen
2 personen
18
Materialen verzamelen
3 personen

Event

19
Locatie openen
2 personen
20
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
21
Partytenten opzetten
4 personen
22
Informatieborden plaatsen
3 personen
23
Demonstratieauto's positioneren
3 personen
24
Aanmeldbalie inrichten
2 personen
25
Koffiepunt klaarzetten
2 personen
26
Vrijwilligers instrueren
2 personen
27
Bezoekers ontvangen
3 personen
28
Autodelen uitleggen
4 personen
29
Proefritten begeleiden
3 personen
30
Aanmeldingen registreren
2 personen
31
Koffie en thee serveren
2 personen
32
Hapjes serveren
2 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Afvalbakken legen
2 personen
35
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

36
Demonstratieauto's terugbrengen
3 personen
37
Materialen afbreken
4 personen
38
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
39
Servies afwassen
2 personen
40
Locatie schoonmaken
4 personen
41
Afval afvoeren
2 personen
42
Materialen retourneren
2 personen
43
Aanmeldgegevens opvolgen
2 personen
44
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Statafelsaantal 4
Klapstoelenaantal 30
Tafelkledenaantal 6

Apparatuur

Demonstratieauto'saantal 3
Laptopaantal 2
Tabletsaantal 3
Mobiele wifi-router
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Powerbanksaantal 4

Communicatie

Informatiebordenaantal 8
Routepijlenaantal 12
Flyersaantal 250
Inschrijfformulierenaantal 100
Pennenaantal 20
Naamstickersaantal 100
Klembordenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerplankenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Scharenaantal 4
Plakbandrollenaantal 6

Veiligheid

EHBO-set
Reflecterende hesjesaantal 8

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afvalgrijpersaantal 2
Bezemsetsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer vergunningen en meldingen voordat je promotie start. Doe dit bij voorkeur minimaal 6 weken voor de actie, zodat je nog tijd hebt om locatie- of routeplannen aan te passen.
Maak de route en parkeerplaatsen niet alleen op papier: loop of rijd het traject uiterlijk 1 week vooraf na. Plaats routepijlen en informatieborden op punten waar bezoekers anders kunnen twijfelen.
Plan de demonstratieauto’s als onderdeel van het programma, niet als losse aankleding. Reserveer ze vroeg en bepaal vooraf waar ze staan, zodat bezoekers veilig kunnen kijken en instappen.
Sluit de aanmelding enkele dagen voor de actie en verwerk de gegevens direct. Stuur deelnemers uiterlijk 3 dagen vooraf informatie over aankomst, parkeren, route en het programma; vermeld ook eventuele dieetwensen bij de catering.
Test de techniek en richt de ontvangst vóór opening in. Controleer laptop, tablets, mobiele wifi-router, verlengkabels en stekkerdozen en leg inschrijfformulieren, pennen, naamstickers en klemborden bij de aanmeldbalie klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een autodelenactie organiseren?: Begin minstens 6 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en doelgroep. Reserveer demonstratieauto’s en benader informatieverstrekkers zo vroeg mogelijk, omdat hun agenda’s snel vastliggen.
Wanneer moet ik de route voor een autodelenactie controleren?: Controleer de route en parkeerplaatsen bij het opstellen van het programma en nogmaals uiterlijk 1 week voor de actie. Zo kun je wegwerkzaamheden, onduidelijke kruisingen of ontbrekende parkeerplekken nog oplossen.
Wanneer stuur ik deelnemers de praktische informatie?: Stuur de informatie uiterlijk 3 dagen voor de autodelenactie. Neem daarin de route, parkeermogelijkheden, aankomsttijd, het programma en eventuele instructies voor de aanmeldbalie op.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een autodelenactie?: Plan minimaal 1 vrijwilliger voor de aanmeldbalie, 1 voor de route en parkeerbegeleiding en 1 voor de informatie of demonstraties. Bij meer dan ongeveer 30 deelnemers is een extra begeleider verstandig, zodat ontvangst en vragen niet door elkaar lopen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.