Boodschappenlijst voor een autodelenactie

Voor een autodelenactie heb je meer nodig dan alleen demonstratieauto’s. Bezoekers moeten zich snel kunnen aanmelden, de route kunnen volgen en tussendoor koffie of water kunnen pakken. Denk daarom aan materiaal voor de ontvangst, informatievoorziening, stroom en het koffiepunt. Met deze boodschappenlijst zie je welke spullen je vooraf moet regelen en wat op de dag zelf vaak te laat wordt klaargezet.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Statafelsaantal 4
Klapstoelenaantal 30
Tafelkledenaantal 6

Apparatuur

Demonstratieauto'saantal 3
Laptopaantal 2
Tabletsaantal 3
Mobiele wifi-router
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Powerbanksaantal 4

Communicatie

Informatiebordenaantal 8
Routepijlenaantal 12
Flyersaantal 250
Inschrijfformulierenaantal 100
Pennenaantal 20
Naamstickersaantal 100
Klembordenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerplankenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Scharenaantal 4
Plakbandrollenaantal 6

Veiligheid

EHBO-set
Reflecterende hesjesaantal 8

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afvalgrijpersaantal 2
Bezemsetsaantal 2

Catering

Boodschappen
- Koffie - 2 pakken
- Thee - 3 dozen
- Suiker - 1 kilogram
- Zoetjes - 1 doosje
- Halfvolle melk - 6 liter
- Havermelk - 3 liter
- Citroenen - 6 stuks
- Spa Blauw - 6 flessen
- Bruiswater - 4 flessen
- Cola - 4 flessen
- Cola Zero - 4 flessen
- Sinas - 3 flessen
- Appelsap - 3 pakken
- Sinaasappelsap - 3 pakken
- Paprikachips - 4 zakken
- Naturelchips - 4 zakken
- Tortillachips - 3 zakken
- Notenmix - 2 zakken
- Rijstwafels - 4 pakken
- Volkoren crackers - 4 pakken
- Hummus - 6 bakjes
- Roomkaas - 3 kuipjes
- Jonge kaas - 1,5 kilogram
- Kipfiletbeleg - 1 kilogram
- Komkommers - 6 stuks
- Cherrytomaten - 2 kilogram
- Worteltjes - 2 kilogram
- Druiven - 2 kilogram
- Appels - 30 stuks
- Bananen - 20 stuks
- Mini-muffins - 80 stuks
- Koekjes - 6 pakken
- Servetten - 300 stuks
- Papieren handdoeken - 4 rollen
- Afvalzakken - 3 rollen
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Allesreiniger - 2 flessen
- Desinfecterende doekjes - 3 pakken
- Sponsjes - 2 pakken
- Toiletpapier - 2 pakken

Tips

Zet voor de aanmeldbalie per verwachte 25 deelnemers minstens één klembord, twee pennen en een stapel inschrijfformulieren klaar. Leg extra naamstickers apart; die raken sneller op dan verwacht.
Reken voor het koffiepunt op één koffiezetapparaat per 40 tot 50 bezoekers en gebruik thermoskannen om wachtrijen tijdens demonstraties te beperken. Koelboxen zijn handig voor water en andere gekoelde dranken.
Test de mobiele wifi-router, laptop en tablets uiterlijk één dag vooraf op de locatie. Neem per apparaat een oplader, een powerbank als reserve en minstens één extra verlengkabel mee.
Plaats routepijlen en informatieborden voordat de demonstratieauto’s worden neergezet. Controleer de route en parkeerplaatsen nogmaals op de ochtend zelf, zodat borden niet achter auto’s of tenten verdwijnen.
Leg herbruikbare bekers, koffiekopjes, borden en bestek klaar op één vaste uitgifteplek. Neem scharen, plakband en tafelkleden mee naar de opbouw; juist die kleine materialen worden vaak pas gemist wanneer de partytenten al staan.

Veelgestelde vragen

Wat heb ik nodig voor een autodelenactie?: Reken naast demonstratieauto’s op materiaal voor inschrijving en informatie, zoals tablets of formulieren, pennen, naamstickers, klemborden, informatieborden en routepijlen. Voor de ontvangst zijn ook tafels, stoelen, bekers en een koffiepunt nodig.
Hoeveel inschrijfformulieren en pennen moet ik meenemen?: Print minimaal één formulier per aangemelde deelnemer en neem 10 tot 20 procent extra mee. Voor een groep van 50 deelnemers zijn dat dus 55 tot 60 formulieren en minimaal 6 pennen, verdeeld over de aanmeldbalie.
Hoeveel koffie heb ik nodig voor een autodelenactie?: Houd voor een bijeenkomst van ongeveer twee uur rekening met één tot twee koppen koffie per bezoeker. Bij 50 bezoekers betekent dat 50 tot 100 koppen; zet de eerste voorraad klaar en bewaar extra koffie in thermoskannen.
Wanneer moet ik de techniek en routeborden klaarzetten?: Test laptop, tablets, mobiele wifi-router en stroomvoorziening uiterlijk één dag vooraf. Zet informatieborden en routepijlen vóór de demonstratieauto’s klaar en doe op de ochtend zelf nog een controle van de route en parkeerplaatsen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.