Cómo organizar una campaña de coche compartido paso a paso
Una campaña de coche compartido necesita más coordinación de la que parece: hay que definir a quién va dirigida, cerrar la ruta y controlar las inscripciones antes de anunciarla. Empieza por la fecha, el lugar y los permisos; después prepara el programa, los informadores y los coches de demostración. La semana del evento, confirma asistentes, preferencias dietéticas, voluntarios, aparcamientos y conexión para el registro. El día de la campaña, el recorrido y la mesa de inscripción deben estar listos antes de recibir al primer participante.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar fecha y lugar
2 personas
- 2
Comprobar permisos y notificaciones
2 personas
- 3
Definir el público objetivo de los participantes
2 personas
- 4
Elaborar el programa y la ruta
3 personas
- 5
Contactar a los informadores
2 personas
- 6
Reservar coches de demostración
2 personas
- 7
Enviar invitaciones
2 personas
- 8
Publicar mensajes promocionales
2 personas
- 9
Abrir el formulario de inscripción
- 10
Gestionar inscripciones
2 personas
- 11
Recoger preferencias dietéticas
- 12
Programar a los voluntarios
2 personas
- 13
Enviar información a los participantes
2 personas
- 14
Imprimir los formularios de inscripción
- 15
Comprobar la ruta y los aparcamientos
2 personas
- 16
Hacer la compra
2 personas
- 17
Enfriar bebidas
2 personas
- 18
Reunir los materiales
3 personas
Evento
- 19
Abrir la ubicación
2 personas
- 20
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 21
Montar carpas
4 personas
- 22
Colocar los paneles informativos
3 personas
- 23
Colocar los coches de demostración
3 personas
- 24
Montar el mostrador de registro
2 personas
- 25
Preparar el rincón del café
2 personas
- 26
Instruir a los voluntarios
2 personas
- 27
Recibir a los visitantes
3 personas
- 28
Explicar el uso compartido de coches
4 personas
- 29
Guiar las pruebas de conducción
3 personas
- 30
Registrar inscripciones
2 personas
- 31
Servir café y té
2 personas
- 32
Servir aperitivos
2 personas
- 33
Rellenar las bebidas
2 personas
- 34
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 35
Despedir a los últimos visitantes
2 personas
Seguimiento
- 36
Devolver los coches de demostración
3 personas
- 37
Desmontar los materiales
4 personas
- 38
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 39
Lavar la vajilla
2 personas
- 40
Limpiar el lugar
4 personas
- 41
Retirar los residuos
2 personas
- 42
Devolver los materiales
2 personas
- 43
Dar seguimiento a los datos de registro
2 personas
- 44
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesas plegablescant. 6
- Mesas altascant. 4
- Sillas plegablescant. 30
- Mantelescant. 6
Equipo
- Coches de demostracióncant. 3
- Portátilcant. 2
- Tabletscant. 3
- Router wifi móvil
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
- Baterías externascant. 4
Comunicación
- Paneles informativoscant. 8
- Flechas de rutacant. 12
- Folletoscant. 250
- Formularios de inscripcióncant. 100
- Bolígrafoscant. 20
- Pegatinas con nombrecant. 100
- Portapapelescant. 6
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 100
- Tazas de cafécant. 40
- Platoscant. 60
- Cubiertoscant. 60
- Tablas para servircant. 6
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 4
- Tijerascant. 4
- Rollos de cinta adhesivacant. 6
Seguridad
- Botiquín de primeros auxilios
- Chalecos reflectantescant. 8
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 4
- Linternas a pilascant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Pinzas para residuoscant. 2
- Sets de escobacant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la ruta y los aparcamientos antes de publicar la invitación. Comprueba el recorrido completo y prepara flechas de ruta para los puntos donde alguien pueda desviarse.
- Abre el formulario de inscripción con suficiente antelación para asignar voluntarios y recoger preferencias dietéticas. Envía la información práctica a los participantes cuando falten entre 3 y 5 días.
- No dejes los permisos y las notificaciones para el final: revísalos al menos 2 semanas antes, especialmente si la ruta utiliza espacios públicos o requiere aparcamiento reservado.
- Prepara el registro para funcionar aunque falle internet. Ten formularios impresos, bolígrafos, portapapeles, un router wifi móvil y baterías externas disponibles desde la apertura.
- Monta el espacio en este orden: carpas, mesas y sillas, paneles informativos, coches de demostración, registro y rincón del café. Enfría las bebidas y prepara café antes de que lleguen los primeros grupos.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una campaña de coche compartido?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Reserva los coches de demostración y contacta a los informadores cuanto antes; deja cerrados permisos, ruta y aparcamientos como mínimo 2 semanas antes.
- ¿Cuándo debo abrir las inscripciones para una campaña de coche compartido?
- Ábrelas entre 3 y 4 semanas antes de la fecha. Así tendrás tiempo para revisar los datos, recoger preferencias dietéticas, programar voluntarios y enviar las instrucciones finales entre 3 y 5 días antes.
- ¿Qué hay que comprobar el día anterior?
- Revisa la ruta y los aparcamientos, confirma la disponibilidad de los coches de demostración y comprueba el portátil, las tablets, el router y las baterías externas. También conviene reunir los materiales y enfriar las bebidas la víspera.
- ¿Cómo preparo el registro si no hay conexión a internet?
- Usa formularios de inscripción impresos como respaldo y coloca bolígrafos, pegatinas con nombre y portapapeles en la mesa. Mantén un router wifi móvil, regletas, cables alargadores y baterías externas preparados para el registro digital.
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