Checklist autocrosswedstrijd organiseren

Een autocrosswedstrijd vraagt meer voorbereiding dan alleen een circuit uitzetten en deelnemers inschrijven. Je regelt eerst het wedstrijdreglement, vergunningen, verzekering en veiligheidsplan; daarna volgen deelnemers, vrijwilligers, materiaal en de wedstrijddag zelf. Denk vroeg aan hulpdiensten en omwonenden, want die communicatie wordt snel vergeten. Gebruik deze checklist om de wedstrijd stap voor stap op te bouwen en controleer vooraf ook voertuigen, trailers, portofoons, vlaggen en veiligheidsmateriaal.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
Vergunningen aanvragen
Verzekering controleren
Circuitindeling vastleggen
3 personen
Veiligheidsplan opstellen
3 personen
Hulpdiensten informeren
Omwonenden informeren
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijfformulier publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Deelnemers bevestigen
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Startnummers toewijzen
2 personen
Wedstrijdschema maken
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Functies verdelen
2 personen
Jurybriefing voorbereiden
2 personen
Baancommissarissen instrueren
3 personen
Reserveringen maken
Boodschappen doen
3 personen
Prijzen en bekers ophalen
2 personen
Voertuigen en trailers controleren
3 personen
Circuit uitzetten
6 personen
Veiligheidsbarrières plaatsen
6 personen
Paddock indelen
4 personen
Parkeerplaatsen markeren
4 personen
Toegangsborden plaatsen
2 personen
Tenten opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Jurytafel inrichten
2 personen
Tijdwaarneming installeren
3 personen
Startlicht testen
2 personen
Omroep testen
2 personen
EHBO-punt inrichten
2 personen
Brandblussers plaatsen
2 personen
Toiletvoorzieningen controleren
2 personen
Catering voorbereiden
4 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen

Event

Deelnemers aanmelden
3 personen
Technische keuring uitvoeren
4 personen
Rijdersbriefing geven
3 personen
Publiek ontvangen
4 personen
Opening aankondigen
Startopstelling begeleiden
4 personen
Races begeleiden
8 personen
Rondetijden registreren
3 personen
Baanveiligheid bewaken
8 personen
Start- en finishvlaggen bedienen
2 personen
Omroep verzorgen
2 personen
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Toiletten controleren
Incidenten registreren
2 personen
Pauzeprogramma aankondigen
Finalisten bekendmaken
2 personen
Finale begeleiden
8 personen
Einduitslag controleren
3 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Publiek veilig laten vertrekken
4 personen
Circuit afsluiten
4 personen

Nazorg

Wedstrijdmateriaal demonteren
6 personen
Barrières verwijderen
6 personen
Tenten afbreken
6 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Terrein schoonmaken
6 personen
Afval afvoeren
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Materiaal controleren
3 personen
Geleend materiaal retourneren
2 personen
Uitslagen publiceren
Deelnemers bedanken
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Startnummersaantal 40
Start- en finishvlaggenaantal 12
Rode waarschuwingsvlaggenaantal 8
Gele waarschuwingsvlaggenaantal 8
Pionnenaantal 80
Lint voor parcoursaantal 10
Afzethekkenaantal 40
Houten palenaantal 80
Rubberbandenaantal 60
Startlicht
Rondeteller
Stopwatchesaantal 6
Finishlijn
Prijzengeldkoffersaantal 3
Bekersaantal 6

Veiligheid

Brandblussersaantal 8
EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 10
Veiligheidsvestenaantal 20
Werkhandschoenenaantal 20
Veiligheidsbrillenaantal 12
Oordoppenaantal 100
Zaklampenaantal 8
Nooddekensaantal 6

Apparatuur

Portofoonsaantal 12
Megafonenaantal 3
Luidsprekersaantal 2
Microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Aggregaat
Batterijenaantal 40
Laptopaantal 2
Printer
Printerpapieraantal 2

Meubilair

Partytentenaantal 4
Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 40
Biertafelsaantal 8
Barkrukkenaantal 6
Klapkistenaantal 12
Koelboxenaantal 6
Parasolsaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Mokkenaantal 60
Schenkkanenaantal 6
Dienbladenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudkannenaantal 6
Koelvitrinesaantal 2
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 8
Tangenaantal 6
Thermosflessenaantal 6

Verlichting

Bouwlampenaantal 6
Lichtsnoerenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 4
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 6
Schoonmaakdoekenaantal 20
Afvalbakkenaantal 12
Toiletborstelsaantal 4

Communicatie

Inschrijfformulierenaantal 60
Wedstrijdreglementenaantal 50
Paddockbordjesaantal 20
Richtingbordenaantal 20
Parkeerbordenaantal 12
Markeringsstiftenaantal 12
Kleefbandaantal 12

Gereedschap

Hameraantal 6
Schroevendraaiersetsaantal 4
Tangenaantal 6
Sleutelsetsaantal 4
Tie-wrapsaantal 200
Spanbandenaantal 12
Jerrycansaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag vergunningen en controleer de verzekering zo vroeg mogelijk aan; plan hiervoor minimaal 8 weken vóór de wedstrijd, zodat ontbrekende documenten nog kunnen worden aangevuld.
Leg de circuitindeling vast vóór je pionnen, lint, afzethekken, houten palen en rubberbanden plaatst. Teken ook de paddock, start- en finishzone en veilige publieksafstanden in het veiligheidsplan.
Wijs vrijwilligers uiterlijk 2 weken vooraf functies toe. Baancommissarissen, jury, inschrijving en speaker hebben elk een eigen briefing nodig; regel per communicatiepost een portofoon of alternatief.
Maak het wedstrijdschema pas definitief nadat de aanmeldingen zijn verwerkt en startnummers zijn toegewezen. Houd per manche extra tijd vrij voor opruimen, incidenten en technische controles.
Controleer de wedstrijddag vóór opening alle veiligheidsmiddelen en stroomvoorziening: brandblussers, EHBO-koffers, veiligheidsvesten, vlaggen, verlengkabels en stekkerdozen. Test microfoon, luidsprekers, startlicht en rondeteller minstens 1 uur voor de eerste start.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een autocrosswedstrijd organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met vergunningen, verzekering, reglement en circuitindeling. Plan de laatste controle van deelnemers, vrijwilligers en materiaal in de laatste 7 dagen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een autocrosswedstrijd?: Reken voor een kleinschalige wedstrijd op minimaal 10 tot 15 vrijwilligers, verdeeld over baancommissarissen, jury, inschrijving, paddock, veiligheid en omroep. Voeg extra mensen toe als je meerdere baanposten of manches tegelijk bewaakt.
Wat moet er bij de veiligheid van een autocrosswedstrijd geregeld zijn?: Leg een veiligheidsplan vast met publieksafstanden, afzettingen, vluchtroutes en incidentprocedures. Zorg op de wedstrijddag voor brandblussers, EHBO-koffers, reddingsdekens, veiligheidsvesten, portofoons en duidelijke rode en gele waarschuwingsvlaggen.
Wanneer moet ik het wedstrijdschema en de startnummers maken?: Verwerk eerst alle aanmeldingen en bevestig de deelnemers uiterlijk 1 week vóór de wedstrijd. Wijs daarna de startnummers toe en publiceer het definitieve wedstrijdschema bij voorkeur 3 tot 5 dagen vooraf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.