Eine Carsharing-Aktion Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Carsharing-Aktion müssen Information, Anmeldung und praktische Erprobung zusammenpassen. Lege zuerst Zielgruppe, Ort, Datum und Route fest, bevor du Fahrzeuge oder Werbung organisierst. Prüfe anschließend Genehmigungen, Parkflächen und die technische Ausstattung. Kurz vor dem Termin entscheidet ein genauer Helfer- und Aufbauplan darüber, ob Anmeldung, Vorführwagen und Kaffeestation gleichzeitig funktionieren.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Genehmigungen und Meldungen prüfen
2 Personen
3
Teilnehmerzielgruppe festlegen
2 Personen
4
Programm und Route erstellen
3 Personen
5
Informationsanbieter kontaktieren
2 Personen
6
Vorführwagen reservieren
2 Personen
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Werbebeiträge veröffentlichen
2 Personen
9
Anmeldeformular öffnen
10
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
11
Ernährungswünsche erfassen
12
Freiwillige einteilen
2 Personen
13
Teilnehmerinformationen versenden
2 Personen
14
Anmeldeformulare ausdrucken
15
Route und Parkplätze überprüfen
2 Personen
16
Einkaufen gehen
2 Personen
17
Getränke kühlen
2 Personen
18
Materialien zusammenstellen
3 Personen

Event

19
Location öffnen
2 Personen
20
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
21
Partyzelte aufbauen
4 Personen
22
Informationsschilder aufstellen
3 Personen
23
Vorführfahrzeuge positionieren
3 Personen
24
Anmeldeschalter einrichten
2 Personen
25
Kaffeestation vorbereiten
2 Personen
26
Freiwillige einweisen
2 Personen
27
Besucher empfangen
3 Personen
28
Carsharing erklären
4 Personen
29
Probefahrten begleiten
3 Personen
30
Anmeldungen erfassen
2 Personen
31
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
32
Snacks servieren
2 Personen
33
Getränke nachfüllen
2 Personen
34
Mülleimer leeren
2 Personen
35
Die letzten Besucher verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

36
Demonstrationsautos zurückbringen
3 Personen
37
Materialien abbauen
4 Personen
38
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
39
Geschirr abwaschen
2 Personen
40
Location reinigen
4 Personen
41
Abfall entsorgen
2 Personen
42
Materialien zurückgeben
2 Personen
43
Anmeldedaten nachverfolgen
2 Personen
44
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 6
StehtischeAnz. 4
KlappstühleAnz. 30
TischdeckenAnz. 6

Ausstattung

DemonstrationsautosAnz. 3
LaptopAnz. 2
TabletsAnz. 3
Mobiler WLAN-Router
VerlängerungskabelAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 3
PowerbanksAnz. 4

Kommunikation

InfotafelnAnz. 8
WegweiserAnz. 12
FlyerAnz. 250
AnmeldeformulareAnz. 100
StifteAnz. 20
NamensaufkleberAnz. 100
KlemmbretterAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 100
KaffeetassenAnz. 40
TellerAnz. 60
BestecksetsAnz. 60
ServierbretterAnz. 6

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
ScherenAnz. 4
KlebebandrollenAnz. 6

Sicherheit

Erste-Hilfe-Set
WarnwestenAnz. 8

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 4
BatterielaternenAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
AbfallgreiferAnz. 2
BesensetsAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Kläre Genehmigungen und Verkehrsfragen mindestens vier Wochen vor dem Termin. Prüfe besonders Route, Parkplätze, Zufahrten und die Fläche für die Vorführwagen.
Öffne das Anmeldeformular erst, wenn Programm, Route und Teilnehmerzielgruppe feststehen. Frage dabei auch Ernährungswünsche ab und verschicke die Teilnehmerinformationen spätestens sieben Tage vorher.
Plane für die Anmeldung mindestens zwei Helfer ein: eine Person prüft die Anmeldungen, eine zweite beantwortet Fragen und verteilt Namensaufkleber. Lege Formulare, Klemmbretter und Stifte am Vorabend bereit.
Teste Laptop, Tablets, mobilen WLAN-Router und Verlängerungskabel spätestens am Vortag am Veranstaltungsort. Lade Powerbanks vollständig und prüfe, ob alle Informationsmaterialien auch ohne Internetzugang verfügbar sind.
Beginne den Aufbau etwa zwei Stunden vor dem Start. Stelle zuerst Zelte, Tische und Wegweiser auf, positioniere danach die Demonstrationsautos und richte zuletzt Kaffee, gekühlte Getränke und den Anmeldeschalter ein.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Carsharing-Aktion planen?: Starte mindestens sechs Wochen vorher. Genehmigungen, Vorführwagen, Route und Helfer lassen sich sonst nur schwer rechtzeitig koordinieren.
Wie viele Helfer braucht eine Carsharing-Aktion?: Für eine kleine Aktion solltest du mindestens vier Helfer einteilen: zwei für Anmeldung und Teilnehmerfragen, einen für Fahrzeuge und Route sowie einen für Technik und Verpflegung. Bei mehr als 30 Teilnehmenden ist eine zusätzliche Person für die Kaffeestation sinnvoll.
Wann sollte man die Teilnehmerinformationen verschicken?: Verschicke sie spätestens sieben Tage vor der Aktion. Nenne darin Treffpunkt, Beginn, Parkmöglichkeiten, Route, Programm und eine Kontaktperson für kurzfristige Änderungen.
Wie viel Vorlauf braucht der Aufbau vor Ort?: Plane mindestens zwei Stunden für Zelte, Mobiliar, Beschilderung, Fahrzeuge, Technik und Anmeldung ein. Bei unbekannter Location oder mehr als zwei Vorführwagen solltest du 30 Minuten Reserve einrechnen.

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