Organiser une action d’autopartage, étape par étape

Une action d’autopartage se prépare d’abord comme une opération d’accueil, puis comme une démonstration sur le terrain. Commencez par fixer le lieu, le public visé et l’itinéraire avant d’ouvrir les inscriptions. Vous pourrez ensuite réserver les voitures, organiser les bénévoles et transmettre aux participants les informations pratiques. Le jour J, prévoyez un parcours clairement signalé, un comptoir d’inscription fonctionnel et une solution de secours pour la connexion et l’alimentation électrique.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Vérifier les autorisations et les déclarations
2 personnes
3
Définir le public cible des participants
2 personnes
4
Établir le programme et l’itinéraire
3 personnes
5
Contacter les personnes d’information
2 personnes
6
Réserver les voitures de démonstration
2 personnes
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Publier des messages promotionnels
2 personnes
9
Ouvrir le formulaire d’inscription
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Planifier les bénévoles
2 personnes
13
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
14
Imprimer les formulaires d’inscription
15
Vérifier l’itinéraire et les places de parking
2 personnes
16
Faire les courses
2 personnes
17
Refroidir les boissons
2 personnes
18
Rassembler le matériel
3 personnes

Événement

19
Ouvrir le lieu
2 personnes
20
Installer les tables et les chaises
4 personnes
21
Installer les tentes de fête
4 personnes
22
Placer les panneaux d’information
3 personnes
23
Positionner les voitures de démonstration
3 personnes
24
Aménager le comptoir d'inscription
2 personnes
25
Préparer le point café
2 personnes
26
Briefer les bénévoles
2 personnes
27
Accueillir les visiteurs
3 personnes
28
Expliquer l’autopartage
4 personnes
29
Encadrer les essais sur route
3 personnes
30
Enregistrer les inscriptions
2 personnes
31
Servir le café et le thé
2 personnes
32
Servir des amuse-bouches
2 personnes
33
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
34
Vider les poubelles
2 personnes
35
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

36
Renvoyer les voitures de démonstration
3 personnes
37
Démonter le matériel
4 personnes
38
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
39
Faire la vaisselle
2 personnes
40
Nettoyer le lieu
4 personnes
41
Évacuer les déchets
2 personnes
42
Retourner les matériels
2 personnes
43
Suivre les données d'inscription
2 personnes
44
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 6
Tables hautesqté 4
Chaises pliantesqté 30
Nappesqté 6

Équipement

Voitures de démonstrationqté 3
Ordinateur portableqté 2
Tablettesqté 3
Routeur Wi-Fi mobile
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Batteries externesqté 4

Communication

Panneaux d'informationqté 8
Flèches de directionqté 12
Flyersqté 250
Formulaires d'inscriptionqté 100
Stylosqté 20
Étiquettes nominativesqté 100
Presse-papiersqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 40
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Planches de serviceqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Ciseauxqté 4
Rouleaux de ruban adhésifqté 6

Sécurité

Trousse de premiers secours
Gilets réfléchissantsqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 4
Lampes à pilesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 6
Pinces à déchetsqté 2
Sets de balaiqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez le parcours avant de communiquer la date. Vérifiez les places de stationnement, les autorisations nécessaires et l’emplacement exact des voitures de démonstration au moins deux semaines à l’avance.
Ouvrez les inscriptions avec un délai de clôture précis, idéalement 3 à 5 jours avant l’action. Demandez le nombre de participants, leurs besoins alimentaires et les créneaux auxquels ils souhaitent venir.
Prévoyez un bénévole pour environ 10 à 15 participants. Répartissez séparément l’accueil, l’orientation vers les voitures et l’accompagnement du parcours afin d’éviter qu’une seule personne ne gère tout.
Ne comptez pas uniquement sur le Wi-Fi du lieu. Chargez les tablettes et l’ordinateur la veille, emportez un routeur Wi-Fi mobile et prévoyez au moins deux batteries externes.
Installez les panneaux, les flèches et le comptoir d’inscription avant l’arrivée du public. Gardez les formulaires papier, les stylos et les étiquettes nominatives en réserve pour continuer les inscriptions si le matériel numérique tombe en panne.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une action d’autopartage ?: Prévoyez au moins 3 à 4 semaines. Ce délai permet de confirmer le lieu, les autorisations, les voitures de démonstration, l’itinéraire et les bénévoles avant d’envoyer les invitations.
Quand ouvrir les inscriptions pour une action d’autopartage ?: Ouvrez-les environ 2 à 3 semaines avant l’événement et fermez le formulaire 3 à 5 jours avant. Vous aurez ainsi le temps de traiter les demandes et d’ajuster les voitures ou les créneaux.
Combien de voitures faut-il prévoir pour une action d’autopartage ?: Prévoyez une voiture de démonstration par groupe de 4 à 6 participants sur un même créneau. Ajoutez une voiture ou un créneau supplémentaire si les essais comprennent un parcours long ou plusieurs conducteurs.
Que faut-il préparer la veille de l’action d’autopartage ?: Chargez les appareils, testez la connexion, imprimez les formulaires et les panneaux, puis regroupez le matériel par zone. Refroidissez les boissons et vérifiez l’itinéraire ainsi que les places de stationnement la veille au soir.

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