Een aperitiefconcert organiseren: zo pak je het aan

Begin met de twee onderdelen die het programma bepalen: de locatie en de optredende muzikanten. Leg daarna de duur, pauzes en publiekscapaciteit vast, zodat je catering, zitplaatsen en techniek kunt berekenen. Verzamel bij de aanmeldingen meteen dieetwensen en controleer vergunningen voordat je bestelt. Op de dag zelf bouw je eerst de podiumruimte en techniek op; hapjes, drank en koffie volgen pas nadat microfoons en instrumenten zijn getest.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Programma definitief maken
2 personen
5
Optredende muzikanten bevestigen
6
Locatie en zaal reserveren
7
Vergunningen controleren
8
Muziekinstrumenten afstemmen
3 personen
9
Optredens en pauzes plannen
2 personen
10
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
11
Boodschappenlijst controleren
2 personen
12
Boodschappen doen
3 personen
13
Koelruimte vrijmaken
2 personen
14
Dranken koud zetten
2 personen
15
Hapjes voorbereiden
4 personen
16
Taart en gebak klaarzetten
2 personen
17
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
18
Tafels opstellen
4 personen
19
Stoelen opstellen
4 personen
20
Podiumruimte vrijmaken
3 personen
21
Muziekstandaards plaatsen
2 personen
22
Instrumenten klaarzetten
4 personen
23
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
24
Microfoons testen
2 personen
25
Verlichting controleren
2 personen
26
Versiering ophangen
3 personen
27
Welkomtafel inrichten
2 personen
28
Servies en glazen klaarzetten
3 personen
29
Buffettafels inrichten
3 personen
30
Afvalpunten plaatsen
2 personen
31
Toiletten controleren

Event

32
Entree bemannen
2 personen
33
Gasten ontvangen
3 personen
34
Aperitief serveren
4 personen
35
Openingswoord verzorgen
36
Eerste concertdeel begeleiden
2 personen
37
Hapjes aanvullen
2 personen
38
Dranken bijvullen
2 personen
39
Koffie en thee serveren
2 personen
40
Pauze aankondigen
41
Buffet tijdens pauze verzorgen
3 personen
42
Tweede concertdeel begeleiden
2 personen
43
Optredens technisch ondersteunen
2 personen
44
Gastenstromen begeleiden
2 personen
45
Glazen en servies inzamelen
2 personen
46
Toiletten tussentijds controleren
47
Laatste drankronde serveren
2 personen
48
Afsluiting aankondigen
49
Gasten naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

50
Instrumenten veilig inpakken
4 personen
51
Geluidsapparatuur afkoppelen
2 personen
52
Servies afwassen
3 personen
53
Buffet opruimen
3 personen
54
Afval verzamelen
3 personen
55
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
56
Versiering verwijderen
2 personen
57
Zaal schoonmaken
4 personen
58
Toiletten schoonmaken
2 personen
59
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
60
Sleutels en toegang controleren
61
Materialen retourneren
2 personen
62
Borg en gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 90
Buffettafelsaantal 3
Krukkenaantal 4

Servies

Wijnglazenaantal 100
Waterglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 100
Serveerbestekaantal 12
Koffiekannenaantal 3
Theepottenaantal 2
Waterkannenaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Serveerschalen met dekselaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmessenaantal 4
Mengkommenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Scharenaantal 2

Catering

Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 3
Thermoskannenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Boodschappen

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Muziekstandaardsaantal 12
Kabelmattenaantal 6

Decoratie

Tafellopersaantal 10
Bloemstukkenaantal 8
Welkomstbord
Programmastandaardsaantal 3

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Sfeerverlichtingaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Stofzuiger
Bezemsetsaantal 2
Dweilmoppenaantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Tips

Plan optredens en pauzes vooraf op minutenbasis. Reserveer per pauze genoeg tijd om bezoekers naar het buffet te laten gaan zonder dat de muzikanten direct weer moeten beginnen.
Bevestig muzikanten en programma uiterlijk enkele weken vooraf. Controleer daarna of er voor elk instrument voldoende ruimte, muziekstandaards en aansluitingen zijn.
Test geluidsapparatuur, microfoons en luidsprekers minstens 60 minuten voor ontvangst van de gasten. Leg verlengkabels en stekkerdozen klaar, zodat je niet tijdens het concert nog aansluitingen hoeft te zoeken.
Bereken hapjes en dranken op basis van het aantal aanmeldingen en de programmaduur. Zet dranken pas kort voor de ontvangst koud en houd koelboxen of ijscontainers beschikbaar als de koelruimte beperkt is.
Richt de zaal in een vaste volgorde in: eerst podiumruimte en stoelen, daarna buffettafels en servies, en als laatste koffie, thee, gebak en hapjes. Zo blijven looproutes vrij tijdens de technische controle.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een aperitiefconcert organiseren?: Reserveer de locatie en bevestig de muzikanten bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Stuur de uitnodigingen uiterlijk 3 weken voor het concert, zodat je aantallen en dieetwensen tijdig kunt verwerken.
Hoeveel tijd heb je nodig om een aperitiefconcert op te bouwen?: Plan minimaal 3 uur voor de opbouw als er geluidsapparatuur, microfoons en instrumenten zijn. Test de techniek uiterlijk 60 minuten voor de gasten arriveren en houd daarna nog 30 minuten vrij voor onverwachte problemen.
Wanneer moet ik de catering voor een aperitiefconcert regelen?: Maak de hoeveelheden zodra de aanmeldingen sluiten, meestal 7 tot 10 dagen vooraf. Doe de boodschappen 1 tot 2 dagen voor het concert en bereid kwetsbare hapjes op de dag zelf.
Hoeveel pauzes plan je in een aperitiefconcert?: Plan bij een programma van ongeveer 90 minuten doorgaans 1 pauze van 15 tot 20 minuten. Duurt het programma langer dan 2 uur, reken dan op 2 pauzes en controleer of catering en zaalindeling die doorstroming aankunnen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.