Organiser un concert d’apéritif sans rien laisser au dernier moment

Un concert d’apéritif demande de coordonner deux rythmes : celui du spectacle et celui du buffet. Commencez par confirmer les musiciens, la salle et le programme, puis utilisez les inscriptions pour calculer les boissons, les en-cas et les places assises. La veille, concentrez-vous sur le froid, les préparations et le matériel audio. Le jour même, prévoyez assez de temps pour installer la scène, tester les microphones et accueillir les invités avant le début de la musique.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2
Traiter les inscriptions
3
Recueillir les besoins alimentaires
4
Finaliser le programme
2 personnes
5
Confirmer les musiciens en spectacle
6
Réserver le lieu et la salle
7
Vérifier les autorisations
8
Accorder les instruments de musique
3 personnes
9
Planifier les spectacles et les pauses
2 personnes
10
Calculer les quantités de catering
2 personnes
11
Vérifier la liste des courses
2 personnes
12
Faire les courses
3 personnes
13
Libérer la chambre froide
2 personnes
14
Mettre les boissons au frais
2 personnes
15
Préparer les en-cas
4 personnes
16
Préparer les gâteaux et pâtisseries
2 personnes
17
Préparer le café et le thé
2 personnes
18
Installer les tables
4 personnes
19
Installer les chaises
4 personnes
20
Libérer l’espace de la scène
3 personnes
21
Installer les pupitres de musique
2 personnes
22
Installer les instruments
4 personnes
23
Raccorder le matériel audio
2 personnes
24
Tester les microphones
2 personnes
25
Vérifier l'éclairage
2 personnes
26
Suspendre la décoration
3 personnes
27
Aménager la table d’accueil
2 personnes
28
Préparer la vaisselle et les verres
3 personnes
29
Installer les tables de buffet
3 personnes
30
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
31
Vérifier les toilettes

Événement

32
Tenir l'entrée
2 personnes
33
Accueillir les invités
3 personnes
34
Servir l'apéritif
4 personnes
35
Faire le discours d’ouverture
36
Accompagner la première partie du concert
2 personnes
37
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
38
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
39
Servir le café et le thé
2 personnes
40
Annoncer la pause
41
Assurer le buffet pendant la pause
3 personnes
42
Encadrer la deuxième partie du concert
2 personnes
43
Assurer le soutien technique des spectacles
2 personnes
44
Canaliser les flux de visiteurs
2 personnes
45
Récupérer les verres et la vaisselle
2 personnes
46
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
47
Servir le dernier tour de boissons
2 personnes
48
Annoncer la clôture
49
Accompagner les invités vers la sortie
2 personnes

Suivi

50
Emballer les instruments en toute sécurité
4 personnes
51
Débrancher le matériel de sonorisation
2 personnes
52
Faire la vaisselle
3 personnes
53
Démonter le buffet
3 personnes
54
Rassembler les déchets
3 personnes
55
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
56
Retirer la décoration
2 personnes
57
Nettoyer la salle
4 personnes
58
Nettoyer les toilettes
2 personnes
59
Ranger le stock restant
2 personnes
60
Vérifier les clés et l’accès
61
Retourner les matériels
2 personnes
62
Gérer la caution et les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 90
Tables de buffetqté 3
Tabouretsqté 4

Vaisselle

Verres à vinqté 100
Verres à eauqté 100
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 120
Couvertsqté 100
Couverts de serviceqté 12
Pichets à caféqté 3
Théièresqté 2
Carafes d’eauqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Plats de service avec couvercleqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Saladiersqté 4
Verres doseursqté 2
Ciseauxqté 2

Catering

Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 3
Thermosqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Courses

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Pieds de microqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Pieds de microqté 12
Passe-câblesqté 6

Décoration

Chemins de tableqté 10
Compositions floralesqté 8
Panneau d’accueil
Pupitres de programmeqté 3

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Éclairage d’ambianceqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 6
Aspirateur
Sets de balaiqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6

Conseils

Fixez le programme au moins 2 semaines à l’avance et indiquez précisément les horaires de début, de pause et de fin. Une pause de 15 à 20 minutes suffit généralement pour resservir les boissons sans casser le rythme du concert.
Traitez les inscriptions dès leur arrivée et recueillez les besoins alimentaires au plus tard 7 jours avant l’événement. Gardez une liste séparée des personnes qui ont besoin d’une option particulière afin de ne pas improviser au buffet.
Calculez les boissons sur la durée réelle : prévoyez environ 2 à 3 verres par personne pendant la première heure, puis 1 verre par heure supplémentaire, avec de l’eau disponible en permanence. Mettez les boissons au frais au moins 4 heures avant l’accueil.
Réservez un créneau d’installation d’au moins 3 heures. Il faut libérer l’espace de la scène, placer les pupitres et les instruments, installer les tables et les chaises, puis garder 30 minutes pour tester microphones, enceintes, éclairage et câbles.
Ne rangez pas les gâteaux, les en-cas et le café trop tôt sur le buffet. Préparez-les en amont, mais sortez les plats couverts, les plateaux et les carafes d’eau juste avant l’ouverture pour éviter qu’ils ne sèchent ou ne se réchauffent.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour préparer un concert d’apéritif ?: Commencez l’organisation environ 6 semaines avant la date. Réservez la salle et confirmez les musiciens dès le départ, puis finalisez le programme et les inscriptions dans les 2 dernières semaines.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un concert d’apéritif ?: Envoyez-les 4 à 6 semaines avant l’événement et fixez une date limite de réponse, idéalement 10 à 14 jours avant. Vous aurez ainsi le temps de traiter les besoins alimentaires et de calculer les quantités.
Combien de boissons prévoir par personne ?: Comptez 2 à 3 verres par personne pendant la première heure, puis environ 1 verre par heure supplémentaire. Ajoutez de l’eau en quantité suffisante et prévoyez des contenants isothermes ou des glacières si le stockage au frais est limité.
À quelle heure installer la sonorisation ?: Commencez l’installation audio au moins 2 heures avant l’arrivée du public et gardez 30 minutes pour les essais. Testez chaque microphone, les enceintes, la table de mixage, les rallonges et l’éclairage avant l’accord final des instruments.

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