Aperitifkonzert organisieren: So gelingt der Ablauf

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege das Programm spätestens drei bis vier Wochen vorher fest und bestätige die auftretenden Musiker schriftlich. Plane Auftritte und Pausen so, dass Getränke und Snacks ohne Unruhe serviert werden können.
• Verschicke die Einladungen früh genug, damit du Anmeldungen und Ernährungswünsche mindestens sieben Tage vor dem Konzert auswerten kannst. Erst danach lassen sich Cateringmengen verlässlich berechnen.
• Plane für das erste Konzertstündchen etwa zwei bis drei Getränke pro Person und stelle Wasser zusätzlich bereit. Getränke sollten einige Stunden vorher kalt stehen; Kühlraum, Kühlboxen und Eisbehälter werden häufig zu spät organisiert.
• Richte den Saal in zwei getrennten Bereichen ein: freie Fläche für Bühne, Notenständer und Instrumente sowie Sitzplätze mit gutem Blick. Stelle Tische und Buffetische mindestens zwei Stunden vor Beginn auf, damit noch Zeit für Korrekturen bleibt.
• Schließe Lautsprecher, Mischpult und Mikrofone nicht erst kurz vor dem Einlass an. Teste die gesamte Tontechnik und Beleuchtung mindestens 60 Minuten vorher und halte Verlängerungskabel so bereit, dass keine Laufwege blockiert werden.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Aperitifkonzert organisieren?

Beginne idealerweise sechs bis acht Wochen vorher mit Veranstaltungsort, Musikern und Programm. Einladungen sollten etwa vier Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit die Anmeldungen rechtzeitig eingehen.

Wie viele Getränke braucht man für ein Aperitifkonzert?

Rechne für die erste Stunde mit etwa zwei bis drei Getränken pro Person und ergänze Wasser unabhängig davon. Kaufe die genaue Menge erst nach Ablauf der Anmeldefrist, normalerweise sieben Tage vor der Veranstaltung.

Wann soll man die Technik beim Aperitifkonzert testen?

Schließe Lautsprecher, Mischpult und Mikrofone mindestens 60 Minuten vor dem Einlass an. Plane zusätzlich Zeit für einen kurzen Musik- und Mikrofontest ein, bevor die Gäste den Saal betreten.

Wann müssen Snacks und Getränke vorbereitet werden?

Stelle Getränke einige Stunden vor Beginn kalt und bereite Snacks, Kuchen und Gebäck so vor, dass sie spätestens 30 Minuten vor dem Einlass bereitstehen. Kaffee und Tee sollten erst kurz vor dem Beginn aufgegossen werden.

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