Cómo organizar un concierto de aperitivo sin contratiempos
Un concierto de aperitivo combina una actuación en directo con comida y bebida, así que hay que coordinar dos ritmos distintos: el del programa musical y el del servicio. Empieza por reservar la sala, confirmar a los músicos y comprobar los permisos; después cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas. Con el número final de asistentes puedes calcular el catering, enfriar las bebidas y preparar el montaje. La última comprobación debe centrarse en el escenario, el sonido, la iluminación y los descansos.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Enviar invitaciones
- 2
Gestionar inscripciones
- 3
Recoger preferencias dietéticas
- 4
Definir el programa final
2 personas
- 5
Confirmar los músicos que actuarán
- 6
Reservar la sede y la sala
- 7
Comprobar permisos
- 8
Afinar los instrumentos musicales
3 personas
- 9
Planificar las actuaciones y los descansos
2 personas
- 10
Calcular las cantidades de catering
2 personas
- 11
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 12
Hacer la compra
3 personas
- 13
Despejar la zona de refrigeración
2 personas
- 14
Enfriar las bebidas
2 personas
- 15
Preparar aperitivos
4 personas
- 16
Preparar la tarta y los pasteles
2 personas
- 17
Preparar café y té
2 personas
- 18
Montar mesas
4 personas
- 19
Colocar las sillas
4 personas
- 20
Despejar el espacio del escenario
3 personas
- 21
Colocar atriles
2 personas
- 22
Preparar los instrumentos
4 personas
- 23
Conectar el equipo de sonido
2 personas
- 24
Probar los micrófonos
2 personas
- 25
Comprobar la iluminación
2 personas
- 26
Colgar la decoración
3 personas
- 27
Montar la mesa de bienvenida
2 personas
- 28
Preparar la vajilla y las copas
3 personas
- 29
Montar mesas de buffet
3 personas
- 30
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
- 31
Comprobar los baños
Evento
- 32
Atender la entrada
2 personas
- 33
Recibir a los invitados
3 personas
- 34
Servir el aperitivo
4 personas
- 35
Dar el discurso de apertura
- 36
Coordinar la primera parte del concierto
2 personas
- 37
Reponer los aperitivos
2 personas
- 38
Rellenar las bebidas
2 personas
- 39
Servir café y té
2 personas
- 40
Anunciar el descanso
- 41
Atender el bufé durante el descanso
3 personas
- 42
Acompañar la segunda parte del concierto
2 personas
- 43
Dar apoyo técnico a las actuaciones
2 personas
- 44
Guiar el flujo de invitados
2 personas
- 45
Recoger vasos y vajilla
2 personas
- 46
Comprobar los baños periódicamente
- 47
Servir la última ronda de bebidas
2 personas
- 48
Anunciar el cierre
- 49
Acompañar a los invitados a la salida
2 personas
Seguimiento
- 50
Empaquetar los instrumentos de forma segura
4 personas
- 51
Desconectar el equipo de sonido
2 personas
- 52
Lavar la vajilla
3 personas
- 53
Recoger el buffet
3 personas
- 54
Recoger la basura
3 personas
- 55
Desmontar mesas y sillas
4 personas
- 56
Retirar la decoración
2 personas
- 57
Limpiar la sala
4 personas
- 58
Limpiar los baños
2 personas
- 59
Guardar el stock restante
2 personas
- 60
Comprobar llaves y acceso
- 61
Devolver los materiales
2 personas
- 62
Gestionar la fianza y los objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 10
- Sillascant. 90
- Mesas de buffetcant. 3
- Taburetescant. 4
Vajilla
- Copas de vinocant. 100
- Vasos para aguacant. 100
- Tazas de cafécant. 60
- Platoscant. 120
- Cubiertoscant. 100
- Cubiertos de serviciocant. 12
- Jarras de cafécant. 3
- Teterascant. 2
- Jarras de aguacant. 8
- Bandejas de servircant. 12
- Bandejas de servir con tapacant. 4
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chefcant. 4
- Cuencos para mezclarcant. 4
- Jarras medidorascant. 2
- Tijerascant. 2
Catering
- Neveras portátilescant. 4
- Contenedores para hielocant. 3
- Termoscant. 4
- Bandejas de servircant. 12
- Compras
Equipo
- Altavocescant. 2
- Micrófonoscant. 2
- Soportes de micrófonocant. 2
- Mesa de mezclas
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Atrilescant. 12
- Alfombrillas para cablescant. 6
Decoración
- Manteles runnerscant. 10
- Arreglos floralescant. 8
- Cartel de bienvenida
- Atriles para programascant. 3
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 8
- Iluminación ambientalcant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Aspiradora
- Sets de escobacant. 2
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 3
- Guantes de limpiezacant. 6
Consejos
- Cierra la lista de asistentes al menos 7 días antes. Usa ese número para calcular las cantidades de catering y separa las preferencias dietéticas antes de hacer la compra.
- Confirma a los músicos y el programa final con una semana de margen. Deja definidos los descansos, porque son el momento adecuado para reponer aperitivos, bebidas, café y té sin interrumpir la actuación.
- Reserva una zona de refrigeración exclusiva para las bebidas y despeja espacio con 24 horas de antelación. Enfría las bebidas varias horas antes y prepara contenedores para hielo o neveras portátiles para mantenerlas frías durante el servicio.
- Monta el espacio del escenario antes de colocar el buffet. Deja libres los accesos para instrumentos, atriles, micrófonos y cables, y prueba los micrófonos, altavoces y la mesa de mezclas al menos 60 minutos antes de recibir al público.
- No dejes la iluminación y los descansos para el último momento. Haz una prueba completa con los músicos antes de abrir: instrumentos afinados, sonido conectado, sillas colocadas y bebidas listas para el primer servicio.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de aperitivo?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para reservar la sede, confirmar a los músicos y comprobar los permisos. Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas unos 7 días antes, cuando ya puedas calcular el catering.
- ¿Cuándo se prueban los micrófonos y los altavoces?
- Haz la prueba completa al menos 60 minutos antes de la llegada de los invitados. Comprueba también los cables alargadores, las regletas, la mesa de mezclas, la iluminación y el espacio disponible para los músicos.
- ¿Cuándo se preparan las bebidas para un concierto de aperitivo?
- Despeja la zona de refrigeración el día anterior y enfría las bebidas varias horas antes del inicio. Coloca el hielo justo antes de abrir para que no se derrita durante el montaje.
- ¿Cómo se calcula el catering para este tipo de concierto?
- Usa la cifra final de inscritos y sus preferencias dietéticas, no una estimación inicial. Como referencia, calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y ajusta los aperitivos al número de asistentes y a la duración de los descansos.
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