Zo organiseer je een aperitiefconcert

Begin met de combinatie die de rest bepaalt: datum, programma, muzikanten en locatie. Leg daarna techniek, vergunningen en muziekrechten vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Werk met aanmeldingen en dieetwensen, zodat je catering en glaswerk op aantallen kunt afstemmen. In de laatste week controleer je leveringen, muziekbestanden en de weersverwachting; op de dag zelf volg je een kort draaiboek met ontvangst, concert en aperitief.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Muzikanten contracteren
2 personen
3
Locatie reserveren
4
Vergunningen controleren
5
Catering reserveren
6
Uitnodigingen ontwerpen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Programma publiceren
11
Technische wensen afstemmen
2 personen
12
Muziekrechten regelen
13
Definitieve gastenlijst maken
14
Cateringhoeveelheden bevestigen
15
Muziekbestanden verzamelen
16
Weersverwachting controleren
17
Leveringen bevestigen
18
Draaiboek afdrukken
19
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
20
Boodschappen doen
2 personen
21
Dranken koelen
2 personen
22
Hapjes voorbereiden
3 personen
23
Servies en glaswerk controleren
2 personen
24
Catering per dieet labelen
2 personen
25
Locatie openen
2 personen
26
Ruimtes inspecteren
2 personen
27
Meubilair klaarzetten
4 personen
28
Entree en ontvangst inrichten
2 personen
29
Bar en buffetten opbouwen
4 personen
30
Podiumzone vrijmaken
3 personen
31
Achtergrondmuziek aansluiten
2 personen
32
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
33
Verlichting opbouwen
2 personen
34
Instrumenten klaarzetten
3 personen
35
Soundcheck uitvoeren
4 personen
36
Hapjes presenteren
3 personen
37
Dranken klaarzetten
3 personen
38
Toiletten controleren
39
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

40
Gasten ontvangen
3 personen
41
Aanmeldingen afvinken
2 personen
42
Aperitief serveren
4 personen
43
Hapjes aanvullen
2 personen
44
Dranken bijvullen
2 personen
45
Glazen en servies ophalen
2 personen
46
Podiumaankondiging verzorgen
47
Eerste concertdeel begeleiden
3 personen
48
Pauzehapjes serveren
3 personen
49
Tweede concertdeel begeleiden
3 personen
50
Dinerbuffet klaarzetten
4 personen
51
Buffet serveren
5 personen
52
Avondconcert aankondigen
53
Avondconcert begeleiden
3 personen
54
Laatste ronde serveren
3 personen
55
Afscheid en garderobe begeleiden
3 personen
56
Verloren voorwerpen verzamelen

Nazorg

57
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
58
Instrumenten veilig inpakken
3 personen
59
Bar en buffet afbouwen
4 personen
60
Servies afwassen
3 personen
61
Afval verzamelen
2 personen
62
Meubilair terugplaatsen
4 personen
63
Locatie schoonmaken
4 personen
64
Apparatuur retourneren
2 personen
65
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
66
Geleend materiaal retourneren
2 personen
67
Gasten bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Cocktailtafelsaantal 10
Eettafelsaantal 10
Stoelenaantal 100
Buffettafelsaantal 4
Barkrukkenaantal 8
Garderoberekkenaantal 2
Kledinghangersaantal 120

Servies

Wijnglazenaantal 120
Waterglazenaantal 120
Champagneglazenaantal 100
Bordenaantal 120
Dessertbordjesaantal 120
Vorkenaantal 120
Messenaantal 120
Theelepelsaantal 100
Serveerlepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 20
Karaffenaantal 20

Keuken

Koelboxenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Schaaltjesaantal 20
Serveertangenaantal 10

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
DI-boxenaantal 3
Instrumentkabelsaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Muziekstandaardsaantal 8
Lessenaar

Verlichting

LED-spotsaantal 6
Sfeerverlichtingaantal 6
Lichtstatievenaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 14
Servettenhoudersaantal 12
Bloemstukkenaantal 10
Menukaartenaantal 12
Naambordjesaantal 120
Pijlbordenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 4
Handvegersaantal 2
Stoffer en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg technische wensen uiterlijk twee weken vooraf vast met de muzikanten: actieve speakers, mengpaneel, microfoons en microfoonstatieven moeten passen bij de ruimte en het programma.
Stuur uitnodigingen zodra datum, locatie en programma vaststaan en geef een uiterste aanmelddatum. Plan daarna minimaal 7 dagen voor het concert om de gastenlijst, dieetwensen en cateringhoeveelheden definitief te maken.
Reken glaswerk niet alleen voor het eerste rondje. Voorzie per gast minstens één wijnglas en waterglas plus ongeveer 10 procent reserve; champagneglazen zijn alleen nodig als je die drank serveert.
Maak de opstelling vóór de leveringen duidelijk: cocktailtafels voor staan, stoelen voor het concert, buffettafels voor hapjes en een aparte plek voor garderoberekken en kledinghangers. Zo blokkeert het buffet de zichtlijnen en entree niet.
Controleer op de dag zelf eerst locatie, techniek en catering voordat gasten binnenkomen. Koel dranken op tijd, label dieetgerechten afzonderlijk en leg een afgedrukt draaiboek klaar met contactpersonen en tijden.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een aperitiefconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Reserveer locatie en muzikanten eerst; regel vergunningen, techniek en muziekrechten uiterlijk 4 weken voor de datum.
Hoeveel drank heb je nodig voor een aperitiefconcert?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Voeg 10 procent reserve toe en plan water naast wijn, champagne of andere aperitiefdranken.
Wanneer moet je de catering voor een aperitiefconcert bevestigen?: Bevestig aantallen en dieetwensen 7 tot 10 dagen vooraf, zodra de definitieve gastenlijst klaar is. Controleer 48 uur voor aanvang nog de levertijd, serveerschalen en warmhoudbakken.
Hoeveel tijd heb je nodig om de locatie klaar te zetten?: Plan minimaal 2 uur voor opbouw en controle, meer als er geluidsapparatuur of meerdere tafelopstellingen nodig zijn. Open de locatie vroeg genoeg om techniek te testen voordat de eerste gasten arriveren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.