Aperitifkonzert organisieren: Diese Reihenfolge funktioniert
Ein Aperitifkonzert verbindet Livemusik, Getränke und kleine Speisen – der Ablauf muss deshalb früher stehen als bei einem einfachen Empfang. Lege zuerst Datum, Programm und Location fest, bevor du Musiker, Technik und Catering verbindlich buchst. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen und die genaue Mengenplanung. Am Veranstaltungstag entscheiden gekühlte Getränke, ein klarer Aufbau und abgestimmte Technik darüber, ob der Empfang pünktlich beginnt.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Musiker beauftragen
2 Personen
- 3
Location reservieren
- 4
Genehmigungen prüfen
- 5
Catering reservieren
- 6
Einladungen gestalten
- 7
Einladungen verschicken
2 Personen
- 8
Anmeldungen bearbeiten
- 9
Ernährungswünsche erfassen
- 10
Programm veröffentlichen
- 11
Technische Anforderungen abstimmen
2 Personen
- 12
Musikrechte regeln
- 13
Endgültige Gästeliste erstellen
- 14
Cateringmengen bestätigen
- 15
Musikdateien sammeln
- 16
Wettervorhersage prüfen
- 17
Lieferungen bestätigen
- 18
Drehbuch ausdrucken
- 19
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 20
Einkaufen gehen
2 Personen
- 21
Getränke kühlen
2 Personen
- 22
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 23
Geschirr und Glaswaren prüfen
2 Personen
- 24
Catering nach Diät kennzeichnen
2 Personen
- 25
Location öffnen
2 Personen
- 26
Räume inspizieren
2 Personen
- 27
Möbel bereitstellen
4 Personen
- 28
Eingang und Empfang einrichten
2 Personen
- 29
Bar und Buffets aufbauen
4 Personen
- 30
Bühnenbereich freimachen
3 Personen
- 31
Hintergrundmusik anschließen
2 Personen
- 32
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
- 33
Beleuchtung aufbauen
2 Personen
- 34
Instrumente bereitstellen
3 Personen
- 35
Soundcheck durchführen
4 Personen
- 36
Snacks präsentieren
3 Personen
- 37
Getränke bereitstellen
3 Personen
- 38
Toiletten kontrollieren
- 39
Freiwillige einweisen
2 Personen
Event
- 40
Gäste empfangen
3 Personen
- 41
Anmeldungen abhaken
2 Personen
- 42
Aperitif servieren
4 Personen
- 43
Snacks auffüllen
2 Personen
- 44
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 45
Gläser und Geschirr abholen
2 Personen
- 46
Bühnenansage übernehmen
- 47
Ersten Teil des Konzerts begleiten
3 Personen
- 48
Pausensnacks servieren
3 Personen
- 49
Zweiten Konzertteil betreuen
3 Personen
- 50
Dinnerbuffet vorbereiten
4 Personen
- 51
Buffet servieren
5 Personen
- 52
Abendkonzert ankündigen
- 53
Abendkonzert betreuen
3 Personen
- 54
Letzte Runde servieren
3 Personen
- 55
Abschied und Garderobe betreuen
3 Personen
- 56
Fundsachen sammeln
Nachbereitung
- 57
Tonanlage ausschalten
2 Personen
- 58
Instrumente sicher einpacken
3 Personen
- 59
Bar und Buffet abbauen
4 Personen
- 60
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 61
Abfall sammeln
2 Personen
- 62
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
- 63
Location reinigen
4 Personen
- 64
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
- 65
Restbestand einlagern
2 Personen
- 66
Geliehenes Material zurückgeben
2 Personen
- 67
Gäste bedanken
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- CocktailtischeAnz. 10
- EsstischeAnz. 10
- StühleAnz. 100
- BuffetischeAnz. 4
- BarhockerAnz. 8
- GarderobenständerAnz. 2
- KleiderbügelAnz. 120
Geschirr
- WeingläserAnz. 120
- WassergläserAnz. 120
- ChampagnergläserAnz. 100
- TellerAnz. 120
- DesserttellerAnz. 120
- GabelnAnz. 120
- MesserAnz. 120
- TeelöffelAnz. 100
- ServierlöffelAnz. 12
- ServierschalenAnz. 20
- KaraffenAnz. 20
Küche
- KühlboxenAnz. 6
- WarmhaltebehälterAnz. 4
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- SchneidebretterAnz. 4
- Koch- und BrotmesserAnz. 6
- SchälchenAnz. 20
- ServierzangenAnz. 10
Ausstattung
- Aktive LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- MikrofoneAnz. 4
- MikrofonständerAnz. 4
- DI-BoxenAnz. 3
- InstrumentenkabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 6
- NotenständerAnz. 8
- Pult
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 6
- StimmungsbeleuchtungAnz. 6
- LichtstativeAnz. 3
Dekoration
- TischdeckenAnz. 14
- ServiettenhalterAnz. 12
- BlumenarrangementsAnz. 10
- SpeisekartenAnz. 12
- NamensschilderAnz. 120
- WegweiserAnz. 8
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- WischsetsAnz. 2
- EimerAnz. 4
- HandfegerAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Klärt Musiker, Location und Programm zuerst – idealerweise mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. Prüfe dabei sofort Genehmigungen, Musikrechte und die technischen Anforderungen.
- Plane den Empfang in zwei Phasen: Getränke und leichte Snacks zum Ankommen, danach das Konzert. Für die erste Stunde kannst du mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person rechnen; Wasser gehört von Anfang an dazu.
- Schicke die Einladungen 4 bis 6 Wochen vorher und setze eine Rückmeldefrist etwa 10 Tage vor dem Konzert. So kannst du die endgültige Gästeliste, Ernährungswünsche und Cateringmengen rechtzeitig bestätigen.
- Stimme Technik und Musikdateien spätestens 7 Tage vor dem Termin ab. Aktive Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone und Mikrofonständer sollten nicht erst beim Aufbau auf Vollständigkeit geprüft werden.
- Plane am Veranstaltungstag mindestens 2 Stunden für Lieferung und Aufbau ein. Getränke müssen vor dem Einlass gekühlt sein, Geschirr und Gläser bereitstehen und Speisen nach Ernährungswünschen gekennzeichnet werden.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man ein Aperitifkonzert organisieren?
- Beginne am besten 8 bis 12 Wochen vorher. Musiker, Location, Genehmigungen und Catering sollten spätestens 6 Wochen vor dem Termin feststehen.
- Wann verschickt man die Einladungen für ein Aperitifkonzert?
- Verschicke sie 4 bis 6 Wochen vor dem Konzert. Lege die Rückmeldefrist auf etwa 10 Tage vor der Veranstaltung, damit Mengen und Ernährungswünsche noch angepasst werden können.
- Wie viele Getränke braucht man pro Gast beim Aperitifkonzert?
- Für die erste Stunde sind 2 bis 3 Getränke pro Person ein brauchbarer Richtwert. Plane zusätzlich ausreichend Wasser ein und kühle die Getränke spätestens vor dem Einlass.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Aperitifkonzerts?
- Rechne mit mindestens 2 Stunden für Lieferung, Möbel, Buffet, Kühlung und Technik. Für einen Techniktest mit Mikrofonen und Lautsprechern sollte zusätzlich etwa 30 Minuten eingeplant werden.
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