Cómo organizar un concierto de aperitivo sin dejar cabos sueltos
Un concierto de aperitivo combina música en directo, bebidas y comida ligera, así que la coordinación pesa tanto como el programa. Empieza fijando fecha, horario y duración; después cierra el lugar, los músicos, los permisos y el catering. Las invitaciones y las inscripciones deben dejar tiempo para recoger alergias y dietas. En los últimos días, confirma cantidades, entregas, necesidades técnicas y el pronóstico, y reserva varias horas para montar sonido, mesas, bebidas y buffet.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
- 2
Contratar músicos
2 personas
- 3
Reservar el lugar
- 4
Comprobar permisos
- 5
Reservar el catering
- 6
Diseñar invitaciones
- 7
Enviar invitaciones
2 personas
- 8
Gestionar inscripciones
- 9
Recoger preferencias dietéticas
- 10
Publicar el programa
- 11
Coordinar las necesidades técnicas
2 personas
- 12
Gestionar los derechos musicales
- 13
Hacer la lista definitiva de invitados
- 14
Confirmar las cantidades de catering
- 15
Reunir archivos de música
- 16
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 17
Confirmar entregas
- 18
Imprimir el plan de trabajo
- 19
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
- 20
Hacer la compra
2 personas
- 21
Enfriar bebidas
2 personas
- 22
Preparar aperitivos
3 personas
- 23
Comprobar la vajilla y la cristalería
2 personas
- 24
Etiquetar el catering por dieta
2 personas
- 25
Abrir la ubicación
2 personas
- 26
Inspeccionar los espacios
2 personas
- 27
Montar el mobiliario
4 personas
- 28
Montar la entrada y la recepción
2 personas
- 29
Montar el bar y los buffets
4 personas
- 30
Despejar la zona del escenario
3 personas
- 31
Conectar la música de fondo
2 personas
- 32
Montar el sistema de sonido
3 personas
- 33
Montar la iluminación
2 personas
- 34
Preparar los instrumentos
3 personas
- 35
Hacer la prueba de sonido
4 personas
- 36
Presentar los aperitivos
3 personas
- 37
Preparar las bebidas
3 personas
- 38
Comprobar los baños
- 39
Instruir a los voluntarios
2 personas
Evento
- 40
Recibir a los invitados
3 personas
- 41
Marcar las inscripciones
2 personas
- 42
Servir el aperitivo
4 personas
- 43
Reponer los aperitivos
2 personas
- 44
Rellenar las bebidas
2 personas
- 45
Recoger vasos y vajilla
2 personas
- 46
Hacer el anuncio en el escenario
- 47
Coordinar la primera parte del concierto
3 personas
- 48
Servir los aperitivos del descanso
3 personas
- 49
Acompañar la segunda parte del concierto
3 personas
- 50
Preparar el bufé de cena
4 personas
- 51
Servir el bufé
5 personas
- 52
Anunciar concierto nocturno
- 53
Acompañar el concierto de la noche
3 personas
- 54
Servir la última ronda
3 personas
- 55
Gestionar la despedida y el guardarropa
3 personas
- 56
Recoger objetos perdidos
Seguimiento
- 57
Apagar el equipo de sonido
2 personas
- 58
Empaquetar los instrumentos de forma segura
3 personas
- 59
Desmontar la barra y el bufé
4 personas
- 60
Lavar la vajilla
3 personas
- 61
Recoger la basura
2 personas
- 62
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
- 63
Limpiar el lugar
4 personas
- 64
Devolver el equipo
2 personas
- 65
Guardar el stock restante
2 personas
- 66
Devolver el material prestado
2 personas
- 67
Agradecer a los invitados
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas altascant. 10
- Mesas de comedorcant. 10
- Sillascant. 100
- Mesas de buffetcant. 4
- Taburetes de barcant. 8
- Percheroscant. 2
- Perchascant. 120
Vajilla
- Copas de vinocant. 120
- Vasos para aguacant. 120
- Copas de champáncant. 100
- Platoscant. 120
- Platos de postrecant. 120
- Tenedorescant. 120
- Cuchilloscant. 120
- Cucharillascant. 100
- Cucharones de servircant. 12
- Bandejas de servircant. 20
- Jarrascant. 20
Cocina
- Neveras portátilescant. 6
- Bandejas para mantener calientecant. 4
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chef y de pancant. 6
- Cuencoscant. 20
- Pinzas de servircant. 10
Equipo
- Altavoces activoscant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonoscant. 4
- Soportes de micrófonocant. 4
- Cajas DIcant. 3
- Cables de instrumentoscant. 8
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 6
- Atrilescant. 8
- Atril
Iluminación
- Focos LEDcant. 6
- Iluminación ambientalcant. 6
- Trípodes de iluminacióncant. 3
Decoración
- Mantelescant. 14
- Porta-servilletascant. 12
- Arreglos floralescant. 10
- Cartas del menúcant. 12
- Pancartas con nombrescant. 120
- Carteles direccionalescant. 8
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 4
- Escobas de manocant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra primero la fecha, el programa y el lugar: intenta tener confirmados músicos, espacio y permisos al menos 6 semanas antes. Sin esos tres datos, las invitaciones y el catering pueden cambiar varias veces.
- Calcula el catering a partir de la lista definitiva de invitados y confirma las cantidades entre 5 y 7 días antes. Etiqueta por dieta cada bandeja y separa los utensilios para evitar confusiones durante el servicio.
- Prepara el sonido con tiempo: acuerda con los músicos qué altavoces, mesa de mezclas, micrófonos y soportes necesitan, y haz una prueba completa como mínimo 2 horas antes de recibir al primer invitado.
- No dejes las bebidas para la última hora. Confirma las entregas el día anterior, enfría las botellas con antelación y coloca neveras portátiles o jarras donde puedan reponerse sin bloquear el buffet.
- Imprime el plan de trabajo y prepara tarjetas de nombre antes del montaje. Reserva al menos 90 minutos para abrir el lugar, colocar mesas y sillas, revisar vajilla y cristalería, montar el buffet y comprobar la música.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de aperitivo?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes si necesitas contratar músicos, reservar un lugar y comprobar permisos. La lista definitiva, el catering y las entregas se confirman durante la última semana.
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones?
- Envíalas aproximadamente 4 semanas antes y fija una fecha límite de respuesta 10-14 días antes del concierto. Así tendrás tiempo para gestionar inscripciones, dietas y cantidades de catering.
- ¿Cuánto tiempo hace falta para montar el concierto?
- Reserva al menos 90 minutos para mesas, sillas, buffet, bebidas, vajilla y tarjetas de nombre. Añade 30-60 minutos para probar altavoces, mesa de mezclas y micrófonos, según la complejidad del programa.
- ¿Cuándo se confirma el catering?
- Confirma el número final de raciones entre 5 y 7 días antes, cuando ya se hayan cerrado las inscripciones y preferencias dietéticas. Comprueba también la hora exacta de entrega el día anterior.
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